Ngân sách từ dưới lên, còn được gọi là ngân sách có sự tham gia, là một quá trình liên quan đến quản lý từ mọi bộ phận trong một công ty. Nỗ lực hợp tác sử dụng kiến thức chuyên ngành được tổ chức bởi các nhân viên phòng ban để xây dựng ngân sách tài chính công ty chi tiết và có ý nghĩa. Điều này tương phản trực tiếp với ngân sách từ trên xuống, trong đó quản lý cấp cao tạo ra ngân sách cấp cao hơn và thực thi nó từ trên cấp phòng ban.
Xác định ngân sách từ dưới lên
Ngân sách từ dưới lên thường được xây dựng theo định dạng của báo cáo thu nhập và đó là ước tính về các mục tiêu kinh doanh của năm hiện tại cho doanh thu (nếu có) và chi phí dựa trên mức trung bình của hiệu suất hoặc số tiền hiện tại của năm ngoái, như tiền thuê tòa nhà hiện tại. Phần từ dưới lên có nghĩa là ngân sách được phát triển ở cấp độ chi tiết của từng bộ phận trong một công ty.
Mỗi bộ phận xây dựng dự báo riêng về doanh thu và chi phí bán hàng. Ngoài ra, một số công ty có thể phát triển ngân sách từ dưới lên dựa trên mỗi dự án mà doanh nghiệp chọn thực hiện trong năm. Sau khi hoàn thành, mỗi ngân sách bộ phận chi tiết được hợp nhất thành ngân sách tổng thể cho toàn bộ công ty. Một số công ty cũng có thể tập hợp ngân sách từ trên xuống dưới dạng séc, so sánh ngân sách này với ngân sách từ dưới lên của họ và điều chỉnh sao cho ngân sách đáp ứng ở giữa.
Ưu điểm của phương pháp từ dưới lên
Ngân sách từ dưới lên thường rất chính xác vì mỗi bộ phận sử dụng kiến thức chuyên ngành của mình để tạo các chi tiết đơn hàng riêng lẻ trong ngân sách của mình. Loại quy trình lập ngân sách này cải thiện tinh thần của công ty và động lực của nhân viên vì toàn bộ nhóm tham gia vào việc lập ngân sách và có nhiều quyền sở hữu hơn để đạt được các mục tiêu ngân sách.
Một số bộ phận có ngân sách phụ thuộc một phần vào các hoạt động trong một bộ phận khác của công ty và giao tiếp thường được cải thiện khi các nhóm làm việc cùng nhau để đặt ra các mục tiêu liên quan đến nhau. Quy trình lập ngân sách cũng giúp quản lý có được sự hiểu biết sâu sắc hơn và cam kết với các mục tiêu kinh doanh.
Nhược điểm
Các phòng ban có thể trở nên phạm tội vì ngân sách quá cao, bị quá chi tiết và cố gắng lập ngân sách cho mỗi mặt hàng chủ lực và bút chì. Khi mỗi người quản lý bộ phận hình thành ngân sách riêng của họ, sẽ có xu hướng thêm một chút đệm trong trường hợp nhóm gặp khó khăn trong việc đánh vào số ngân sách của mình. Nếu mỗi bộ phận đệm ngân sách của nó, hiệu ứng tích lũy có thể có tác động đáng kể và tiêu cực đến ngân sách hợp nhất.
Ngoài ra, một bộ phận có thể đặt các mục tiêu ngân sách quá dễ đạt được và các nhà quản lý thiếu kinh nghiệm có thể đưa ra quyết định kém khi ước tính và tính toán số ngân sách. Quá trình lập ngân sách cũng có thể mất nhiều thời gian hơn vì tất cả những người và các bộ phận liên quan.
Tận dụng chuyên môn
Ngoài bất kỳ nhược điểm nào, ngân sách từ dưới lên thường có thông tin chất lượng cao hơn nhiều so với ngân sách từ trên xuống vì các nhân viên làm việc với dữ liệu mỗi ngày là những người tạo ra các con số. Các nhân viên chia sẻ những gì họ biết rõ nhất trong khi cho phép quản lý cấp cao tự do tập trung vào kế hoạch và chiến lược kinh doanh cấp cao hơn cho công ty.
