So với gửi fax, gửi email là một phương pháp thuận tiện hơn để nhận thông tin từ điểm này đến điểm khác.Nhưng bạn không nên loại bỏ máy fax như một công cụ văn phòng thiết yếu. Chắc chắn, thỉnh thoảng có máy bị kẹt, tín hiệu bận và trang bị thiếu, nhưng máy fax rất đáng sử dụng và có lợi thế: có thể gửi tài liệu lớn hơn, một số người xem chúng như một hình thức giao tiếp kinh doanh chuyên nghiệp hơn và chữ ký có chữ ký trên fax là hợp pháp.
Viết tên của người nhận và người gửi fax trong phần Đến và Từ của trang bìa fax.
Viết số điện thoại và số fax của bạn vào số Fax và Điện thoại thích hợp. lĩnh vực. Điều này hữu ích trong trường hợp người nhận phải gọi hoặc fax lại.
Chèn tổng số trang có trong bản fax, bao gồm cả trang bìa trong Tổng số không. của các trang hoặc phần số của trang bìa. Điều này cho người nhận biết họ sẽ nhận được bao nhiêu trang trong bản fax.
Viết một đến ba từ mô tả mục đích của fax trong phần RE của trang bìa. Bao gồm một số tham chiếu nếu có.
Điền vào ô thích hợp hoặc khoanh tròn mô tả từ thích hợp cho biết mức độ khẩn cấp của fax hoặc mong muốn phản hồi của bạn từ người nhận.
Hầu hết các bản fax bao gồm các mô tả phản hồi, như: Để xem xét (không yêu cầu hành động), Vui lòng nhận xét (yêu cầu phản hồi), Khẩn cấp (xử lý ngay lập tức), Bảo mật (chỉ cho một số mắt nhất định) hoặc Vui lòng trả lời (yêu cầu trả lời).
Viết bất kỳ ghi chú hoặc hướng dẫn bổ sung nào mà bạn muốn người nhận đọc hoặc biết trong phần dưới cùng trống (Nhận xét) của trang bìa fax.
Chèn ngày bạn đang gửi fax ở đầu trang tính, sau khi xem lại bản fax và đảm bảo rằng tất cả các phần có liên quan của trang bìa đã hoàn tất.
Lời khuyên
-
In rõ ràng và dễ đọc để đảm bảo trang bìa có thể đọc được.
Sử dụng mực xanh hoặc đen trong trường hợp tấm bìa được quét hoặc sao chụp.
Cảnh báo
Tránh gửi thông tin bí mật qua fax. Không có cách nào để biết ai ở đầu bên kia.
