Khi nhân viên làm việc cùng nhau, điều quan trọng là họ có thể giao tiếp, làm việc cùng nhau và giải quyết xung đột một cách hiệu quả. Một trong những cách tốt nhất để tăng tốc quá trình này là thông qua các hoạt động xây dựng đội ngũ có tổ chức. Bên cạnh giao tiếp, làm việc nhóm và giải quyết xung đột, xây dựng đội ngũ có thể cải thiện tinh thần nhân viên, giảm doanh thu, dạy cho công nhân các kỹ năng mới, tăng khả năng sáng tạo của nhân viên và hơn thế nữa, tất cả đều có thể cải thiện năng suất trong văn phòng.
Lời khuyên
-
Mục tiêu chính của xây dựng đội ngũ là cải thiện năng suất và thực hiện điều đó bằng cách tăng tinh thần, cải thiện giải quyết vấn đề, thiết lập giao tiếp tốt hơn và dạy các kỹ năng mới.
Mục tiêu xây dựng đội ngũ chính
Một nghiên cứu của C & IT / Center Parcs đã hỏi các chuyên gia sự kiện, "Mục tiêu chính của bạn khi đặt một hoạt động xây dựng nhóm là gì?" Câu trả lời số một, được đưa ra bởi hơn 80 phần trăm số người được hỏi, là "thúc đẩy tinh thần và động lực." Để một nhóm được gắn kết, mỗi người cần phải có động lực để giúp nhóm thành công. Xây dựng đội ngũ có thể giúp làm cho nhân viên cảm thấy có mục đích chia sẻ, truyền cảm hứng cho họ để đưa công việc của họ lên một tầm cao mới.
Các chuyên gia trả lời phổ biến thứ hai đã đưa ra cho các nhà khảo sát về lý do tại sao họ chọn làm việc xây dựng đội ngũ là nó làm tăng sự duy trì và gắn kết của nhân viên. Điều này phần lớn liên quan đến tinh thần được thúc đẩy, vì sự hài lòng của nhân viên tăng lên có thể giúp giảm doanh thu, điều này có thể giúp bạn tiết kiệm tiền khi bạn không phải đào tạo nhân viên mới.
Một câu trả lời khác mà hơn một nửa số người được hỏi đã nêu là nó có thể hỗ trợ đào tạo nhân viên hoặc phát triển các kỹ năng mới. Các hoạt động xây dựng đội nhóm là một cách thú vị và hiệu quả để đào tạo công nhân và dạy họ một kỹ năng mới thay vì chỉ ngồi xuống bàn làm việc để xem hướng dẫn trên máy tính hoặc khiến họ xem một video đào tạo nhàm chán. Ngay cả khi bạn không cố gắng dạy một nhiệm vụ cụ thể, việc khuyến khích nhân viên cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề và tư duy linh hoạt là mục tiêu xây dựng đội ngũ phổ biến và hợp lý.
Các mục tiêu xây dựng đội nhóm khác bao gồm: khuyến khích kết nối và giao tiếp của nhân viên để cải thiện năng suất trong văn phòng; hỗ trợ làm việc nhóm và tin tưởng giữa các nhóm để mọi người có thể hiểu rõ hơn về điểm mạnh, điểm yếu và lợi ích của nhau để làm cho nhóm làm việc hiệu quả hơn với nhau; thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo và giúp nhóm cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý tưởng của họ với nhau; phát triển chiến lược công ty và xây dựng nhận thức về thương hiệu để thống nhất tất cả nhân viên dưới mục tiêu và hình ảnh chung của tổ chức; giới thiệu nhân viên với người quản lý mới để nhóm có thể nhanh chóng thích nghi với phong cách phản hồi và hướng dẫn của người lãnh đạo mới của họ; và xây dựng các kỹ năng giải quyết xung đột để các thành viên cá nhân trong nhóm có thể nhanh chóng giải quyết vấn đề của họ hơn và quay lại làm việc với nhau nhanh hơn khi có xung đột xảy ra.
Năm giai đoạn phát triển đội ngũ
Triết lý xây dựng đội ngũ chủ yếu được hướng dẫn bởi năm giai đoạn phát triển đội ngũ được tạo bởi Bruce Wayne Tuckman và Mary Ann Jensen. Tuckman đã giới thiệu bốn giai đoạn đầu tiên vào năm 1965 và sau đó giới thiệu giai đoạn thứ năm cùng với Jensen vào năm 1977. Năm giai đoạn đang hình thành, gây bão, định mức, biểu diễn và điều chỉnh.
