Khi bạn bán hàng cho một món hàng hay dịch vụ nhưng không có ngay lập tức thanh toán đầy đủ, bạn tạo một khoản phải thu. Các khoản phải thu là tài sản thể hiện giá trị tiền tệ cho doanh nghiệp của bạn dưới hình thức thanh toán cho bạn và các thực tiễn tốt nhất yêu cầu bạn phải hạch toán chúng trong sổ sách của mình. Doanh nghiệp rất nhỏ đôi khi hoạt động trên cơ sở tiền mặt, nhưng hệ thống này có thể xử lý các khoản phải thu, do đó bạn phải sử dụng cơ sở dồn tích phổ biến hơn để thay thế. Điều này liên quan đến việc tạo các mục trong một số sổ cái tài khoản cho mỗi giao dịch.
Tạo một tài khoản phải trả tài khoản và sổ cái. Vì chúng là tài sản, về mặt kỹ thuật bạn có thể ghi lại các khoản phải thu trong tài khoản tài sản chính của mình, nhưng tài sản kinh doanh rất đa dạng và tài khoản này có thể trở nên khó sử dụng theo thời gian. Để lưu trữ hồ sơ sạch hơn, hãy tạo một tài khoản con gái hoàn toàn riêng biệt dành riêng cho các khoản phải thu. Sau đó, bạn có thể thực hiện tất cả các mục nhập dữ liệu của mình vào sổ cái đó và chỉ cần biên dịch nó vào tài khoản tài sản chính khi bạn chuẩn bị báo cáo tài chính.
Ghi lại mỗi lần bán hàng tạo ra một khoản phải thu trong sổ cái tài khoản doanh thu của bạn trước tiên, như bạn thường làm. Việc bán được thực hiện trong cột bên phải dưới dạng tín dụng, vì tín dụng làm tăng tài khoản doanh thu.
Ghi lại việc tạo khoản phải thu, với cùng số tiền bằng giá bán, vào sổ cái các khoản phải thu của bạn, ngoại trừ ở đây đánh dấu vào cột bên trái là một khoản ghi nợ. Mục này xác định rằng bạn đang nợ tiền và chưa được thanh toán.
Cập nhật mục trong sổ cái tài khoản phải thu của bạn khi bạn thực sự nhận được thanh toán. Ghi nhận các khoản thanh toán dưới dạng tín dụng; thanh toán đầy đủ nên hủy bỏ hoàn toàn giá trị của khoản phải thu. Sử dụng hóa đơn hoặc số theo dõi để ánh xạ đúng các khoản thanh toán cho các khoản phải thu chính xác.
Ghi nợ sổ cái tài khoản tiền mặt của bạn cho số tiền thanh toán. Điều này cho thấy giá trị giảm của tài sản của bạn đã được bù đắp bằng sự gia tăng tiền mặt.
Tạo một phân khúc mới trong sổ cái các khoản phải thu của bạn với một tiêu đề như Phụ cấp cho các khoản phải thu xấu. Điều này đóng vai trò là đối tác với tài khoản phải thu của bạn; Mục đích của nó là để ước tính các khoản nợ xấu, các khoản nợ không thể thực hiện được của các cơ sở dữ liệu mà bạn không thể thu được.
Ước tính giá trị của các khoản phải thu xấu mà bạn dự kiến sẽ tích lũy trong giai đoạn tới. Để ước tính tốt, hãy sử dụng số liệu thống kê ngành khi có sẵn hoặc dựa vào kinh nghiệm trong quá khứ của bạn, kinh nghiệm của các đồng nghiệp trong ngành hoặc đánh giá các điều kiện kinh tế hiện tại trong thị trường của bạn. Nhập các khoản phải thu xấu ước tính của bạn dưới dạng tín dụng vào sổ cái phụ cấp và nhập số tiền tương tự như một khoản ghi nợ vào sổ cái tài khoản chi phí của bạn.
Điều chỉnh giá trị các khoản phải thu của bạn xuống ít nhất một lần mỗi kỳ kế toán bằng cách lấy giá trị của các khoản phải thu nghi ngờ hoặc không thể kiểm soát mà bạn ước tính trong sổ cái phụ cấp của bạn và trừ vào tổng số trong sổ cái các khoản phải thu. Tổng số mới tạo ra một con số được gọi là giá trị thuần có thể thực hiện được của các khoản tiền thuần hoặc các khoản phải thu ròng, hay và thể hiện số tiền phải thu mà bạn phải trả mà bạn thực sự mong đợi để thu thập.
Lời khuyên
-
Tính tổng các khoản phải thu của bạn bất cứ lúc nào để xem tổng giá trị các khoản phải thu của công ty bạn. Sử dụng thông tin này làm tài liệu tham khảo để tránh chi tiêu quá nhiều tiền trong thời gian ngắn mà bạn đã thu thập được.
Thay thế cho phương pháp trợ cấp để ước tính các khoản phải thu xấu, bạn có thể sử dụng một phương pháp đơn giản hơn nhiều gọi là xóa sổ trực tiếp. Trong phương pháp này, bạn chỉ cần ghi có các khoản phải thu xấu cho toàn bộ giá trị của chúng sau khi bạn cho rằng chúng không bị kiểm soát và tạo một mục ghi nợ tương ứng trong tài khoản chi phí của bạn. Điều này dễ dàng hơn cho các mục đích thuế hơn là sử dụng phương pháp trợ cấp và liên quan đến việc nhập dữ liệu ít hơn, nhưng ít mạnh mẽ hơn và kém linh hoạt hơn. Phương pháp trợ cấp thường được ưa thích.
