Nếu tổ chức của bạn có nhiều nhân viên và những nhân viên đó đi du lịch hoặc mua hàng cho công ty bằng thẻ tín dụng cá nhân của họ, bạn cần có chính sách hoàn trả thẻ tín dụng.Chính sách hoàn trả thẻ tín dụng cho phép bạn xác định những khoản chi phí nào sẽ được hoàn trả, đặt giới hạn chi tiêu và thông báo cho nhân viên về cách thức hoạt động của quy trình hoàn trả.
Xác định xem có cần phê duyệt trước không
Bồi hoàn chi tiêu thẻ tín dụng nhân viên có thể là một cơn ác mộng ngân sách nếu nguồn nhân lực và kế toán không biết loại phí nào sẽ xảy ra. Yêu cầu phê duyệt trước đối với một số hoặc tất cả các chi tiêu của thẻ tín dụng có thể loại bỏ sốc nhãn dán trong quá trình đối chiếu các khoản phí bồi hoàn thẻ tín dụng. Các hình thức ủy quyền du lịch hoặc chi phí và đơn đặt hàng có thể giúp người quản lý ngăn chặn chi tiêu trái phép, đồng thời giúp nhân lực và kế toán có được ý tưởng về sân bóng về các chi phí sẽ được hoàn trả.
Đặt giới hạn chi tiêu
Giới hạn hoàn trả thẻ tín dụng bằng cách đặt giới hạn cho chi tiêu là một cách khác mà chính sách hoàn trả thẻ tín dụng có thể giúp ngăn chặn tai ương ngân sách. Đặt giới hạn chi tiêu cho các bữa ăn, khách sạn và giải trí sẽ kiểm tra các khoản bồi hoàn du lịch, trong khi việc bồi hoàn cho các dịch vụ hoặc vật liệu nên được kiểm soát thông qua các đơn đặt hàng hoặc ủy quyền trước. Các khoản trợ cấp tiêu chuẩn cho các bữa ăn, chẳng hạn, có thể loại bỏ nhu cầu cho nhân viên chuyển hóa đơn và rất hữu ích cho các tổ chức xử lý rất nhiều khoản bồi hoàn.
Xác định những gì chi phí sẽ được hoàn trả
Bất kỳ chính sách hoàn trả thẻ tín dụng nào cũng cần xác định rõ chi phí nào sẽ được hoàn trả. Mặc dù chi phí thức ăn, đi lại và ăn ở là chi phí tiêu chuẩn để hoàn trả, văn hóa công ty có thể chỉ ra các chi phí khác phải trả, như chi phí để giải trí cho khách hàng, bao gồm hoặc không bao gồm đồ uống có cồn và dịch vụ giặt ủi cho các chuyến công tác dài ngày. Chính sách của bạn nên xác định những chi phí nào có thể được hoàn trả và khi nào, để tránh việc nhân viên lạm dụng tài khoản chi phí.
Xác định những gì cần thiết để chứng minh hoàn trả
Bồi hoàn phí thẻ tín dụng nhân viên có thể nhanh chóng trở thành vấn đề đối với kế toán và nguồn nhân lực nếu chính sách hoàn trả không xác định tài liệu nào là bắt buộc. Trong khi một số công ty dựa vào biên lai cá nhân, những công ty khác sử dụng biên lai gửi qua email hoặc bản sao chú thích của bảng sao kê thẻ tín dụng hoặc đặt trợ cấp tiêu chuẩn cho hầu hết các chi phí được hoàn trả để tránh hoàn toàn thủ tục giấy tờ. Khối lượng bồi hoàn mà tổ chức của bạn giao dịch sẽ quyết định chính sách của bạn.
