Bắt đầu hoặc điều hành một doanh nghiệp là một cuộc phiêu lưu thú vị mang theo một loạt các nhiệm vụ, như theo dõi sức khỏe tài chính của tổ chức của bạn. Có nhiều hơn một cách tiếp cận để quản lý tài chính, vì vậy việc lựa chọn cơ sở kế toán phù hợp cho tổ chức của bạn là rất quan trọng để có được bức tranh chính xác về xu hướng tài chính và đưa ra dự đoán cho doanh nghiệp của bạn. Phương pháp kế toán bạn quyết định cũng có thể tác động khi tài sản của bạn trôi chảy. Cho dù bạn sử dụng một kế toán viên hoặc theo dõi thu nhập và chi phí cho mình, chỉ chọn một phương pháp kế toán và tuân thủ nó để thống nhất và chính xác.
Cơ sở kế toán
Hai loại kế toán mà hầu hết các doanh nghiệp sử dụng là phương pháp dựa trên cơ sở dồn tích và tiền mặt. Một số doanh nghiệp sử dụng phương pháp dựa trên cơ sở tiền mặt được sửa đổi, kết hợp các nguyên tắc từ cả hai phương pháp dựa trên cơ sở dồn tích và tiền mặt.
Mặc dù mỗi phương pháp kế toán ghi lại tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu, chúng khác nhau khi mỗi tài khoản được ghi lại, do đó ảnh hưởng đến ảnh chụp tài chính của một doanh nghiệp tại bất kỳ thời điểm nào.
Ba thành phần chính của công thức kế toán cơ bản (phải cân bằng mọi lúc) như sau:
- Tài sản: Tài sản đề cập đến tài sản hữu hình và vô hình của một doanh nghiệp, chẳng hạn như tiền mặt, đất đai, hàng tồn kho, tòa nhà, các khoản phải thu, đầu tư và các khoản mục có khả năng tài chính khác. Tài sản nợ phải trả bằng nhau cộng với vốn chủ sở hữu.
- Nợ phải trả: Nợ phải trả liên quan đến nghĩa vụ tài chính của một doanh nghiệp để trả cho các chủ nợ của nó cho các tài khoản phải trả, tiền lương và các khoản vay tích lũy.
- Công bằng: Vốn chủ sở hữu hoặc vốn cổ đông của chủ sở hữu đề cập đến lợi nhuận có sẵn. Vốn chủ sở hữu cộng với nợ phải trả bằng tài sản.
Phương pháp kế toán dồn tích
Phương pháp kế toán dồn tích báo cáo doanh thu trên báo cáo thu nhập khi họ kiếm được và khớp với các chi phí liên quan khi chi phí xảy ra, không phải khi thanh toán hóa đơn. Kết quả kế toán dồn tích trong một báo cáo thu nhập cung cấp một đại diện chính xác về lợi nhuận của doanh nghiệp của bạn trong một giai đoạn cụ thể. Ví dụ: nếu một đại diện bán hàng thực hiện bán hàng lớn vào ngày 15 tháng 12 nhưng không mong đợi nhận được khoản thanh toán cho đến ngày 15 tháng 1 của năm tiếp theo, phương pháp tích lũy sẽ ghi nhận doanh số dưới dạng doanh thu vào tháng 12.
Tương tự như vậy, nếu một dự án lớn yêu cầu đặt hàng nguyên vật liệu trong tháng này, phương pháp kế toán dồn tích ghi lại hóa đơn dưới dạng chi phí, thay vì chờ đợi cho đến khi thanh toán. Phương pháp này giúp theo dõi số tiền bạn cần dự trữ để thanh toán hóa đơn. Nó cũng giúp tránh những sai lầm khi bạn vô tình mua thứ gì đó bằng tiền đã được chỉ định cho mục đích khác.
Nếu chi phí phát sinh do doanh thu đến, như vật tư cần thiết để lắp đặt đồ nội thất do khách hàng đặt mua, các chi phí này được khớp và ghi lại với doanh thu thay vì được liệt kê riêng, đưa ra một bức tranh chính xác về nguồn vốn sẽ có sau khi hoàn thành dự án. Điều này rất tiện lợi vì nó giữ cho cả tài sản và nợ phải trả bị thổi phồng, điều này có thể xảy ra khi chúng được ghi riêng. Nó cũng làm cho việc theo dõi tỷ suất lợi nhuận đơn giản và nhanh chóng vì thu nhập và chi phí cho cùng một dự án được theo dõi cùng nhau.
Mặc dù duy trì quan điểm rộng và dài hạn về tài chính là hữu ích trong kế toán doanh nghiệp, phương pháp dồn tích không phải là không có nhược điểm. Kế toán dồn tích đòi hỏi phải ước tính và phỏng đoán nhiều hơn kế toán tiền mặt, chỉ xử lý doanh thu và chi phí khi chúng xảy ra. Chẳng hạn, có thể tính thu nhập trước khi nó thực sự nằm trong tài khoản ngân hàng của bạn và sau đó chi tiêu, gửi một doanh nghiệp mới vào tình trạng phá sản hoặc thậm chí phá sản.
