Hệ thống nguồn nhân lực (HRS) là một hệ thống công nghệ thông tin nắm bắt, lưu trữ và chia sẻ thông tin liên quan đến thực tiễn, chính sách và quản lý nguồn nhân lực trong một tổ chức. Nó còn được gọi là hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS), hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS), hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HCMS) và công nghệ thông tin nguồn nhân lực (HRIT). Một HRS giúp một tổ chức quản lý tất cả các khía cạnh phức tạp và liên kết của nguồn nhân lực, bao gồm cả việc tuân thủ luật lao động của liên bang và tiểu bang.
Cấu trúc HMS
Một HRS tự động hóa các chức năng quản lý nguồn nhân lực quan trọng, chẳng hạn như quản lý nhân viên, bồi thường và lợi ích và hỗ trợ quyết định. Nó được tạo thành từ một bộ cơ sở dữ liệu tích hợp được liên kết với các đơn vị xử lý chức năng, chẳng hạn như tuyển dụng, thời gian và tham dự, trả lương, lợi ích và lương hưu, kỹ năng và đào tạo nhân viên. Vì cơ sở dữ liệu được tích hợp, thông tin cơ bản, như tên nhân viên, địa chỉ và số An sinh xã hội, chỉ cần được nhập một lần, sau đó tất cả các đơn vị xử lý chức năng có thể truy xuất và sử dụng thông tin.
Quản lý nhân sự
HRS nắm bắt tất cả thông tin về nhân viên từ đơn xin việc ban đầu của họ cho đến mức lương cuối cùng của họ. Nó nắm bắt thông tin nhận dạng cơ bản, phân công công việc, thông tin hiệu suất, tỷ lệ chi trả, kiểm kê kỹ năng nhân viên và lịch sử đào tạo. Thông tin được ghi lại trong cơ sở dữ liệu quản lý nhân viên cũng được sử dụng để báo cáo tuân thủ bắt buộc cho Ủy ban cơ hội việc làm bình đẳng (EEOC), như tuổi, giới tính, nguồn gốc quốc gia, chủng tộc và khuyết tật.
Bồi thường và lợi ích
Các chức năng bồi thường và phúc lợi của HRS thu thập thông tin về số giờ làm việc và sử dụng nó để tính tiền lương, số tiền thuế liên bang và tiểu bang và các khoản khấu trừ khác, như bảo hiểm y tế và đóng góp hưu trí. Hệ thống tạo ra tiền lương hoặc tiền gửi thanh toán trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của nhân viên. Nó cũng tính toán kỳ nghỉ kiếm được và nghỉ ốm với tổng số thời gian trả tiền và hàng năm.
Hỗ trợ quyết định
Một HRS đơn giản hóa các hoạt động báo cáo và hỗ trợ quyết định bằng cách tạo các báo cáo nhân sự tiêu chuẩn, chẳng hạn như trả lương, tuyển dụng mới và chuyển nhân viên. Thông tin này được sử dụng để quản lý doanh nghiệp, đo lường hiệu quả tổ chức và kế hoạch cho tương lai. Một HRS cũng cho phép người dùng tạo các báo cáo đặc biệt để phân tích các tình huống nhất định và xác định xu hướng, chẳng hạn như tăng doanh thu nhân viên trong một khu vực của tổ chức.
Chia sẻ thông tin
Các hệ thống nguồn nhân lực tạo điều kiện chia sẻ thông tin và tích hợp với một tổ chức Các hệ thống kinh doanh thiết yếu khác, bao gồm tài chính, kế toán và chuỗi cung ứng. Họ cũng cho phép chia sẻ dữ liệu với các bên thứ ba, chẳng hạn như báo cáo cho các cơ quan quản lý và chuyển dữ liệu đến và từ các quản trị viên bảo hiểm y tế và chương trình hưu trí.
Nhân viên tự phục vụ
Nhiều hệ thống nhân sự bao gồm chức năng tự phục vụ của nhân viên hoạt động thông qua liên kết mạng nội bộ - một trang web bảo mật và riêng tư do công ty sở hữu. Sử dụng trang web này, nhân viên có thể cập nhật thông tin cá nhân của họ, nhập giờ làm việc, đăng ký đào tạo và tra cứu kỳ nghỉ tích lũy và nghỉ ốm mà không phải liên hệ với đại diện nhân sự. Nhân viên có thể tra cứu thông tin của họ từ máy tính trên bàn, máy tính xách tay hoặc từ ki-ốt máy tính đặt trên sàn nhà máy hoặc trong nhà kho.
