Một nền tảng của bất kỳ doanh nghiệp, bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm cho tất cả mọi thứ liên quan đến đặt hàng vật liệu và giao dịch với các nhà cung cấp. Một bộ phận mua hàng tốt sẽ giảm thiểu chi phí của hàng hóa đã mua, nhà cung cấp màn hình cho chất lượng và theo dõi các đơn đặt hàng từ lúc bắt đầu đến khi tiếp nhận. Chất lượng của bộ phận mua hàng có thể có tác động đáng kể đến tỷ suất lợi nhuận của doanh nghiệp.
Ngăn ngừa thiếu hụt
Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm mua các vật liệu cần thiết cho sản xuất và điều hành doanh nghiệp của bạn. Để đảm bảo rằng sự thiếu hụt nguyên liệu không ảnh hưởng đến năng suất, các bộ phận mua hàng sử dụng các kỹ thuật như nhiều nguồn cung ứng. Nhiều nguồn có nghĩa là một số nhà cung cấp được sử dụng để cung cấp cùng một hàng hóa. Bằng cách này, nếu có vấn đề với một nhà cung cấp, đơn đặt hàng cho nhà cung cấp khác có thể được tăng lên để bù đắp.
Giảm thiểu chi phí
Bộ phận mua hàng đóng một vai trò quan trọng trong việc tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp bạn. Nó so sánh giá cả và đàm phán với các nhà cung cấp để có được doanh nghiệp của bạn mức giá tốt nhất có thể trên các hàng hóa cần thiết.
Nhà cung cấp phê duyệt trước
Các nhà cung cấp phê duyệt trước có thể đẩy nhanh quá trình mua lại cho những thứ mà doanh nghiệp của bạn thường xuyên cần. Bộ phận mua hàng đánh giá các nhà cung cấp về giá cả, chất lượng, đánh giá của khách hàng và thời gian để điền đơn đặt hàng và đưa ra danh sách các nhà cung cấp được phê duyệt.
Theo dõi đơn hàng
Đơn đặt hàng được ghi lại thông qua các mẫu đơn đặt hàng, trong đó xác định thông tin nhận dạng quan trọng về vật liệu được đặt hàng cũng như số lượng đặt hàng. Các hình thức này được sử dụng để đảm bảo rằng hàng hóa được đặt hàng được nhận và để theo dõi thời gian thực hiện cho các đơn đặt hàng được điền.
Kiểm tra hóa đơn
Bộ phận mua hàng kiểm tra hóa đơn khi chúng đến chính xác, trước khi chuyển chúng cho kế toán. Nó so sánh hóa đơn với mẫu đơn đặt hàng và hàng hóa thực sự nhận được. Ngoài ra, bất kỳ khoản phí bổ sung được kiểm tra. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp chỉ trả tiền cho hàng hóa thực sự nhận được.
