Thật dễ dàng để một doanh nghiệp tràn ngập hàng tồn kho, đặc biệt là khi mới bắt đầu. Một sai lầm mà nhiều doanh nghiệp mắc phải là đặt hàng nhiều sản phẩm cùng một lúc mà không thiết lập hệ thống quản lý hàng tồn kho và thiết lập một không gian kho có thể xử lý các vấn đề lưu trữ trong vài tháng tới. Nếu bạn thấy rằng doanh nghiệp của bạn phát triển và không gian kho của bạn trở nên quá chật, bạn sẽ phải chi tiền để vận chuyển toàn bộ hàng tồn kho đến một địa điểm khác hoặc thuê thêm không gian, điều này sẽ làm phức tạp hệ thống hàng tồn kho của bạn. Bài viết này giải thích cách quản lý hàng tồn kho và nguồn cung cấp cho cả các tổ chức lớn và nhỏ.
Quản lý hàng tồn kho cho các tổ chức lớn
Nếu bạn là một doanh nghiệp mới, hãy đặt các dự đoán về nơi bạn tin rằng công ty của bạn sẽ hoạt động trong 1 năm, 3 năm, 5 năm và hơn thế nữa. Sắp xếp các dự báo đó với số lượng hàng tồn kho mà bạn ước tính sẽ có trong mỗi ngày quan trọng. Thuê hoặc mua một không gian kho sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn trong ít nhất 5 năm đầu tiên.
Hãy chắc chắn giữ hàng tồn kho của bạn ở một nơi mát mẻ, ôn hòa mà bạn có thể dễ dàng truy cập bằng xe đẩy hoặc xe nâng (tùy thuộc vào kích thước kho và kho của bạn). Giữ nguồn cung cấp cho doanh nghiệp của bạn ở một vị trí riêng biệt mà nhân viên của công ty dễ tiếp cận hơn. Bạn muốn chuyển các đơn đặt hàng cụ thể ngay lập tức đến các bộ phận thích hợp cần chúng và giữ thặng dư trong một phòng cung cấp thuận tiện có khóa và chìa khóa.
Thuê nhân viên, những người sẽ được dành riêng để quản lý, nhận và theo dõi hàng tồn kho và vật tư hàng ngày (tùy thuộc vào kích thước của hàng tồn kho cần được duy trì).
Thực hiện một hệ thống máy tính quản lý hàng tồn kho. Với hệ thống này, bạn sẽ ghi lại các lô hàng mới từ các nhà cung cấp cũng như các đơn đặt hàng đi ra cho khách hàng và các sản phẩm được gửi đến các bộ phận khác như một phần của quy trình sản xuất. Ghi biên nhận vật tư cho doanh nghiệp của bạn theo một chuỗi đơn đặt hàng khác nhau trong hệ thống hàng tồn kho. Ví dụ: bạn có thể muốn bắt đầu tất cả các đơn đặt hàng mua hàng tồn kho của công ty dưới dạng INV (tức là, INV00001, INV00002, v.v.) và tất cả các đơn đặt hàng cung cấp dưới dạng SUP (tức là, SUP00001). Bằng cách này, bạn sẽ có thể phân tách những mặt hàng nhận được sẽ được lưu trữ trong kho và chúng sẽ được gửi đến các bộ phận riêng lẻ.
Thiết lập một hệ thống giám sát trong kho của bạn để theo dõi hàng tồn kho. Điều này sẽ bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi các vấn đề co rút hàng tồn kho.
Quản lý hàng tồn kho cho các hoạt động nhỏ hơn
Dành một căn phòng khô ráo, thoáng mát tại văn phòng nhà bạn hoặc văn phòng thuê để lưu trữ hàng tồn kho của bạn. Nếu bạn thấy rằng bạn sắp hết dung lượng, hãy thuê một đơn vị tự lưu trữ nhỏ trong thị trấn của bạn cho các sản phẩm mà bạn không cần thường xuyên. Bạn cũng có thể chỉ cần giữ một lượng vừa phải của mỗi sản phẩm tại văn phòng của bạn và phần còn lại trong kho tại đơn vị tự lưu trữ của bạn.
Vi tính hóa hàng tồn kho của bạn bằng cách sử dụng tệp bảng tính. Đặt tên cho một bảng tính mới cho mỗi sản phẩm bạn bán. Liệt kê mô tả giao dịch trong cột đầu tiên (chẳng hạn như "đặt hàng", "bán cho công ty XYZ" hoặc "sản phẩm bị hư hỏng"). Liệt kê số lượng sản phẩm đã được điều chỉnh, và sau đó trong cột thứ ba, hãy giữ tổng số lượng sản phẩm bạn còn lại.
Giữ một danh sách ngắn các vật tư cần bổ sung trên tường văn phòng của bạn. Sau đó, bạn có thể mang theo danh sách này trong chuyến đi hàng tháng của bạn đến cửa hàng cung cấp địa phương hoặc khi đặt hàng cung cấp trực tuyến.
Vì rất có thể bạn sẽ phải quản lý hàng tồn kho của mình với tư cách là chủ doanh nghiệp nhỏ, hãy dành ra một vài giờ mỗi tuần để cập nhật tổng số hàng tồn kho của bạn với các đơn đặt hàng mới và ghi lại nhu cầu cung cấp mới.
Lời khuyên
-
Một số hệ thống máy tính quản lý hàng tồn kho cho phép bạn thiết lập hệ thống quét mã vạch. Bạn sẽ cần mua một thiết bị quét mã vạch được liên kết với hệ thống máy tính của bạn và một máy in nhãn mã vạch để đánh dấu từng gói nhận được. Khi đơn đặt hàng đi ra, bạn quét sản phẩm hoặc gói và nhập số lượng đơn vị đang được đưa xuống từ kho. Đó là một cách đắt tiền, nhưng hợp lý hơn để quản lý hàng tồn kho của bạn.
Nếu bạn là một doanh nghiệp đã thành lập đang tìm cách để theo dõi hàng tồn kho của bạn ngang bằng, hãy tổ chức dọn dẹp nhà cửa trong một tuần, nơi bạn tự kiểm kê hàng tồn kho, sắp xếp lại các sản phẩm và thiết lập mọi thứ trên hệ thống quản lý hàng tồn kho được cập nhật trên máy tính của bạn.