Phương pháp tích lũy cũng mất nhiều thời gian hơn và được giám sát tốt nhất bởi một kế toán viên chuyên nghiệp, người biết cách sử dụng phương pháp kế toán dồn tích một cách chính xác. Một lĩnh vực kế toán phù hợp nhất dành cho các chuyên gia là ước tính nợ xấu hoặc thu nhập không có khả năng thông qua. Mặc dù doanh nghiệp của bạn có thể có hầu hết các khách hàng đáng tin cậy thanh toán hóa đơn kịp thời, nhưng sẽ có những người thanh toán hóa đơn trễ hoặc không có gì cả. Một kế toán viên chuyên nghiệp biết cách ước tính những tổn thất này để cung cấp cho bạn một bức tranh tương đối chính xác về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.
Cơ sở tiền mặt của kế toán
Cơ sở tiền mặt của kế toán ghi nhận doanh thu khi nhận được tiền và chi phí khi chúng được thanh toán. Ví dụ, hãy tưởng tượng doanh nghiệp của bạn mua 75 đơn vị ống dẫn cho một dự án xây dựng sắp tới, nhưng hóa đơn không đến cho đến một tháng sau khi bạn nhận được hàng. Tài khoản ngân hàng của bạn hơi mỏng và vì vậy bạn phải đợi một tuần nữa để thanh toán hóa đơn sau khi nhận được. Bạn không ghi lại chi phí cho đến thời điểm đó, mặc dù doanh nghiệp của bạn có thể đã đặt ống dẫn trong dự án xây dựng. Đối với một doanh nghiệp nhỏ, có thể cảm thấy nhẹ nhõm khi không phải ghi lại chi phí cho đến khi được thanh toán, nhưng nó cũng có thể khiến bạn vô tình bội chi ngân sách của bạn và cuối cùng không thể trả tiền bạn nợ chủ nợ.
Các nguyên tắc tương tự áp dụng cho doanh thu. Ví dụ, bạn ký hợp đồng với một khách hàng mới đồng ý trả cho doanh nghiệp của bạn vài nghìn đô la sau khi hoàn thành một dự án lớn, bạn sẽ mất vài tháng để hoàn thành. Trong khi đó, doanh nghiệp của bạn phải mua vật liệu và hoàn thành công việc, đó là một chi phí. Sử dụng cơ sở tiền mặt của kế toán, bạn chỉ có sẵn số tiền hiện có trong tài khoản ngân hàng của mình để mua vật tư. Mặc dù bạn sẽ không vô tình đi vào màu đỏ với ngân hàng, bạn sẽ có một bức tranh chi tiết về các khoản chi phí bây giờ và một bức tranh về thu nhập của bạn trong hai tháng khi dự án hoàn thành. Điều này làm cho bất kỳ hồ sơ tiền mặt có sẵn cho doanh nghiệp của bạn không chính xác và không đáng tin cậy.
Mặc dù phương pháp kế toán dựa trên tiền mặt không chính xác như cơ sở dồn tích trong một đoạn đường dài, nhưng một lợi thế là nó không yêu cầu nhiều phòng ngọ nguậy như cơ sở dồn tích. Ước tính theo yêu cầu của cơ sở dồn tích được sử dụng một cách an toàn nhất bởi một doanh nghiệp có lợi nhuận, có đủ đòn bẩy tài chính để trang trải chi phí trước khi nhận được thu nhập. Doanh nghiệp của bạn có thể bắt đầu với phương pháp kế toán dựa trên tiền mặt và sau đó, với sự giúp đỡ của một kế toán viên chuyên nghiệp, chuyển sang cơ sở dồn tích khi vốn chủ sở hữu của bạn tăng lên.
Cơ sở tiền mặt sửa đổi của kế toán
Cơ sở tiền mặt được sửa đổi của kế toán kết hợp các điểm mạnh của cả cơ sở dồn tích và tiền mặt của kế toán. Trong phương pháp này, thu nhập được ghi lại khi nó kiếm được, sử dụng phương pháp tích lũy. Đồng thời, chi phí được ghi nhận khi chúng được thanh toán, như trong phương pháp kế toán tiền mặt. Mặc dù phương pháp cơ sở tiền mặt được sửa đổi không tuân thủ các nguyên tắc kế toán hoặc GAAP được chấp nhận chung, một số chủ doanh nghiệp tin rằng nó tập hợp tốt nhất cả hai phương pháp kế toán chính.
Ví dụ: nếu bạn ký hợp đồng xây nhà vào tháng 10 sẽ hoàn thành vào tháng 1, doanh thu được ghi nhận vào tháng 10. Các vật liệu xây dựng được mua để hoàn thành dự án được ghi lại dần dần trong suốt dự án.Bằng cách này, doanh nghiệp của bạn duy trì một hồ sơ chính xác về thu nhập và doanh thu, đồng thời có thể linh hoạt để giữ cho tài sản trôi chảy càng lâu càng tốt trong quá trình xây dựng chính nó. Do đó, cơ sở tiền mặt được sửa đổi của kế toán có thể hữu ích cho một số doanh nghiệp nhỏ có dự án lớn sắp tới, không có tài khoản ngân hàng lớn để phù hợp.
Nhược điểm đáng kể nhất của phương pháp kế toán dựa trên tiền mặt được sửa đổi là khi một đại lý hoặc kiểm toán viên bên ngoài kiểm tra hồ sơ tài chính của doanh nghiệp bạn. Vì phương pháp này không phù hợp với GAAP, bạn sẽ phải quay lại và chuyển đổi tất cả các hồ sơ của mình sang phương pháp dựa trên cơ sở tiền mặt hoặc phương pháp kế toán dựa trên cơ sở dồn tích. Công việc dư thừa này sẽ tiêu tốn thời gian và tiền bạc của tổ chức của bạn trong dài hạn.
