Quy trình quản lý giá trị thu được (EVM) là một phương pháp thường được sử dụng để đo lường và báo cáo tình trạng và tình trạng của dự án. Các nhà quản lý dự án có thể tính toán nhiều tỷ lệ và chỉ số xác định xem một dự án đang đi trước hay chậm tiến độ và dưới hoặc vượt quá ngân sách. Hai trong số các chỉ số có giá trị hơn của EVM là Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI) và Chỉ số hiệu suất hoàn thành (TCPI).
CPI
Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI) đo lường hiệu quả chi phí của một dự án. CPI là tỷ lệ giữa số tiền ngân sách ban đầu cho công việc đã hoàn thành hoặc giá trị kiếm được (EV) và chi phí thực tế (AC) khi hoàn thành các nhiệm vụ này. Để tính CPI, chia số tiền ngân sách cho công việc hoàn thành với chi phí thực tế để hoàn thành công việc này.
Mục tiêu mong muốn là chỉ số CPI bằng một hoặc lớn hơn một, cho thấy dự án tương ứng với ngân sách hoặc dưới ngân sách. Giá trị CPI nhỏ hơn một chỉ ra rằng dự án vượt quá ngân sách. Khi CPI gần bằng 0, tình hình ngày càng nghiêm trọng.
CPI là thước đo hiệu suất trong quá khứ của dự án và cách nó phù hợp với ngân sách của dự án. Nếu CPI là 0,80, thì chỉ ra trong số mỗi đô la chi tiêu cho đến thời điểm này trong dự án, chỉ kiếm được 80 xu công việc. Ngân sách khôn ngoan, dự án vượt quá 20 phần trăm khi chỉ hoàn thành 80 phần trăm công việc được dự toán.
TCPI
Chỉ số hiệu suất hoàn thành (TCPI) cho biết mức độ hiệu suất cần thiết cho phần còn lại của dự án để dự án hoàn thành dựa trên ngân sách. CPI cho biết các khoản chi tiêu trong quá khứ và số lượng công việc hoàn thành cho ngân sách đã chi. TCPI báo cho người quản lý dự án số tiền giá trị kiếm được cho mỗi đô la ngân sách cho tất cả các công việc trong tương lai để dự án đáp ứng ngân sách.
Để tính toán TCPI, hãy trừ giá trị thu được (EV) khỏi tổng số ngân sách của dự án - được gọi là ngân sách khi hoàn thành (BAC) - và sau đó chia giá trị này cho số tiền ngân sách còn lại (chưa có) hoặc BAC trừ đi AC. Công thức cho TCPI là
TCPI = (BAC - EV) / (BAC - AC)
Nếu người quản lý dự án tính toán EV và AC cho dự án lần lượt là 8.000 đô la và 10.000 đô la, thì CPI là 0,80. Đối với tổng ngân sách dự án là 30.000 đô la, TCPI chỉ ra rằng
TCPI = ($ 30.000 - $ 8.000) / ($ 30.000 - $ 10.000) = 1.1
TCPI là 1.1 chỉ ra rằng trong phần còn lại của dự án, đối với mỗi đô la ngân sách được chi tiêu phải có mức lãi $ 1,10 của giá trị kiếm được. Điều này có thực tế hay không là điều mà người quản lý dự án và các bên liên quan khác phải quyết định. Trong mọi trường hợp, TCPI thông báo cho họ những gì cần phải làm.
CPI so với TCPI
Giá trị tính toán của CPI cho phép người quản lý dự án biết trạng thái của dự án đến một điểm nhất định bằng cách sử dụng dữ liệu được tích lũy từ quá khứ cho đến thời điểm đó. Mặt khác, TCPI nói với người quản lý dự án những gì phải xảy ra trong tương lai. Theo nhiều cách, CPI và TCPI có phần bổ sung cho nhau rằng các vấn đề của quá khứ đang đặt ra các yêu cầu của tương lai. Hai chỉ mục này thường được sử dụng cùng với nhau, cùng với các chỉ mục EVM khác, để xác định dự án ở đâu và điều gì phải xảy ra để đưa nó đến nơi phải đến.
Quyết định dự án
Mặc dù EVM là một công cụ tuyệt vời để xác định trạng thái của dự án một cách định lượng, người quản lý dự án, bởi vì cô ấy thân mật với các hành động, chi tiết và tiến độ hàng ngày của dự án, chỉ có thể dựa vào một vài hoặc chỉ một hoặc hai trong số các chỉ số EVM. Tuy nhiên, ban quản lý hoặc khách hàng có thể chú trọng nhiều hơn vào các chỉ số như CPI và TCPI vì họ giám sát tiền của một dự án, trong quá khứ, hiện tại và trong tương lai.
Trong tình huống CPI thấp và TCPI cao, điều đó trở nên rõ ràng đối với tất cả các nhà quản lý cần thêm tiền để hoàn thành dự án, nếu đó vẫn là mong muốn.
