Khi lên kế hoạch một cuộc họp trong khách sạn, bạn sẽ muốn đảm bảo bộ phận bán hàng nắm bắt chính xác nhu cầu của nhóm bạn để bạn không bị tính phí quá cao. Liên hệ của bạn tại khách sạn sẽ tạo một sơ yếu lý lịch nhóm cho cuộc họp của bạn để chia sẻ với các bộ phận khác và đảm bảo mọi thứ bạn cần tại khách sạn sẽ được cung cấp. Sơ yếu lý lịch nhóm là một hồ sơ bao gồm mục đích tổ chức của bạn để họp tại khách sạn, số người tham dự, số phòng ngủ và chỗ đỗ xe cần thiết, phục vụ và các nhu cầu chức năng khác mà khách sạn sẽ cung cấp. Hồ sơ này nên được tạo trước khoảng 14 ngày trước sự kiện của bạn để làm cho dòng thời gian của bạn phù hợp.
Viết ra tất cả mọi thứ bạn cần cho cuộc họp và cung cấp cho người liên hệ bán hàng khách sạn của bạn để đảm bảo khách sạn có đủ nguồn lực để đáp ứng nhu cầu của bạn. Các bữa ăn, đồ ăn nhẹ, chỗ đậu xe, phòng đột phá và phòng qua đêm là những ví dụ về các mặt hàng bạn nên chia sẻ với người liên hệ bán hàng. Điều này sẽ cho anh ấy một ý tưởng sơ bộ cho tầm nhìn của bạn về cuộc họp và vai trò của khách sạn trong việc làm cho nó diễn ra suôn sẻ. Anh ta có thể cung cấp một hình thức tiêu chuẩn để bạn điền vào để nắm bắt thông tin này.
Tạo ngày đáo hạn để đăng ký cuộc họp của người tham gia liên quan đến dòng thời gian liên hệ bán hàng khách sạn của bạn cần thông báo cho nhân viên về nhu cầu cuộc họp của bạn. Sử dụng các ưu đãi để khuyến khích đăng ký sớm, bao gồm giảm phí đăng ký hoặc đặc quyền hội nghị. Đảm bảo người tham gia biết những gì có sẵn để sử dụng tại khách sạn và xem xét bao gồm đăng ký cho các hoạt động bổ sung trên biểu mẫu của bạn. Trị liệu tại spa, bữa tối không họp và các hoạt động tham quan là những mục bạn có thể bao gồm nếu khách sạn có đủ nguồn lực để cung cấp cho họ và họ đáp ứng phạm vi cuộc họp của bạn.
Giao tiếp với người liên hệ bán hàng của bạn sau khi bạn vượt qua ngày đáo hạn cuối cùng để đảm bảo anh ấy có số lượng người tham dự và những gì sẽ cần từ khách sạn. Dựa trên bất kỳ số nào về thông tin liên lạc mà bạn nhận được từ những người tham gia tiềm năng muốn tham dự nhưng mong muốn đăng ký tại chỗ và số lịch sử để đăng ký tại chỗ.
Yêu cầu xem xét lại nhóm của bạn tiếp tục hai tuần trước cuộc họp của bạn. Đến lúc này, sơ yếu lý lịch nhóm sẽ được tạo và sẽ sẵn sàng để chia sẻ với phần còn lại của khách sạn. Bạn muốn đảm bảo số lượng và hoạt động được liên hệ bán hàng khớp với số lượng và hoạt động của bạn được lên kế hoạch cho cuộc họp. Đặt câu hỏi để đảm bảo bạn hiểu mọi mục hàng bạn đang xem xét. Mang lại bất kỳ sự khác biệt nào cho sự chú ý của liên hệ bán hàng của bạn ngay lập tức.
Xem lại hóa đơn của bạn từ khách sạn và đối chiếu với thông tin bạn đã xem trong hồ sơ nhóm của bạn và thông tin đăng ký của tổ chức của bạn sau khi cuộc họp kết thúc. Kiểm tra sự không chính xác và phụ phí. Nếu bạn tìm thấy bất kỳ, liên hệ với liên hệ bán hàng của bạn và người quản lý bán hàng để họ có thể được sửa chữa cho phù hợp.
Lời khuyên
-
Yêu cầu một bản sao thực tế của nhóm của bạn tiếp tục trước cuộc họp của bạn để giữ trong hồ sơ của bạn. Xem lại các mẫu sơ yếu lý lịch nhóm để có ý tưởng về những gì bộ phận bán hàng khách sạn sẽ cần trước. Truyền đạt bất kỳ thay đổi lớn nào sẽ ảnh hưởng đến việc tham dự cuộc họp của bạn càng sớm càng tốt.
