Phân tích Fit / Gap được sử dụng để đánh giá từng khu vực chức năng trong một dự án kinh doanh hoặc quy trình kinh doanh để đạt được một mục tiêu cụ thể. Nó bao gồm xác định dữ liệu chính hoặc các thành phần phù hợp với hệ thống kinh doanh và các lỗ hổng cần giải pháp. Kỹ thuật này dựa trên một số mục tiêu, tất cả tập trung vào việc xác định các thành phần chính cần thiết để đạt được thực tiễn tốt nhất trong một tổ chức.
Mục đích
Đối với mọi dự án, mục đích chính của Phân tích Fit / Gap là đảm bảo rằng mọi dự án đều được thực hiện theo các phương pháp được coi là hiệu quả và hiệu quả. Nó cũng khuyến nghị sửa đổi, chẳng hạn như các vấn đề và giao diện chính cần điều chỉnh chính sách, cho từng quy trình kinh doanh để đảm bảo kết quả mục tiêu.
Phiên Fit / Gap
Phân tích Fit / Gap được thực hiện thông qua một loạt các phiên của chủ doanh nghiệp hoặc dự án, người quản lý, chuyên gia kinh doanh hoặc chuyên gia tư vấn. Mỗi phiên làm việc tập trung vào một tiền đề quan trọng: để phát triển đầu vào mà tổ chức sẽ sử dụng như một phần của các quy tắc và quy định tiêu chuẩn của nó. Tất cả các vấn đề chính và các chủ đề gây tranh cãi được giải quyết trong mỗi cuộc họp. Đại diện quản lý được yêu cầu tham dự mỗi phiên giải quyết một vấn đề hoặc mối quan tâm chính.
Bảo hiểm phiên
Trong phiên phân tích Fit / Gap, các vấn đề và biện pháp sau đây thường được đề cập: thiết lập các yêu cầu cho chuyển đổi quy trình kinh doanh cần thiết; nhận ra tất cả các nhiệm vụ tùy chỉnh nên được thực hiện; đưa ra các biện pháp kiểm tra; xác định các thủ tục bảo mật, báo cáo và tài liệu; và tạo ra các quy tắc và quy trình tiêu chuẩn.
Xử lý thông tin
Sau khi giải quyết sơ bộ hoặc thảo luận về các vấn đề, các nhiệm vụ cần thiết để thay đổi hoặc giải quyết các mối quan tâm này được xác định. Nhóm nghiên cứu xem xét tất cả các thông tin về vấn đề hoặc mối quan tâm. Tài liệu và đánh giá các tập tin từ các giai đoạn trước liên quan đến các biện pháp thay đổi tổ chức cũng được thực hiện.
Nhận dạng nhiệm vụ
Tất cả các nhiệm vụ cần thiết để bắt đầu các đề xuất từ Phân tích Fit / Gap được liệt kê. Sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ được xác định để cấu trúc kế hoạch phân chia công việc. Tất cả các tài nguyên cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ sau đó được xác định cho từng nhóm chức năng trong tổ chức. Cuối cùng, vai trò và chức năng của các thành viên trong nhóm và các nhóm chức năng được chỉ định cụ thể.
