Kiểm soát ngân sách là một quá trình doanh nghiệp sử dụng để kiểm soát tài chính của họ. Nó liên quan đến việc so sánh ngân sách với kết quả tài chính thực tế. Bởi vì ngân sách là lý thuyết và kết quả cụ thể, kiểm soát ngân sách tìm cách so sánh ngân sách với kết quả có cùng khoảng thời gian để xác định tình trạng thừa hoặc thiếu và có được thông tin sẽ hữu ích trong các quyết định chi tiêu gần cũng như ngân sách trong tương lai.
Thích ứng
Một trong những lợi thế lớn nhất của việc thực hiện kiểm soát ngân sách là cơ hội để thực hiện các thay đổi trong tương lai và giữ cho doanh nghiệp đi đúng hướng để thành công. Kiểm soát ngân sách xác định sự khác biệt giữa chi phí và doanh thu dự kiến và các con số thực tế. Nếu ngân sách liên tục không chính xác trong một lĩnh vực, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể điều chỉnh kỳ vọng của họ hoặc thăm dò sâu hơn về nguyên nhân của vấn đề. Kiểm soát ngân sách giúp các quan chức tài chính đưa ra quyết định khắc phục trước khi vấn đề ngân sách phát triển và trở nên khó giải quyết hơn.
Sự phụ thuộc vào dữ liệu số
Một trong những nhược điểm của kiểm soát ngân sách là nó phụ thuộc rất nhiều vào dữ liệu số, đôi khi phải trả giá bằng những thông tin hữu ích khác. Ví dụ, một trưởng bộ phận hoạt động theo ngân sách của cô trong quý có thể xuất hiện thành công trong phân tích kiểm soát ngân sách. Tuy nhiên, nếu cô ấy tiết kiệm tiền bằng cách giảm nhân viên của mình và chấm dứt công nhân lành nghề, hành động này có thể có tác động tiêu cực hơn, vô hình hơn đối với toàn bộ doanh nghiệp. Các quyết định dựa trên kiểm soát ngân sách có thể bỏ qua các yếu tố dài hạn nằm ngoài phạm vi của một ngân sách nhất định hoặc coi thường những thành công và vấn đề vô hình.
Giá cả
Chi phí tổng hợp dữ liệu và phân tích ngân sách là một nhược điểm khác của quy trình kiểm soát ngân sách. Các hình thức kiểm soát doanh nghiệp khác phụ thuộc trực tiếp hơn vào ý kiến và đánh giá của các quan chức cấp cao. Kiểm soát ngân sách tìm cách kiểm duyệt loại phán đoán của con người bằng cách đưa ra các lập luận định lượng, tất cả đều phải trả giá. Khi một doanh nghiệp sử dụng ngân sách hoạt động và báo cáo tài chính hiện có để thực hiện kiểm soát ngân sách, chi phí sẽ giảm. Tuy nhiên, khi các nhà lãnh đạo ủy thác các báo cáo tài chính mới, các chi phí này tăng lên, đặc biệt nếu họ yêu cầu thuê nhân viên mới để hỗ trợ bộ phận kế toán.
Theo dõi tiến độ
Kiểm soát ngân sách cung cấp cho doanh nghiệp một phương tiện rõ ràng để theo dõi tiến trình của nó trong nội bộ. Phân tích dữ liệu ngân sách cho phép các nhà lãnh đạo xác định các trung tâm trách nhiệm hoặc các bộ phận tổ chức, nơi các nhà quản lý thường xuyên chi vượt quá các khoản phụ cấp ngân sách hoặc quản lý để hoạt động dưới mức ngân sách của họ. Các nhà lãnh đạo cũng có thể đưa ra quyết định hiệu quả hơn về cách phân bổ nguồn lực và cải thiện sự phối hợp giữa các bộ phận.
