Biên chế là một chi phí đáng kể và một nhiệm vụ kế toán quan trọng cho bất kỳ nhà tuyển dụng. Tổng tiền lương thực chất là tổng số tiền mà một nhân viên được trả trước thuế và các khoản khấu trừ khác. Thông thường, các doanh nghiệp dựa vào phần mềm hoặc dịch vụ kế toán để tính tổng lương và sau đó xử lý con số để đến mức lương ròng của nhân viên. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải hiểu quy trình ngay cả khi bạn không bao giờ cần phải tính toán bằng tay. Kiến thức này sẽ giúp bạn nhận thức được cách chi tiêu tiền lương của bạn.
Định nghĩa tổng lương
Tổng tiền lương hoặc tiền lương gộp là tổng số tiền mà chủ lao động nợ nhân viên khi ngày trả lương đến. Tổng lương có thể được giới hạn ở mức lương cơ bản của nhân viên, bằng với mức lương hàng năm chia cho số kỳ trả lương trong một năm. Chẳng hạn, một người có mức lương 52.000 đô la được trả hai tuần một lần sẽ kiếm được mức lương cơ bản là 2.000 đô la mỗi hai tuần. Giả sử một nhân viên được trả 20 đô la mỗi giờ thay vì tiền lương cho một tuần làm việc 40 giờ. Tổng lương của nhân viên này lên tới 800 đô la trong tuần.
Định nghĩa tiền lương gộp bao gồm tiền kiếm được ngoài tiền lương hàng giờ hoặc tiền lương cơ sở. Tiền thưởng mà một nhân viên có tiền boa tuyên bố được thêm vào tổng lương. Hoa hồng và tiền thưởng được bao gồm trong tổng số tiền lương, cũng như các khoản bồi hoàn như tiền giao cho bữa ăn hoặc để bồi thường cho nhân viên sử dụng phương tiện cá nhân của mình cho các mục đích liên quan đến công việc. Một công nhân làm việc theo giờ trong hơn 40 giờ trong một tuần phải được trả thêm thời gian với mức lương ít nhất 1,5 lần so với mức lương thường xuyên của cô ta. Tiền lương thêm trở thành một phần của tổng tiền lương.
Một số loại thu nhập mà một người kiếm được không phải là một phần của tổng lương. Giả sử bạn điều hành một doanh nghiệp và một số nhân viên có công việc thứ hai. Bạn sẽ không bao gồm những khoản thu nhập đó trong tổng lương. Điều tương tự cũng xảy ra đối với những nhân viên có thu nhập tự kinh doanh hoặc thu nhập từ lãi, cổ tức và lợi nhuận đầu tư. Vì nhà tuyển dụng không nợ các khoản này, nên họ bị loại khỏi tổng lương.
Tính toán tổng lương
Để xử lý bảng lương và chuẩn bị tiền lương, người sử dụng lao động phải tính tổng lương cho mỗi công nhân. Hai tình huống thường được áp dụng. Một là tìm tổng lương cho một nhân viên làm công ăn lương. Việc tính toán bắt đầu với mức lương cơ bản cho nhân viên. Nếu nhân viên cũng kiếm được hoa hồng hoặc tiền thưởng, số tiền này được thêm vào mức lương cơ bản cùng với bất kỳ khoản bồi hoàn nào. Nếu nhân viên được coi là "được miễn", điều đó có nghĩa là cô ta không được bảo vệ bởi các quy định làm thêm giờ của Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng. Không cần thiết phải tính thời gian làm thêm cho nhân viên được miễn, bất kể số giờ làm việc. Giả sử một nhân viên có mức lương cơ bản 2.000 đô la được trả mỗi hai tuần. Ngoài ra, nhân viên kiếm được khoản hoa hồng 500 đô la và hoàn trả chi phí kinh doanh là 200 đô la. Bạn sẽ cộng các khoản này lại với nhau để tìm ra tổng lương là 2.700 đô la.
Tình huống thứ hai mà các nhà tuyển dụng thường gặp là nhân viên làm việc theo giờ. Đầu tiên, số giờ làm việc được nhân với tỷ lệ chi trả thường xuyên. Tiền làm thêm giờ được tính bằng 1,5 lần mức thông thường. Như với một người làm công ăn lương, bất kỳ số tiền bổ sung nào như tiền boa, hoa hồng hoặc tiền thưởng đều được thêm vào tiền lương hàng giờ. Giả sử một nhân viên hàng giờ làm việc 48 giờ trong một tuần với mức lương thường xuyên là 16 đô la mỗi giờ. Trong 40 giờ đầu tiên, con số này lên tới 640 đô la. Tiền làm thêm giờ bằng tám giờ nhân với $ 24 hoặc $ 192. Tổng số tiền lên tới $ 832 trong tuần cộng với bất kỳ số tiền bổ sung nào mà nhân viên đã kiếm được.
