Báo cáo về một khoản trợ cấp mà tổ chức của bạn nhận được là một khía cạnh quan trọng của mối quan hệ giữa tổ chức cấp quyền và người nhận tài trợ. Báo cáo tài trợ cung cấp thông tin về các hoạt động được thực hiện trong đề xuất tài trợ ban đầu, những phát hiện mới, cạm bẫy, thành công và tài chính. Trung thực, rõ ràng và sắp tới trong một báo cáo tài trợ giúp tổ chức tài trợ đo lường tác động của nó và học hỏi từ kinh nghiệm của tổ chức của bạn. Điều quan trọng là phải báo cáo về các sản phẩm và hoạt động cụ thể được đề xuất trong đề xuất tài trợ ban đầu. Báo cáo tài trợ thường bao gồm một thư xin việc, trang bìa, phần tường thuật và tài chính.
Thu thập thông tin và nhiệm vụ đại biểu
Khi bắt đầu viết báo cáo tài trợ, bạn muốn rõ ràng về các chi tiết cụ thể mà bạn đề xuất trong đề xuất tài trợ và rất quen thuộc với dự án được tài trợ bởi khoản tài trợ đó. Tham khảo đề xuất tài trợ và thư giải thưởng cấp.
Trước thời hạn của báo cáo, hãy tranh thủ sự giúp đỡ từ những người đứng đầu các phòng ban thích hợp mà bạn cần để hoàn thành việc cấp. Ví dụ, tham khảo tài chính và kế toán cho báo cáo tài chính, nhân viên chương trình cho các báo cáo thực địa, giám đốc điều hành cho chữ ký và truyền thông cho hình ảnh.
Thu thập các tài liệu khác nhau và giữ chúng trong đầu ngón tay của bạn khi bạn đặt tất cả chúng cùng nhau trong báo cáo.
Viết trang bìa và phần tường thuật
Phần đầu tiên là trang bìa và các cuộc gọi cho thông tin và dữ liệu liên hệ cơ bản sẽ liên kết báo cáo tài trợ của bạn với đề xuất cấp ban đầu của bạn. Phần này bao gồm tên hợp pháp của tổ chức của bạn, phạm vi ngày của dự án được mô tả trong tài trợ, tên của giám đốc điều hành hoặc chủ tịch của tổ chức của bạn, tên của người liên hệ quen thuộc nhất với dự án được tài trợ và báo cáo tài trợ. Đồng thời bao gồm địa chỉ gửi thư đầy đủ, số điện thoại và số fax, địa chỉ email, tên dự án, số tiền cấp, số ID cấp và mục đích cấp. Hãy chắc chắn rằng tất cả các thông tin này tương ứng với những gì trong đơn xin cấp ban đầu và thư trao giải. Trong phần cuối của báo cáo, hãy đặt số ID cấp và số trang của báo cáo.
Trong phần tường thuật, giải thích cách tài trợ dự án tạo ra sự khác biệt trong cộng đồng của bạn hoặc trong cuộc sống của những người bạn đã giúp đỡ. Bạn có thể cung cấp dữ liệu định lượng và số liệu thống kê như tỷ lệ tốt nghiệp, mức thu nhập hoặc điểm. Bạn cũng có thể cung cấp dữ liệu định tính như khảo sát, phỏng vấn hoặc câu chuyện của các cá nhân hoặc gia đình được hưởng lợi từ các dịch vụ của bạn.
Nói với nhà tài trợ nếu bạn phát hiện ra bất cứ điều gì mới là kết quả của khoản tài trợ. Giải thích chi tiết nếu có bất cứ điều gì bất ngờ xảy ra, tốt hay xấu.
Nói với nhà tài trợ nếu bạn hợp tác với các tổ chức khác và tác động của nó đến dự án. Điều này rất quan trọng vì các nhà tài trợ đánh giá cao sự hợp tác giữa các tổ chức.
Chia sẻ bất kỳ bài học kinh nghiệm từ dự án. Mô tả chi tiết bất kỳ thách thức nào phát sinh trong dự án của bạn và cách bạn vượt qua chúng. Nếu bạn làm tốt điều này, bạn sẽ nhận được rất nhiều sự tôn trọng từ nhà tài trợ. Họ đánh giá cao khi các tổ chức phi lợi nhuận nói rằng nó giống như trái ngược với tình hình phủ đường.
