Vài tình huống khó chịu hơn là phải nói với nhân viên hoặc khách hàng, "Không." Người kinh doanh thường cảm thấy rằng việc từ chối tuân thủ các yêu cầu tạo ra cảm giác xấu về họ và doanh nghiệp, điều này có thể ảnh hưởng đến doanh số trong tương lai. Tệ hơn nữa, khi khách hàng hoặc nhân viên kháng cáo quyết định, bạn có thể thấy mình phải nói không chỉ một lần, mà là hai lần. Tại thời điểm này, người viết lo lắng về việc sử dụng giọng điệu chính xác và lượng thông tin cần tiết lộ, vì sợ rằng sự tương ứng sẽ gây ra nhiều thắc mắc hoặc thậm chí là hành động pháp lý.
Có được một phần của tiêu đề thư công ty để sử dụng cho câu trả lời của bạn. Phản hồi về kháng cáo thể hiện từ cuối cùng về vấn đề này và sử dụng tiêu đề thư chính thức giúp truyền đạt ấn tượng về thẩm quyền.
Nhập ngày, bỏ qua khoảng trắng và nhập tên và địa chỉ đầy đủ của người nhận.
Bỏ qua một khoảng trắng khác, gõ "Dear Mr./Ms.(insert name)" theo sau là dấu hai chấm. Nếu bạn cảm thấy rằng sự vững chắc đặc biệt là cần thiết, hãy bỏ qua "thân yêu" và chỉ cần nhập tên của người nhận. Bỏ qua một không gian khác.
Trong đoạn đầu tiên, hãy nói với người nhận ngay nếu kháng cáo của cô ấy được cấp và giải thích ngắn gọn lý do tại sao cô ấy nhận được yêu cầu của mình.
Nếu bạn không cấp kháng cáo, hãy cảm ơn người nhận vì sự quan tâm của cô ấy đối với doanh nghiệp của bạn hoặc vì sự chăm chỉ của cô ấy, và ở cuối đoạn văn cho cô ấy tin xấu. Định vị tin xấu ở cuối đoạn cho phép bạn có cơ hội làm dịu cú đánh trước, điều này giúp giữ lại thiện chí của người nhận. Giải thích lý do từ chối yêu cầu ngắn gọn; tránh đưa ra quá nhiều chi tiết để người nhận có thể kiểm tra chính sách và đoán bạn lần thứ hai.
Cung cấp bất kỳ thông tin theo dõi bổ sung trong đoạn thứ hai. Nếu bạn từ chối kháng cáo, hãy cho cô ấy biết rằng quyết định của bạn là cuối cùng và vấn đề đã được khép lại.
Nhập "Trân trọng" hoặc "Trân trọng" và bỏ qua ba khoảng trắng dòng. In chữ và ký tên phía trên tên của bạn bằng mực xanh hoặc đen. Giữ lại một bản sao của thư cho hồ sơ của bạn.
Gửi thư bằng thư xác nhận để giữ lại hồ sơ trả lời của bạn và bằng chứng rằng người nhận đã nhận được thư. Hồ sơ này có thể quan trọng nếu vấn đề ra tòa.