Tổng so với thanh toán ròng
Một định nghĩa tổng lương thay thế là tiền lương gộp là số tiền mà một nhân viên kiếm được trước khi trừ đi mọi khoản khấu trừ. Tiền lương được định nghĩa là số tiền còn lại sau thuế, bảo hiểm và các khoản khác được khấu trừ vào tổng lương. Nói cách khác, lương ròng là số tiền mà một nhân viên nhận được trong tiền lương của anh ta. Do đó, tổng lương đóng vai trò là điểm khởi đầu để tính lương ròng. Các khoản khấu trừ thuế bao gồm thuế thu nhập liên bang, thuế An sinh xã hội, thuế Medicare và thuế thu nhập của tiểu bang. Các khoản khấu trừ không chịu thuế có thể bao gồm bảo hiểm sức khỏe, nhân thọ, nha khoa và thị lực cùng với các khoản đóng góp cho các chương trình hưu trí, kế hoạch tiết kiệm sức khỏe và kế hoạch 401 (k). Điều cốt yếu là phải tính các khoản khấu trừ này vào thời điểm thích hợp trong quá trình xử lý bảng lương vì một số khoản phải chịu thuế, nhưng một số thì không.
Tính toán lương
Để tính lương ròng, một người sử dụng lao động thường bắt đầu bằng cách khấu trừ bất kỳ số tiền nào từ tổng lương không phải chịu bất kỳ khoản thuế nào. Ví dụ, một nhân viên nhận được khoản bồi hoàn 200 dặm cho công việc mà anh ta đã sử dụng chiếc xe của mình để làm điều đó đủ điều kiện là một chi phí kinh doanh. Tổng lương của anh ấy là 2.700 đô la trong hai tuần bao gồm cả khoản hoàn trả 200 đô la. Khấu trừ khoản bồi hoàn hiện để lại 2.500 đô la tiền lương phải chịu thuế.
Bước tiếp theo là tính thuế An sinh xã hội và thuế Medicare. Tỷ lệ kết hợp cho hai loại thuế này là 7,65%. Trong ví dụ này, 7,65 phần trăm của $ 2,500 đến $ 191,25. Đối với những nhân viên đã kiếm được hơn 128.400 đô la trong năm, chủ lao động ngừng khấu trừ thuế An sinh xã hội 6,2 phần trăm vì nó đã đạt đến giới hạn theo luật định. Thuế Medicare không có giới hạn hoặc giới hạn. Ngoài ra, có một khoản thuế Medicare bổ sung 0,9 phần trăm áp dụng cho thu nhập trên $ 200.000.
Khi thuế An sinh xã hội và Medicare được tính, các khoản phụ cấp và các khoản miễn trừ khác được khấu trừ vào tổng lương. Giả sử nhân viên đã yêu cầu hai khoản trợ cấp giữ lại trên mẫu W-4 mà cô đã nộp cho chủ lao động. Năm 2018, một khoản trợ cấp giữ lại tương đương với $ 159,62 cho thời gian trả lương hai tuần một lần, do đó, chủ lao động khấu trừ $ 319,24 từ tổng số tiền trả là $ 2,500, để lại $ 2.180,76. Nhân viên cũng đóng góp 100 đô la cho cô ấy (k). Điều này để lại một khoản phải chịu thuế thu nhập liên bang là $ 2.080,76. Thuế thu nhập liên bang đối với số tiền này trong năm 2018 là $ 171,34 cộng với 22 phần trăm của số tiền trên $ 1.631 hoặc thêm $ 98,95 Tổng thuế thu nhập liên bang bằng $ 270,29. Trừ từ $ 2.080,76, số tiền này còn lại $ 1.810,35. Nếu có bất kỳ thuế thu nhập nhà nước, nó cũng phải được tính và khấu trừ.
Cũng có thể có một số khoản khấu trừ bổ sung. Ví dụ, nhân viên có thể mua bảo hiểm hoặc đóng góp cho một kế hoạch tiết kiệm không đủ điều kiện để khấu trừ thuế. Trong ví dụ này, không có thuế nhà nước hoặc các khoản khấu trừ khác đã được đưa vào. Cuối cùng, thêm lại vào khoản bồi hoàn 200 đô la và khoản trợ cấp khấu trừ $ 319,24, được khấu trừ vào tổng số tiền trả chỉ cho mục đích tính thuế thu nhập. Sau khi tính toán, lương ròng của nhân viên là $ 2,329,59. Thuế suất và các số liệu khác được sử dụng trong ví dụ này là cho năm 2018. Để tìm các số liệu năm hiện tại khác, hãy kiểm tra Ấn phẩm Dịch vụ Doanh thu Nội bộ 15 (Thông tư E); Hướng dẫn thuế của nhân viên.
Tổng thu nhập hàng năm
Tổng thu nhập hàng năm là một thuật ngữ đôi khi bị nhầm lẫn với tổng lương. Tuy nhiên, đây là hai điều khác nhau. Tổng thu nhập hàng năm là tổng của tất cả thu nhập mà người nộp thuế tạo ra trong năm và bao gồm tổng lương cộng với các khoản khác như thu nhập đầu tư. Nhân viên phải có tổng tiền lương trong năm để tính tổng thu nhập hàng năm để họ có thể chuẩn bị và nộp tờ khai thuế.
Vì lý do này, IRS yêu cầu nhà tuyển dụng cung cấp cho mỗi nhân viên mẫu W-2 trước ngày 31 tháng 1 sau khi kết thúc năm thuế. Tuyên bố W-2 tóm tắt tổng tiền lương của nhân viên, thuế đã khấu trừ và các khoản khác đã được khấu trừ.
