Kiểm soát nội bộ là các chính sách và thủ tục mà các công ty sử dụng để giúp ngăn ngừa lỗi và gian lận, có thể bao gồm trộm cắp, biển thủ, thiên vị hoặc lỗi toán học trong các tài liệu tài chính. Bạn không cần phải là một kế toán viên công chứng hoặc có bằng cấp tài chính để đưa ra các biện pháp kiểm soát nội bộ hữu ích trong doanh nghiệp của bạn hoặc đặt ra các chính sách cho nhân viên của bạn tuân theo.
Kiểm tra Người đồng ký tên và Người ký ủy quyền
Một trong những kiểm soát nội bộ phổ biến nhất đối với các doanh nghiệp nhỏ là yêu cầu kiểm tra phải được ký kết. Điều này giúp ngăn một người viết séc cho chính mình hoặc phê duyệt một khoản thanh toán không phù hợp. Nếu doanh nghiệp của bạn viết nhiều séc mỗi tháng, bạn có thể đưa ra chính sách chỉ yêu cầu hai chữ ký trên séc lớn hơn một số tiền nhất định, chẳng hạn như 500 đô la. Hãy chắc chắn rằng bạn có một thẻ chữ ký tại ngân hàng của bạn với chữ ký của người ký được ủy quyền. Điều này cho phép ngân hàng kiểm tra chữ ký trước khi trả bất kỳ séc nào.
Dịch vụ tái bảo lãnh của ngân hàng
Nhiều doanh nghiệp ghi lại tất cả các khoản thanh toán và biên lai của họ vào một sổ cái chung, đó là một bản ghi của các giao dịch tài chính của công ty. Các mục trong sổ cái dựa trên séc bằng văn bản, tiền mặt được trả và tiền mặt, tiền gửi điện tử hoặc thanh toán bằng thẻ tín dụng nhận được. Để giúp phát hiện các lỗi toán học và các mục gian lận, hãy thực hiện đối chiếu ngân hàng mỗi tháng, so sánh bảng sao kê ngân hàng của bạn với sổ cái chung của bạn. Bảng sao kê ngân hàng của bạn sẽ bao gồm tất cả các khoản tiền gửi bạn đã thực hiện hoặc nhận được bằng điện tử và hiển thị tất cả các khoản thanh toán bạn đã thực hiện. Nó cũng sẽ bao gồm bất kỳ khoản phí ngân hàng nào bạn đã trả, cho phép bạn đưa những khoản đó vào sổ cái chung của bạn.
Thủ tục mua sắm
Để đảm bảo bạn nhận được nhiều giá trị nhất khi mua hàng, hãy tạo một kiểm soát nội bộ đặt ra các chính sách để mua hàng. Điều này chỉ có thể bao gồm việc sử dụng các nhà cung cấp được phê duyệt, yêu cầu chào giá cạnh tranh từ các nhà thầu hoặc tiến hành kiểm tra giá của một số nhà cung cấp trước khi chọn một nhà cung cấp. Điều này có thể bao gồm yêu cầu người quản lý văn phòng của bạn kiểm tra giá trực tuyến tại một số cửa hàng văn phòng trước khi đặt mua vật tư văn phòng, đồ nội thất hoặc thiết bị khác.
Chính sách hoàn trả
Tạo một chính sách chi tiêu chính thức của nhân viên để giúp giảm chi phí đi lại, ăn ở, giải trí và ăn uống cao. Nếu bạn cho phép nhân viên đặt chỗ du lịch và chỗ ở của riêng họ khi tham dự hội nghị hoặc triển lãm thương mại, họ có thể đặt chuyến bay và phòng kiếm được nhiều điểm thưởng nhất, thay vì chọn đặt chỗ với chi phí thấp nhất. Yêu cầu tất cả các chi phí đi lại phải được người giám sát chấp thuận trước và tất cả các hình thức bồi hoàn chi phí bao gồm biên lai.
Kiểm toán
Có một bên thứ ba xem xét mua hàng, hồ sơ tài chính, bảng chấm công, hoàn trả chi phí và các hoạt động kinh doanh khác có thể giúp phát hiện và giảm sai sót và gian lận. Kiểm toán nội bộ cho phép một nhân viên hoặc bộ phận xem xét công việc của người khác. Kiểm toán bên ngoài mang đến một nhà thầu bên ngoài hoặc công ty để xem xét công việc của nhân viên của bạn. Điều này có thể bao gồm việc thuê một kế toán viên công chứng được chứng nhận để xem xét sách của bạn mỗi tháng hoặc quý. Thực hiện đánh giá hàng tồn kho có thể giúp bạn phát hiện xem bạn có gặp vấn đề với trộm cắp, giao hàng quá mức hoặc phá vỡ hay không.