Hãy cho nhà tài trợ biết những kế hoạch tương lai cho dự án. Bao gồm các nguồn tài trợ nếu dự án sẽ tiếp tục. Giải thích cách bạn có thể thay đổi dự án với những bài học mới đã học.
Cảm ơn nhà tài trợ đã hào phóng đầu tư vào dự án của bạn. Thể hiện lòng biết ơn của bạn. Thêm bất kỳ ý kiến thích hợp bổ sung.
Bao gồm tài chính
Nhà tài trợ có thể yêu cầu báo cáo tài chính cụ thể như thu nhập, dòng tiền và bảng cân đối. Gửi các báo cáo được yêu cầu cho năm dự án. Giải thích bất kỳ thay đổi cực đoan nào về sức khỏe tài chính của bạn kể từ khi bạn nhận được giải thưởng tài trợ cho đến khi bạn báo cáo. Tốt hơn là bạn chỉ ra điều đó và có một lời giải thích tốt hơn là để người cấp quyền tự mình khám phá. Được trả trước.
Cung cấp một báo cáo chi tiết về các khoản tiền từ khoản tài trợ dành cho các dự án cụ thể. Các chi tiết bạn cung cấp trong phần này sẽ tương ứng trực tiếp với ngân sách của bạn trong đề xuất tài trợ.
Nếu bạn có chi phí bất ngờ, hãy đưa chúng vào báo cáo và xác định chúng như vậy. Cũng giải thích các chi phí này trong phần tường thuật của báo cáo tài trợ.
Gói báo cáo
Bao gồm một thư xin việc ngắn chi tiết nội dung báo cáo nên bao gồm số ID giải thưởng của bạn. Bức thư nên được gửi từ giám đốc điều hành hoặc chủ tịch của tổ chức của bạn đến tương đương của anh ấy hoặc cô ấy tại tổ chức tài trợ. Bức thư nên cảm ơn nhà tài trợ cho một lần nữa. Bạn không bao giờ có thể thực sự cảm ơn đủ.
Chỉnh sửa tường thuật tài trợ với sự giúp đỡ của một đồng nghiệp khác. Nhận một dấu hiệu cuối cùng từ tài chính về tài chính. Đảm bảo phông chữ và tông màu của báo cáo nhất quán trong khi chỉnh sửa.
Đính kèm khảo sát, đồ thị, bản đồ, số liệu thống kê hoặc thông tin được thu thập để đo lường dự án của bạn. Bạn đã tóm tắt các khía cạnh quan trọng nhất trong phần tường thuật, nhưng chúng nên được cung cấp để tham khảo. Trình bày tất cả dữ liệu chính xác nhất có thể.
Sử dụng tệp đính kèm quảng cáo một cách tiết kiệm. Các nhà tài trợ rất bận rộn và đơn giản là không có thời gian để lội qua mặc dù mỗi một trong những tờ rơi sự kiện, hình ảnh và thông cáo báo chí của bạn. Chọn hai hoặc ba hình ảnh tốt nhất, một phương tiện truyền thông được xuất bản hoặc phát sóng, và có lẽ là một bản tin từ tổ chức của bạn. Nếu bạn chọn đính kèm tài liệu bổ sung, hãy chắc chắn rằng nó giúp ích cho trường hợp của bạn và liên quan trực tiếp đến dự án.
Có được chữ ký từ một đại diện được ủy quyền của tổ chức của bạn - có thể là cùng một người đã ký đơn xin cấp.
Gửi đúng giờ
Gửi báo cáo tài trợ trong phương tiện và chế độ được viết trong thư trao giải. Tổ chức cấp phép có thể yêu cầu một e-mail, có một cổng thông tin trực tuyến hoặc thích ba bản sao được gửi qua thư USPS. Luôn luôn an toàn nhất để kiểm tra lại.
Xác nhận. Nếu bạn không nhận được xác nhận tự động, bạn có thể liên hệ với nhân viên phù hợp tại tổ chức cấp phép để xác nhận đã nhận được báo cáo tài trợ của bạn.
Lưu một bản sao cho hồ sơ của bạn. Chỉ trong trường hợp có bất cứ điều gì xảy ra với việc gửi báo cáo tài trợ của bạn, bạn cần phải chuẩn bị để cung cấp một bản sao khác cho nhà tài trợ.
