Mặc dù email nhanh và các cuộc gọi điện thoại là đủ cho nhiều mục đích kinh doanh, nhưng vẫn có một số điều cần được xử lý với tính lâu dài và chuyên nghiệp của một lá thư. Các tình huống khác nhau đòi hỏi các chữ cái khác nhau và trong khi có nhiều lý do khác nhau mà bạn có thể thấy mình cần viết một lá thư chuyên nghiệp, có thể hữu ích để làm quen với một số loại thư kinh doanh phổ biến trước.
1. Thư đặt hàng
Như tên của nó, một lá thư đặt hàng được viết để đặt hàng. Những chữ cái này rất phổ biến, nhưng chúng cũng rất trang trọng và nên được viết một cách rất chính xác và cụ thể, đó là lý do tại sao có thể hữu ích để tìm kiếm một mẫu cho các chữ cái này trước khi viết.
2. Thư giới thiệu
Khi bạn muốn bán sản phẩm cho một khách hàng mới, bạn cần giới thiệu bản thân. Điều này rất giống với cách bạn sẽ giới thiệu bản thân với ai đó trong một bữa tiệc vì bạn muốn tạo ấn tượng đầu tiên tuyệt vời trong cả hai tình huống. Bạn muốn cho khách hàng mục tiêu của bạn biết sản phẩm hoặc dịch vụ nào bạn cung cấp, những sản phẩm này có thể giúp họ như thế nào và điều gì làm cho doanh nghiệp của bạn khác biệt với những người khác.
3. Thông báo thư thông báo
Một thông tư được đặt tên như vậy bởi vì nó được lưu hành đến một lượng lớn khán giả. Nói cách khác, trong khi hầu hết các chữ cái là thư tín riêng giữa hai hoặc nhiều bên, một thông tư được phân phối cho các nhóm lớn cùng một lúc. Bởi vì đây là dành cho nhiều độc giả, chúng nên được viết cho thành viên đối tượng mục tiêu của bạn. Hãy nhớ cũng giữ cho họ đủ chung chung để thu hút mọi người nhận được chúng.
4. Thư xác nhận
Những thư này được gửi chỉ để xác nhận rằng công ty của bạn đã nhận được một tài liệu hoặc gói kinh doanh. Về cơ bản, chúng hoạt động như một biên nhận và nên được gửi ngay khi nhận được hàng.
5. Thư theo dõi
Thư theo dõi có thể được gửi sau nhiều loại thư. Người xin việc có thể gửi theo dõi sau một cuộc phỏng vấn. Một nhân viên bán hàng có thể gửi một hoặc hai tuần sau khi gửi thư bán hàng giới thiệu. Họ có thể được gửi sau một cuộc họp để nhắc lại các thỏa thuận được thực hiện bởi cả hai bên. Về cơ bản, những thứ này chỉ đơn giản phục vụ để nhắc nhở người nhận về một giao tiếp trước đó và thúc giục tiến trình ở bước tiếp theo của mối quan hệ hoặc dự án.
6. Thư xin lỗi dịch vụ khách hàng
Trong thế giới kinh doanh, đôi khi mọi thứ đi sai. Cho dù đó có phải là lỗi của công ty bạn hay không và có thể ngăn chặn được hay không, một lá thư xin lỗi có thể đi một chặng đường dài trong việc hàn gắn mối quan hệ với một khách hàng sai lầm. Những lá thư này thường thông qua bộ phận pháp lý để đảm bảo công ty không tiếp xúc với trách nhiệm pháp lý.
7. Thư quan tâm
Mặc dù thư quan tâm được sử dụng phổ biến nhất bởi những người tìm việc thông báo cho nhà tuyển dụng về mối quan tâm của họ với công ty, họ cũng có thể được sử dụng để thể hiện rằng công ty của bạn quan tâm đến việc làm việc trong một dự án cụ thể với một công ty hoặc tổ chức phi lợi nhuận khác.
8. Thư chia buồn
Cho dù thương tiếc về việc mất nhân viên, đối thủ, đối tác hay bất kỳ ai khác trong vòng tròn chuyên nghiệp của bạn, thư chia buồn không dễ viết nhưng có thể là một cử chỉ cảm động đối với những người bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi cái chết.
9. Bản ghi nhớ tại văn phòng
Mặc dù các bản ghi nhớ thường không chính thức, những thông tin liên lạc nội bộ này giống như những lá thư kinh doanh từ nhân viên này đến nhân viên khác. Các bản ghi nhớ có thể được viết trên hầu hết mọi chủ đề, từ bổ sung quy định về trang phục cho đến những vi phạm nghiêm trọng của nhân viên.
10. Thư khen
Mặc dù thật tuyệt khi khen ngợi một nhân viên vượt lên trên, nhưng những điều này nên được dành riêng cho những hành động thực sự đáng chú ý vì họ càng thường xuyên nói dối, họ càng ít có ý nghĩa với những người nhận được chúng.
