Hợp đồng bằng văn bản kém thường dẫn đến sự hiểu lầm và cuối cùng là các vụ kiện giữa các bên liên quan. Các vụ kiện theo hợp đồng cũng là kết quả của các bên không bao giờ đọc hoặc hiểu đầy đủ các điều khoản của hợp đồng. Mặc dù thư dự định của nhà thầu phụ không phải là hợp đồng, tài liệu này cung cấp nhiều chi tiết của hợp đồng chính thức dưới dạng cô đọng. Nhà thầu đưa thư này về ý định cho nhà thầu phụ để chỉ định chi tiết và bồi thường cho công việc mà nhà thầu phụ sẽ thực hiện.
Cần những gì trong thư?
Nhà thầu cần đảm bảo rằng thư dự định được viết rõ ràng nhất có thể. Trong hầu hết các trường hợp, một hợp đồng chính thức tuân theo thư mục đích và các điều khoản cụ thể của thư này trở thành các điều khoản của hợp đồng thực tế. Nhà thầu cần nêu rõ giá trị của khoản bồi thường được cung cấp cho nhà thầu phụ và chi tiết cụ thể của công việc mà nhà thầu phụ sẽ thực hiện. Tài liệu này nên liệt kê ngày bắt đầu và ngày hoàn thành cho công việc mà nhà thầu phụ sẽ thực hiện. Hơn nữa, thư mục đích nên chỉ định bất kỳ yêu cầu trái phiếu bảo hiểm hoặc hiệu suất liên quan đến công việc được ký hợp đồng phụ.
Điều kiện làm việc
Thư dự định của nhà thầu phụ cũng nên xác định các chi tiết cụ thể của các điều kiện làm việc liên quan đến dự án. Bức thư nên cho biết ai chịu trách nhiệm đưa ra hướng dẫn và phụ trách công trường, cho dù là nhà thầu hay nhà thầu phụ. Thông tin cụ thể trong thư mục đích bao gồm số lượng nhân viên cần thiết, quyền truy cập cần thiết để hoàn thành công việc, số giờ trong ngày mà nhà thầu phụ sẽ làm việc và các cân nhắc khác như tiếng ồn và chất thải.
Giới hạn thời gian của thư
Một lá thư của ý định không giống như hợp đồng đã hoàn thành. Vì lý do này, thư dự định của nhà thầu phụ là một tài liệu tạm thời được sử dụng cho đến khi nhà thầu và nhà thầu phụ ký hợp đồng chính thức. Cả hai bên luôn phải nhấn mạnh vào việc ký hợp đồng thực tế trước khi bắt đầu dự án. Một hợp đồng đầy đủ và được viết tốt mà cả hai bên hiểu đầy đủ giúp giảm cơ hội khởi kiện.
Trách nhiệm
Thư dự định cũng có thể thông báo cho người hoặc doanh nghiệp đã thuê nhà thầu về các nhiệm vụ cụ thể mà nhà thầu đã ủy thác cho một nhà thầu phụ. Nếu nhà thầu phụ nhận tất cả trách nhiệm và trách nhiệm của hợp đồng ban đầu, thư dự định của nhà thầu phụ sẽ xác định rõ trách nhiệm này.
