Mỗi công ty, bất kể ngành công nghiệp, có nhiệm vụ hành chính cần phải được xử lý để công ty hoạt động hiệu quả. Những nhiệm vụ này thường được thực hiện bởi một thư ký, nhân viên tiếp tân, trợ lý hành chính, trợ lý điều hành hoặc quản lý văn phòng. Trong các công ty nhỏ hơn, nơi mà các vai trò đó có thể không tồn tại, nhân viên phải làm việc cùng nhau để đảm bảo rằng các nhiệm vụ hành chính được hoàn thành.
Lưu trữ thông tin
Lưu trữ các tài liệu quan trọng ở những nơi thích hợp một cách kịp thời là một nhiệm vụ hành chính bao gồm việc đặt các thư mục trong tủ hồ sơ hoặc tài liệu trong các chương trình quản lý tài liệu trực tuyến. Hệ thống nộp đơn chính xác đảm bảo nhân viên có quyền truy cập vào hồ sơ tài chính, hồ sơ khách hàng và nghiên cứu.
Tìm kiếm thông tin
Nghiên cứu thông tin cho khách hàng, người quản lý và đồng nghiệp trực tuyến, trong hệ thống nộp hồ sơ văn phòng hoặc trong sách là một nhiệm vụ hành chính thiết yếu giúp doanh nghiệp có thông tin cần thiết để bắt đầu và kết thúc dự án. Thông tin này thường được tổng hợp, tóm tắt, phân phát cho những người cần thiết và được trình bày trong báo cáo hoặc bảng tính.
Điện thoại trả lời
Cho dù bạn sở hữu một công ty quảng cáo hay tiệm giặt ủi, khách hàng sẽ gọi điện với các câu hỏi về sản phẩm và dịch vụ, giờ hoạt động, yêu cầu thông tin hoặc với câu hỏi về giá cả. Trả lời các cuộc gọi này và chăm sóc các nhu cầu của khách hàng là một nghĩa vụ hành chính có thể ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của một tập đoàn. Giao tiếp không hiệu quả với khách hàng tiềm năng có thể để lại ấn tượng xấu về tổ chức. Điều quan trọng là người thực hiện nghĩa vụ hành chính này là cá nhân, lịch sự và hiểu biết về công ty.
Chào hỏi khách
Khi một vị khách bước vào văn phòng, một nhân viên tiếp tân hoặc thư ký thường ngồi ở cửa để nói lời chào, chào đón khách đến địa điểm làm việc, hỗ trợ các câu hỏi và hướng dẫn anh ta đến người, văn phòng hoặc bộ phận thích hợp. Cho dù đó là một người giao hàng thả gói hàng hay khách hàng đến trong một cuộc hẹn theo lịch trình, chào khách là một nhiệm vụ hành chính thiết yếu.
Mua thiết bị và vật tư
Giữ phòng cung cấp và tủ chứa đầy giấy, bút và các đồ dùng văn phòng khác là một nhiệm vụ hành chính. Nhiệm vụ được giao cho các vị trí này bao gồm nhận đơn đặt hàng từ các nhân viên khác, theo dõi đơn hàng, phân tán các mặt hàng khi đến và xử lý hóa đơn, thường kết hợp với nhóm tài chính.
Tạo và quản lý thông tin liên lạc bằng văn bản
Bên cạnh việc soạn email và thư kinh doanh để tạo báo cáo, bảng tính và cơ sở dữ liệu, nhiệm vụ hành chính cũng bao gồm việc tạo và quản lý việc phân phối các thông tin bằng văn bản này. Cho dù các thông tin liên lạc này là dành cho nhân viên hoặc khách hàng, các nhiệm vụ được hoàn thành bằng cách sử dụng các chương trình xử lý văn bản và bảng tính để tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp, súc tích.
Chuẩn bị cuộc họp
Thiết lập phòng hội nghị và phòng họp, sắp xếp phục vụ ăn uống, đặt hàng và thiết lập thiết bị nghe nhìn và chuẩn bị chương trình nghị sự thuộc danh mục nhiệm vụ hành chính. Những nhiệm vụ chính này rất cần thiết khi các công ty có hội nghị hoặc cuộc họp khách hàng tại hoặc xa văn phòng.
