Kiểm soát nội bộ là các thủ tục công ty phát triển để bảo vệ tài sản của họ và để tạo ra báo cáo tài chính chính xác, đáng tin cậy. Khi một công ty không có quy trình kiểm soát nội bộ mạnh mẽ, gian lận có thể xảy ra dễ dàng hơn nhiều. Các tổ chức nên tự bảo vệ mình khỏi các mối đe dọa có thể bằng cách thường xuyên theo dõi các hệ thống kiểm soát nội bộ của họ và điều chỉnh chúng để mạnh hơn.
Báo cáo tài chính không chính xác
Nếu một tổ chức phát hiện ra có sự không chính xác trong báo cáo tài chính của mình, có thể có vấn đề với hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức. Một cơ bản cơ bản của kiểm soát nội bộ là nguyên tắc phân chia nhiệm vụ. Điều này có nghĩa là các nhân viên khác nhau xử lý các lĩnh vực khác nhau của nhiệm vụ kế toán. Nếu cùng một người xử lý tất cả các nhiệm vụ, đó là một dấu hiệu của một hệ thống kiểm soát nội bộ yếu. Nếu không chính xác xảy ra trong báo cáo tài chính, một công ty nên xem xét các thủ tục kế toán mà nó sử dụng.
Tài liệu còn thiếu
Nếu một công ty không thể tìm thấy một số tài liệu nhất định, chẳng hạn như hóa đơn hoặc đơn đặt hàng, đây có thể là một dấu hiệu khác của kiểm soát yếu. Một tổ chức phát triển các thủ tục để ghi lại, đăng và nộp tài liệu. Nếu một tài liệu bị mất, rất có thể có vấn đề trong quy trình của công ty. Nếu một nhân viên có quá nhiều quyền kiểm soát, anh ta có thể thao túng tài liệu để đánh lừa công ty.
Thiếu các thủ tục bằng văn bản
Mỗi quy trình và hoạt động mà một tổ chức sử dụng nên có các quy trình bằng văn bản để tuân theo. Nếu không có các thủ tục bằng văn bản, nhân viên có thể không biết các quy trình thích hợp và có thể hoàn thành các hoạt động sai cách. Một hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh mẽ có các quy trình và chính sách bằng văn bản cho tất cả các hoạt động kinh doanh.
Khiếu nại của khách hàng
Một dấu hiệu khác của hệ thống kiểm soát nội bộ yếu là số lượng khiếu nại của khách hàng cao hơn bình thường. Các tổ chức nên phát triển một hệ thống để đảm bảo rằng khách hàng hài lòng với các sản phẩm và dịch vụ. Nếu có nhiều khiếu nại, ban quản lý nên xem xét vấn đề và hiểu rằng có thể có điểm yếu trong kiểm soát nội bộ.
Kiểm toán
Các tổ chức thuê kiểm toán viên để xác định chính xác hồ sơ tài chính đang được lưu giữ như thế nào. Một cuộc kiểm toán sẽ phát hiện ra các khu vực có vấn đề, các mối đe dọa, rủi ro và các vấn đề tiềm ẩn khác. Nếu một công ty không thuê một kiểm toán viên thường xuyên, những mối đe dọa này sẽ khó phát hiện hơn. Đó là một thực tế kinh doanh thường xuyên cho các công ty để hoàn thành kiểm toán một cách thường xuyên.
