Các nhà đầu tư thường xuyên mua cổ phiếu của các tập đoàn giao dịch công khai. Những nhà đầu tư này được coi là cổ đông hoặc cổ đông và cổ phiếu của họ biểu thị quyền sở hữu một phần của tập đoàn. Do quyền sở hữu của họ, các cổ đông được cấp một số quyền hạn, bao gồm khả năng bầu ra một ban giám đốc. Họ tham gia vào các hoạt động này trong các cuộc họp cổ đông thường niên. Nhiều biểu mẫu ủy quyền cho phép họ bỏ phiếu về các vấn đề của công ty mà không có mặt. Các hình thức ủy quyền cho các bên thứ ba bỏ phiếu thay mặt họ.
Thủ tục bỏ phiếu
Theo Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch Hoa Kỳ, các công ty cung cấp cho các cổ đông bốn cách để bỏ phiếu. Các cổ đông có thể tham dự cuộc họp cổ đông thường niên trực tiếp để bỏ phiếu. Trước cuộc họp đó, các cổ đông nhận được các tài liệu phác thảo các thủ tục bỏ phiếu, chi tiết cuộc họp và thẻ proxy. Các cổ đông cũng có thể bỏ phiếu qua thư bằng cách hoàn thành thẻ proxy, trong đó lưu ý vấn đề sẽ được bỏ phiếu. Thẻ proxy khác với biểu mẫu proxy: thẻ là phiếu bầu thực tế và biểu mẫu là ủy quyền cho cử tri bên thứ ba. Ngoài ra, các công ty có thể cho phép các cổ đông bỏ phiếu qua điện thoại hoặc Internet.
Ngôn ngữ biểu mẫu proxy
Mặc dù ngôn ngữ biểu mẫu ủy quyền sẽ khác nhau, các biểu mẫu ủy quyền điển hình yêu cầu các cổ đông tự nhận dạng, công ty mà họ nắm giữ cổ phần, cử tri ủy quyền của bên thứ ba với tư cách là đại lý của cổ đông, cuộc họp mà ủy quyền sẽ bỏ phiếu và xác nhận rằng các ủy quyền trước đó được thay thế. Các cổ đông phải hẹn hò và ký vào mẫu. Cử tri ủy nhiệm bị ràng buộc bỏ phiếu theo hướng dẫn của cổ đông.
Cho phép Proxy
Sau khi xác định một cử tri ủy quyền và hoàn thành mẫu ủy quyền, các cổ đông có thể truyền tài liệu đến văn phòng công ty. Ngoài ra, một số công ty cho phép proxy tự trình bày biểu mẫu tại cuộc họp cổ đông thường niên có liên quan. Proxy được phép bỏ phiếu sau khi ủy quyền được gửi, trước hoặc trong cuộc họp cổ đông có liên quan.
Thu hồi Proxy
Nói chung, các cổ đông không bị ràng buộc bởi các hình thức ủy quyền đã gửi trước đó nếu họ muốn thu hồi ủy quyền. Mặc dù các quy tắc cụ thể khác nhau với mỗi công ty, một khi mẫu ủy quyền được ký và gửi, các cổ đông phải tuân theo một quy trình riêng để thu hồi ủy quyền. Nói chung, các cổ đông của hồ sơ phải truyền thư xác định proxy, cùng với yêu cầu xóa ủy quyền của cử tri. Tuy nhiên, các cổ đông phải ủy quyền cho một proxy mới nếu họ có ý định bỏ phiếu tại một cuộc họp mà họ sẽ không tham dự.
Biểu mẫu và môi giới ủy quyền
Các cổ đông mua cổ phiếu thông qua các đại lý môi giới không bỏ phiếu trực tiếp với công ty và do đó không phải lúc nào cũng cần phải ký các biểu mẫu proxy vật lý. Các đại lý môi giới hoạt động như một ủy nhiệm và bỏ phiếu thay mặt cho cổ đông. Các cổ đông này có thể bỏ phiếu tại cuộc họp bằng cách trở thành chủ sở hữu đã đăng ký hoặc bằng cách yêu cầu nhà môi giới đấu thầu ủy quyền cho cổ đông. Các cổ đông trở thành chủ sở hữu đã đăng ký bằng cách yêu cầu chứng chỉ cổ phiếu thực tế, thường phải trả phí. Các cổ đông có thể bỏ phiếu trực tiếp bằng cách xuất hiện thực tế tại cuộc họp cổ đông thường niên.
