Khi viết thư kinh doanh, sử dụng dòng "Chú ý" có thể giúp chuyển thư từ của bạn đến đúng người nhận. Sử dụng một dòng "Chú ý" là phù hợp nếu bạn đang gửi thư cho toàn bộ bộ phận, hoặc nếu bạn có tiêu đề nhưng không phải tên của người cần nhận thư. Nếu bạn có tên của một cá nhân cụ thể, bạn không cần sử dụng dòng "Chú ý".
Sử dụng dòng "Chú ý" trong Thư doanh nghiệp
Bắt đầu thư kinh doanh của bạn bằng cách gõ địa chỉ của riêng bạn. Bỏ qua một dòng và gõ ngày. Bỏ qua một dòng khác.
Nhập địa chỉ chung của công ty mà bạn đang gửi thư. Điều này được gọi là địa chỉ bên trong.
Bỏ qua một dòng và gõ dòng "Chú ý". Bạn có thể sử dụng tất cả các chữ in hoa hoặc kết hợp chữ hoa và chữ thường. Tốt nhất là viết ra "Chú ý" thay vì viết tắt là "ATTN" hoặc "Attn." Thực hiện theo điều này với tiêu đề của bộ phận bạn muốn liên hệ. Nếu bạn đang liên hệ với một cá nhân cụ thể, không cần sử dụng dòng "Chú ý". Thay vào đó, sử dụng tên của người đó làm dòng đầu tiên của địa chỉ bên trong. Có nhiều ý kiến khác nhau về việc có nên sử dụng dấu hai chấm sau "Chú ý" hay không, nhưng trong cuốn sách "Những điều cốt yếu của giao tiếp kinh doanh", các tác giả Mary Ellen Guffey và Richard Almonte nói rằng dấu hai chấm là tùy chọn.
Dưới đây là hai ví dụ về cách một dòng "Chú ý" có thể trông như thế nào:
QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC
hoặc là
Chú ý: Giám đốc nhân sự
Bỏ qua một dòng và gõ lời chào, tiếp theo là phần thân của bức thư.
Sử dụng Dòng "Chú ý" trên Nhãn hoặc Phong bì Gửi thư
Nhập hoặc viết dòng "Chú ý" trước. Mặc dù khác với định dạng cho địa chỉ bên trong của thư kinh doanh, đây là định dạng được Dịch vụ Bưu chính Hoa Kỳ ưa thích.
Thực hiện theo điều này với địa chỉ đầy đủ của công ty mà bạn đang hướng dẫn thư tín. Hãy chắc chắn bao gồm số bộ hoặc số sàn, nếu bạn biết chúng, cũng như địa chỉ đường phố, thành phố, tiểu bang và mã ZIP.
Kiểm tra địa chỉ cho chính xác trước khi gửi thư.
Lời khuyên
-
Một số nhà tạo mẫu tin rằng một dòng "Chú ý" trong thư kinh doanh là không bao giờ cần thiết. Nói chung, chỉ sử dụng nó khi bạn tin rằng thư từ của bạn có thể gặp khó khăn trong việc tìm kiếm người nhận dự định của nó.
