Là một người sử dụng lao động, bạn có trách nhiệm khấu trừ thuế liên bang từ tiền lương của nhân viên và sau đó nộp các khoản tiền cho Dịch vụ doanh thu nội bộ. Mặc dù yêu cầu này bổ sung các công việc giấy tờ và sổ sách kế toán vào danh sách việc cần làm của bạn, quá trình tính thuế khấu trừ thuế sử dụng lao động rất đơn giản. IRS cung cấp Ấn phẩm 15 (Thông tư E), Hướng dẫn về Thuế của Chủ lao động, trong đó có thông tin bạn cần để thực hiện trách nhiệm thuế biên chế của chủ lao động và tránh xa rắc rối. Thông tư E được cập nhật hàng năm để phản ánh những thay đổi trong mã số thuế liên bang.
Những gì được bao gồm trong Thông tư E?
Lịch trình E là một hướng dẫn toàn diện về thuế biên chế sử dụng lao động liên bang. Nó hướng dẫn bạn qua quy trình thiết lập tài khoản IRS với tư cách là chủ nhân, nhận Mã số nhân viên và xác định bạn phải đối xử như một nhân viên vì mục đích thuế. Nó cũng cung cấp thông tin về việc thiết lập hệ thống bảng lương của bạn để đồng bộ hóa với báo cáo IRS, giữ lại các yêu cầu và xác định loại thời gian trả lương sẽ sử dụng: hàng tuần, hai tuần hoặc hàng tháng. Nó cũng cung cấp thông tin để nộp các khoản thanh toán thuế biên chế cho IRS, cho dù bằng cách gửi séc nếu bảng lương hàng quý của bạn dưới một mức ngưỡng hoặc bằng cách gửi tiền thuế trực tuyến theo một lịch trình được xác định bởi số lượng thuế và số tiền lương của bạn. Thông tư E cũng chứa hàng chục trang bảng thuế bạn có thể sử dụng để tra cứu số tiền được khấu trừ từ tiền lương của mỗi nhân viên dựa trên mức lương và hoàn cảnh cá nhân như tình trạng hôn nhân.
Cách sử dụng Thông tư E trong kinh doanh
Một số thông tin trong Thông tư E nhắm đến các nhà tuyển dụng lần đầu, chẳng hạn như thông tin về việc đăng ký EIN. Các thông tin khác, chẳng hạn như các thông số kỹ thuật chi phối ai sẽ là nhân viên, có liên quan khi bạn thuê nhân viên lần đầu, nhưng bạn có thể đề cập đến nó theo thời gian khi bạn thuê nhân viên trong các trường hợp khác nhau. Các bảng thuế ở cuối Thông tư E có liên quan đến các tính toán thuế trong bảng lương của bạn trên cơ sở liên tục, đặc biệt nếu nhân viên của bạn được trả lương thay vì tiền lương, và số tiền lương của họ thay đổi từ một kỳ thanh toán tiếp theo. Giữ bản sao Thông tư E mà IRS gửi cho bạn mỗi năm và tham khảo nếu cần.
Cách sử dụng bảng thuế
Khi bạn thuê nhân viên, hãy yêu cầu họ điền vào các mẫu W-4 để cung cấp thông tin giữ lại hoặc tóm tắt các trường hợp cá nhân ảnh hưởng đến số thuế thu nhập liên bang mà họ phải trả. Bạn có thể tìm thấy các mẫu W-4 trực tuyến và bạn nên giữ các mẫu này trong hồ sơ sau khi nhân viên của bạn hoàn thành chúng. Khi bạn viết séc biên chế, hãy tìm trang trong bảng thuế lương tương ứng với thời gian trả lương tiêu chuẩn của bạn và tình trạng nộp đơn của một nhân viên cụ thể, chẳng hạn như nộp đơn hoặc kết hôn. Xác định vị trí cột cho số lượng trợ cấp giữ lại được chỉ định trên W-4 của mỗi nhân viên và cuộn xuống dòng liệt kê phạm vi thanh toán, bao gồm số tiền lương của nhân viên đó. Con số trên dòng và cột tương ứng cho bạn biết số thuế thu nhập liên bang phải khấu trừ trong thời gian thanh toán.