Hình thành xảy ra khi nhóm đầu tiên gặp nhau. Trong giai đoạn này, họ chia sẻ thông tin về nền tảng, sở thích và kinh nghiệm của họ để xây dựng những ấn tượng đầu tiên về nhau. Nhóm cũng sẽ tìm hiểu về dự án mà họ đang làm việc và vai trò cá nhân của họ sẽ là gì khi hoàn thành dự án. Người lãnh đạo sẽ cung cấp thông tin về mục tiêu của nhóm, trách nhiệm cá nhân và cách nhóm nên làm việc cùng nhau.
Giai đoạn gây bão bao gồm các thành viên trong nhóm cạnh tranh với nhau để giành lấy địa vị hoặc chấp nhận ý tưởng của họ. Mỗi nhân viên có ý kiến riêng của mình về những gì nên được thực hiện và làm thế nào, điều này có thể gây ra xung đột trong nhóm. Trưởng nhóm phải làm việc để giúp những người trong nhóm học cách giải quyết vấn đề cùng nhau, tự làm việc và giải quyết trách nhiệm của chính họ. Lý tưởng nhất, trưởng nhóm nên giúp mỗi thành viên trong nhóm cảm thấy anh ta đang được lắng nghe và khuyến khích anh ta lắng nghe đồng nghiệp của mình. Điều này sẽ đòi hỏi người quản lý phải thúc đẩy một số công nhân trở nên quyết đoán hơn và những người khác phải là người lắng nghe tốt hơn. Giai đoạn kết thúc khi cả nhóm trở nên chấp nhận nhau hơn và học cách làm việc tốt hơn với nhau.
Khi mọi người bắt đầu làm việc cùng nhau một cách hiệu quả, họ đã bước vào giai đoạn định mức. Trong giai đoạn này, họ tập trung vào dự án trong tay chứ không tập trung vào các mục tiêu cá nhân của riêng họ. Họ tôn trọng lẫn nhau và bắt đầu đánh giá cao quan điểm khác nhau mà mỗi thành viên mang đến cho đội. Nhóm đã bắt đầu tin tưởng lẫn nhau và tích cực tìm kiếm sự hỗ trợ khi cần thiết. Kết quả của sự thống nhất của họ, họ bắt đầu làm việc với nhau hiệu quả hơn nhiều. Người quản lý sẽ không có nhiều việc phải làm trong giai đoạn này vì mỗi nhân viên nên tập trung hoàn thành nhiệm vụ của mình và sẽ biết ai sẽ tiếp cận để được giúp đỡ khi anh ta cần. Sếp sẽ cần giám sát công việc và sẵn sàng bước vào khi cần thiết, đặc biệt nếu nhóm dường như bị mắc kẹt, khi xảy ra xung đột thường xuyên hoặc khi cần đưa ra quyết định. Cô ấy có thể bắt đầu hoạt động như một huấn luyện viên vào thời điểm này, cung cấp hỗ trợ và khuyến khích hầu hết thời gian trong khi luôn luôn sẵn sàng để hướng dẫn đội khi cần thiết.
Nhiều nhóm ngừng tiến bộ ở giai đoạn định mức, nhưng những nhóm tiếp tục xây dựng giao tiếp và làm việc nhóm có thể đạt đến giai đoạn biểu diễn. Giai đoạn này được xác định bởi khả năng làm việc liền mạch của nhóm. Họ làm việc như một cỗ máy được bôi dầu tốt, với mỗi nhân viên biết khi nào nên làm việc một mình và khi nào nên hợp tác. Nhóm có thể tự đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề nhanh chóng mà không làm gián đoạn công việc. Người quản lý sẽ có thể thực hiện một cách tiếp cận thậm chí nhiều hơn và nên chọn làm như vậy thay vì mạo hiểm cản trở đội ngũ chức năng cao. Điều đó đang được nói, trong khi nhóm không cần người quản lý đưa ra quyết định hàng ngày cho họ, trưởng nhóm vẫn sẽ cần đưa ra quyết định cấp cao hơn trong hầu hết các trường hợp. Ngoài ra, người quản lý nên có mặt để giám sát tiến trình của đội và giúp họ ăn mừng những cột mốc quan trọng.
Như tên của nó, giai đoạn đối phó xảy ra khi dự án gần kết thúc. Nhân viên trong giai đoạn này có thể rời khỏi các công ty hoặc phòng ban mới hoặc nhóm có thể ở lại với nhau để làm việc trong một dự án mới. Một số đội sẽ không bao giờ đến giai đoạn điều chỉnh vì công việc của họ đang diễn ra và dự án của họ không thực sự là thứ gì đó có thể hoàn thành. Ví dụ, một công ty làm việc trong một trò chơi video sẽ đạt đến giai đoạn điều chỉnh khi trò chơi hoàn tất và họ bắt đầu làm việc với một trò chơi mới hoặc rời công ty để tìm vị trí mới. Mặt khác, một bộ phận kế toán tại một công ty Fortune 500 sẽ không bao giờ kết thúc với việc trả lương cho nhân viên và nhà cung cấp trừ khi công ty đóng cửa tốt.
