Chuẩn bị các khoản tích lũy cuối tháng đảm bảo rằng các khoản thu khớp với chi phí trong cùng kỳ kế toán. Đây được gọi là nguyên tắc phù hợp và phương pháp kế toán dồn tích. Bất kỳ công ty nào sử dụng phương pháp kế toán dồn tích sẽ tuân theo quy tắc này. Một mục nhập tích lũy sẽ xảy ra trong tháng mà chi phí xảy ra. Tuy nhiên, thường thì chi phí chưa được thanh toán. Về bản chất, mục nhập dồn tích sẽ cho phép chi phí này được phản ánh trong báo cáo tài chính.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Hóa đơn tháng hiện tại
-
Biểu đồ tài khoản
Chuẩn bị tích lũy
Tập hợp tất cả các tài khoản phải trả hóa đơn chưa thanh toán.
Liên hệ với tất cả các bộ phận về hóa đơn mà họ có thể có. Đôi khi tất cả các hóa đơn cần thiết không làm cho nhân viên kế toán phải trả. Ví dụ: nhóm bán hàng có thể có một khoản chi phí chưa thanh toán liên quan đến một hội nghị ở New York, nhưng hóa đơn được ghi ngày tháng này. Hoặc hóa đơn có thể đã được thanh toán một phần, nhưng phần còn lại vẫn là một chi phí cho tháng này. Để tránh lạm phát chi phí trong những tháng tới, hãy tìm bất kỳ hóa đơn nào có thể đang chờ phê duyệt bằng cách liên hệ với các bộ phận khác về hóa đơn của họ.
Tính toán công ty dự định trả bao nhiêu cho một chi phí nhất định. Có những kịch bản không có hóa đơn, mặc dù bạn biết sẽ có hóa đơn được sản xuất sau đó. Nhìn vào những gì đã được lịch sử trả cho chi phí đó và sử dụng thông tin đó để tính toán số tiền.
Phân loại từng hóa đơn theo số tài khoản. Nhìn vào từng hóa đơn và cho biết tài khoản dồn tích và tài khoản chi phí nào nó ảnh hưởng. Sử dụng biểu đồ tài khoản của công ty để xác định số tài khoản sẽ được sử dụng sau này. Nếu tài khoản nên được sử dụng không rõ ràng, hãy xem các hóa đơn cũ tương tự như tài khoản mà bạn đang cố gắng xác định và xem tài khoản mà hóa đơn đã được đăng lên. Nếu vẫn còn mơ hồ, hãy kiểm tra với một kế toán cấp cao.
Xác định vị trí số tài khoản trên mỗi hóa đơn. Ghi nợ các tài khoản chi phí và ghi có vào các tài khoản dồn tích. Lặp lại cho đến khi tất cả các tích lũy được hoàn thành.
