Máy móc và thiết bị văn phòng thích hợp giúp các doanh nghiệp chạy như những máy có dầu tốt. Mặc dù mỗi doanh nghiệp có thể có thiết bị cụ thể được xác định theo ngành, có những công nghệ phổ quát cho tất cả các không gian văn phòng. Mỗi mục làm việc cùng nhau để đảm bảo nhiệm vụ có thể được thực hiện trong nhà, có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Máy vi tính
Một máy tính có thể được coi là thiết bị văn phòng quan trọng nhất. Internet đã giúp kết nối mọi người trên khắp thế giới, do đó, một hệ thống máy tính được trang bị tốt là bắt buộc để điều hành một doanh nghiệp. Các công ty có thể chọn hệ thống PC hoặc Mac, dựa trên sở thích. Điều quan trọng là một hệ thống được chọn cho toàn bộ văn phòng, cho phép kết nối mạng văn phòng. Máy tính xách tay đắt hơn máy tính để bàn, và thường được sử dụng để làm việc ở nhà.
Sao chép máy và máy in
Việc một văn phòng cần một máy photocopy có kích thước đầy đủ hay chỉ là một máy in ba trong một được xác định bởi quy mô của doanh nghiệp. Hầu hết các công ty lớn có tải in và sao chép nặng và cần độ bền của máy photocopy cỡ lớn có thể in từ xa và tạo bản sao quy mô lớn. Máy photocopy chất lượng cao có thể là một điều cần thiết, nhưng điều đó phụ thuộc vào doanh nghiệp. Các doanh nghiệp nhỏ có thể tiết kiệm tiền và mua một máy in nhỏ có chức năng sao chép và quét, nếu xác định rằng việc in số lượng lớn sẽ không xảy ra hàng ngày.
Máy fax
Vai trò của máy fax đã giảm trong văn phòng với việc giới thiệu email và máy quét, nhưng máy fax tiêu chuẩn vẫn là một yếu tố văn phòng. Máy fax cho phép truyền tài liệu, thay vì chờ thư. Các chức năng tiêu chuẩn của máy fax văn phòng có thể khác nhau tùy theo công ty. Khởi nghiệp và những người gửi hơn 15 bản fax mỗi ngày thường cần bộ nhớ dung lượng cao và tốc độ gửi.
Hệ thống điện thoại
Văn phòng có điện thoại thường có nhiều đường dây và nhận dạng người gọi. Một tùy chọn loa làm cho cuộc gọi hội nghị có thể. Mặc dù không phải văn phòng nào cũng có thư ký, hệ thống trả lời đảm bảo rằng khách hàng không bao giờ nghe thấy tín hiệu bận rộn. Đây là những tin nhắn phát khi có cuộc gọi đến văn phòng và cung cấp cho người gọi tùy chọn về cách điều khiển cuộc gọi của họ.