Khi một bộ phận đạt đến giai đoạn đối phó, nhà lãnh đạo nên giúp mọi người ăn mừng thành công của dự án đồng thời ghi lại những thành công và thất bại của nhóm để giúp hợp lý hóa các dự án trong tương lai. Các thành viên trong nhóm sẽ dành phần lớn thời gian này để nói lời tạm biệt với nhau nếu họ đang đi riêng hoặc chuẩn bị cho dự án tiếp theo nếu họ sẽ tiếp tục làm việc cùng nhau. Nếu nhóm chia tay, thường sẽ có cảm giác buồn, và nhóm có thể giúp hỗ trợ lẫn nhau trong giai đoạn tình cảm này.
Điều quan trọng là nhận ra rằng ở bất kỳ giai đoạn nào, nhóm có thể thoái lui sang bất kỳ giai đoạn nào trước đó. Ví dụ, trong giai đoạn thực hiện, nếu xảy ra xung đột lớn giữa nhóm hoặc một nhân viên bắt đầu làm việc độc lập với những người khác, họ sẽ quay trở lại giai đoạn gây bão. Ngoài ra, nếu một thành viên mới gia nhập nhóm, họ sẽ phải quay trở lại giai đoạn hình thành khi nhân viên mới tìm thấy vị trí của mình trong nhóm. Tất nhiên, vào cuối giai đoạn đối phó, các công nhân sẽ phải quay lại giai đoạn hình thành khi họ bắt đầu làm việc với một dự án mới.
Xây dựng đội ngũ cho năm giai đoạn
Trong môi trường làm việc trong thế giới thực, trừ khi một công ty hoặc bộ phận mới được thành lập, nhân viên có xu hướng đến vào những thời điểm khác nhau khi các vị trí mới bị bỏ trống hoặc mở. Điều này có nghĩa là giai đoạn hình thành là giai đoạn phổ biến nhất cho các đội văn phòng. Đây cũng là một giai đoạn rất quan trọng, vì một số nhân viên sẽ có kết nối tốt hơn với những người khác và nắm bắt tốt hơn về dự án so với những người khác, nhưng tất cả mọi người trong nhóm cần phải có chỗ đứng vững chắc. Các bài tập xây dựng đội ngũ trong giai đoạn này nên tập trung vào việc khuyến khích nhân viên mới hoặc những người không thể giao tiếp với nhau để tìm hiểu về nhau. Điều này cũng có thể giới thiệu công ty, dự án và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm đối với nhân viên mới trong khi củng cố các khái niệm quan trọng này với các công nhân hiện có. Các hoạt động xây dựng đội nhóm trong giai đoạn này nên tập trung vào việc phá băng giữa các nhân viên, mặc dù việc giải quyết vấn đề cơ bản có thể là một cách tuyệt vời để nhóm làm việc với nhau trong khi nhìn thấy điểm mạnh và điểm yếu của nhau trong hành động.
Các bài tập xây dựng đội nhóm cho giai đoạn gây bão có thể giới thiệu các xung đột nhân tạo, xây dựng các kỹ năng giải quyết vấn đề của nhóm bằng cách khuyến khích tư duy bên ngoài, truyền đạt ý tưởng và làm việc theo nhóm. Phòng thoát hiểm là một lựa chọn tuyệt vời để làm việc trên sân khấu đang gây bão, vì chúng gây ra xung đột cho toàn đội và yêu cầu nhóm tận dụng tối đa điểm mạnh và điểm yếu của mình để giải quyết vấn đề.
Khi công nhân ở giai đoạn chuẩn hóa hoặc biểu diễn, các bài tập xây dựng đội ngũ của công ty có thể tập trung nhiều hơn vào việc xây dựng niềm vui và tinh thần hơn là xây dựng kỹ năng giao tiếp và kỹ năng. Buổi dã ngoại của công ty, đi chơi và tiệc tùng là những cách tuyệt vời để giúp giảm căng thẳng của nhân viên, cải thiện tinh thần và giảm doanh thu để giữ cho mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Giai đoạn kết thúc đòi hỏi một lễ kỷ niệm tiễn đưa tốt, thường có nghĩa là một bữa tiệc ra mắt, một bữa ăn tối nhóm tại một nhà hàng đẹp hoặc một hoạt động khác, nơi mọi người có thể nhìn thấy nhau trong một môi trường hạnh phúc, không căng thẳng trước khi họ tiếp tục hoặc bắt đầu một dự án.
