Các SOP, chính thức được gọi là các quy trình vận hành tiêu chuẩn, là các tài liệu thực hành được thiết kế để đảm bảo tính nhất quán trong thực tiễn và hoạt động kinh doanh. Nhiều người nghĩ rằng các SOP chỉ được áp dụng trong bối cảnh phòng thí nghiệm và sản xuất thực hành. Theo Cơ quan Bảo vệ Môi trường, một trong những mục tiêu chính của các SOP là bắt buộc cách thức duy trì, điều chỉnh và sử dụng thiết bị. Tuy nhiên, các SOP cũng có thể bao gồm nhiều quy trình phân tích hơn, có nghĩa là chúng có thể được áp dụng trong nhiều bối cảnh kinh doanh.
Sưc khỏe va sự an toan
Quy trình vận hành tiêu chuẩn duy trì sức khỏe và sự an toàn của tất cả người lao động. Đặc biệt là trong các cơ sở sản xuất có liên quan đến thiết bị nặng, các SOP có thể giúp đảm bảo rằng nhân viên vận hành thiết bị để ngăn ngừa thương tích. SOP có thể bắt buộc lịch trình làm sạch và bảo trì thường xuyên. Những hoạt động này rất quan trọng đối với hoạt động an toàn của máy móc, nhưng dễ bị lãng quên khi nhân viên chuyển ca và không có hồ sơ bằng văn bản tồn tại. SOP cũng chỉ ra cách chạy thiết bị an toàn trong quá trình sử dụng thường xuyên. Một tài liệu từ Đại học bang Iowa đề nghị sử dụng sơ đồ cùng với các từ để làm cho hướng dẫn rõ ràng.
Tính nhất quán của kết quả
Trong các phòng thí nghiệm, Cơ quan Bảo vệ Môi trường cho rằng các quy tắc do các cơ quan quản lý đặt ra không phải lúc nào cũng đủ. Công nhân đôi khi thực hiện các thay đổi nhỏ đối với quy trình chuẩn dựa trên các yêu cầu cụ thể hơn của một thử nghiệm cụ thể. Khi những thay đổi này không được ghi lại, kết quả thử nghiệm có thể khác nhau giữa các nhóm kỹ thuật viên sử dụng các phương pháp hơi khác nhau. Viết các quy trình vận hành tiêu chuẩn cụ thể cho ngành kinh doanh của công ty bạn đảm bảo rằng mọi người đều làm việc theo cùng một cách, hạn chế chi phí cho các thử nghiệm bổ sung để giải thích các kết quả không nhất quán.
Tuân thủ pháp luật và pháp lý
Viết một quy trình vận hành tiêu chuẩn với các yêu cầu của cơ quan quản lý đảm bảo rằng các hoạt động tại tổ chức của bạn phù hợp với kỳ vọng của ngành. Thủ tục tài liệu giúp hợp lý hóa kiểm toán nội bộ và bên ngoài là tốt. Ví dụ: nếu công ty của bạn duy trì chứng nhận ISO, bạn có thể hỗ trợ kiểm toán viên bên ngoài bằng cách cung cấp các bản sao bằng văn bản về các quy trình tuân thủ ISO của bạn. Sau đó, họ có thể tư vấn cho bạn nơi chính xác trong quá trình công nhân đang thiếu. SOP cũng bảo vệ bạn khỏi các vụ kiện - ví dụ, nếu một nhân viên bị thương tại nơi làm việc sau khi không tuân theo các thực tiễn tốt nhất được ghi lại. SOP trong cài đặt văn phòng cũng có thể đảm bảo tuân thủ pháp luật. Ví dụ, một SOP để đàm phán các giao dịch kinh doanh ở nước ngoài có thể ngăn các giám đốc điều hành bước vào lãnh thổ hối lộ bất hợp pháp.
Tăng hiệu quả và năng suất
Mọi người cần sự nhất quán để có năng suất cao nhất. Khi không có nghi ngờ gì về định dạng của một tài liệu, liệu có nên làm sạch thiết bị và nơi lưu trữ vật tư hay không, mọi người chỉ cần làm công việc của mình mà không dừng lại để đặt câu hỏi. Tiêu chuẩn hóa mọi thứ là không thể và phản tác dụng, vì nhân viên cần một số linh hoạt để giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, viết các bài viết về quy trình học vẹt thường xuyên có thể tăng hiệu quả trong công việc. Ví dụ, một SOP để đặt tên tệp có thể giảm thời gian cần thiết để tìm tài liệu và thúc đẩy làm việc theo nhóm giữa các bộ phận.
