Chuẩn bị một báo cáo nguồn nhân lực đòi hỏi kiến thức về tất cả các ngành trong lĩnh vực nhân sự, cũng như sự hiểu biết về nhu cầu nơi làm việc, thành tựu và chiến lược kinh doanh. Báo cáo nguồn nhân lực có thể phục vụ cùng một mục đích như kiểm toán nhân sự. Trong kiểm toán nhân sự, hồ sơ việc làm, dự đoán, xu hướng và quản lý là những phần chính trong việc xác định lợi tức đầu tư vào các hoạt động của bộ phận nhân sự.
Thảo luận với giám đốc nhân sự hoặc giám đốc điều hành công ty của bạn về mục đích của một báo cáo nhân sự. Xác định xem báo cáo có nên giải quyết một lĩnh vực cụ thể, một số hoặc tất cả các chức năng của bộ phận nhân sự. Hỏi ai sẽ nhận được báo cáo, bởi vì điều đó có thể xác định loại thông tin bí mật nào sẽ được tiết lộ.
Yêu cầu dữ liệu điều tra nhân viên từ nhân viên hệ thống thông tin nhân sự hoặc quản lý CNTT của bạn. Dựa trên những gì báo cáo nhân sự của bạn đề cập, bạn có thể cần sắp xếp dữ liệu theo các biến khác nhau, chẳng hạn như nhiệm kỳ và hiệu suất, bộ phận hoặc bộ phận và tiền lương. Nếu bạn đang xây dựng một báo cáo cho mục đích kiểm tra chính sách việc làm cơ hội bình đẳng của mình, việc sắp xếp bổ sung dựa trên chủng tộc, giới tính, tuổi tác, tình trạng cựu chiến binh và khuyết tật sẽ là cần thiết.
Xem lại dữ liệu nhân viên cho chính xác và đầy đủ. Sửa lỗi và, nếu cần, yêu cầu một phiên bản sửa đổi của báo cáo điều tra dân số của nhân viên. Thông tin như vị trí nhân viên, nhiệm kỳ, chủng tộc, giới tính, phân công bộ phận, tham dự và hiệu suất phải chính xác để tạo ra một báo cáo toàn diện.
Tập hợp các bản sao của các hình thức việc làm. Một báo cáo nhân sự toàn diện giải quyết các chính sách và quy trình, do đó, xem xét các biểu mẫu được sử dụng cho mọi loại hành động việc làm. Lắp ráp các ứng dụng, biểu mẫu đánh giá nhà tuyển dụng, tài liệu đánh giá hiệu suất, báo cáo kỷ luật và khiếu nại, biểu mẫu thông tin bí mật của nhân viên và một bản sao của sổ tay nhân viên của bạn.
Soạn thảo một phác thảo của các khu vực tập trung. Các lĩnh vực được đề xuất bao gồm: pháp luật ảnh hưởng đến thay đổi lợi ích của nhân viên; xu hướng việc làm liên quan đến lực lượng lao động đa thế hệ; đào tạo và phát triển kế hoạch kế nhiệm; cơ hội phát triển chuyên nghiệp và quảng cáo đã được chứng minh hiệu quả trong nơi làm việc của bạn; và, phân tích doanh thu của công ty so với các ngành công nghiệp và doanh nghiệp khác.
Tiến hành nghiên cứu về các lĩnh vực bạn định phân tích. Đọc các bài báo, số liệu thống kê, dữ liệu và tạp chí thương mại để biết thông tin về thực tiễn tốt nhất về nguồn nhân lực cho từng lĩnh vực trọng tâm. Chuẩn bị một tệp cho mỗi chủ đề, và đặt nghiên cứu của bạn và thông tin liên quan về nơi làm việc của bạn trong mỗi tệp. Tổ chức nghiên cứu và dữ liệu của bạn theo cách này giúp bạn dễ dàng tập trung vào một chủ đề tại một thời điểm.
Xây dựng một phân tích bằng văn bản cho từng khu vực trọng tâm - một khu vực tại một thời điểm. Lý tưởng nhất là phân tích của bạn sẽ chứa phần giải thích về dữ liệu tại nơi làm việc, so sánh dữ liệu với thực tiễn trong quá khứ và xu hướng việc làm hiện tại và đề xuất cải tiến trong từng lĩnh vực của nguồn nhân lực và chức năng việc làm.
Dự thảo giới thiệu về báo cáo nhân sự của bạn. Giải thích mục đích của báo cáo, báo cáo được phân phối cho ai và kết quả mong muốn. Soạn thảo bản nháp của bạn với càng nhiều chi tiết càng tốt, nhưng hãy giữ toàn bộ phần giới thiệu trong khoảng ba trang. Một bản tóm tắt điều hành được xây dựng tốt thường được chuẩn bị sau khi hoàn thành báo cáo, giống như bản tóm tắt điều hành của một kế hoạch kinh doanh. Người đọc có thể đọc phần giới thiệu của bạn và hiểu chủ đề của mọi phần trong báo cáo.
