Cách tạo giá trị doanh nghiệp với công nghệ thông tin

Đầu tư vào công nghệ thông tin có thể đóng một vai trò quan trọng trong thành công của công ty bạn. Để tạo ra giá trị kinh doanh với công nghệ thông tin, bạn cần có một bộ mục tiêu và cơ chế rõ ràng để theo dõi lợi tức đầu tư.

Tạo mục tiêu của công ty. Các mục tiêu của công ty bạn sẽ xác định giá trị nào có ý nghĩa đối với doanh nghiệp của bạn. Tập hợp các bên liên quan chính của doanh nghiệp của bạn bao gồm nhân viên, quản lý cấp trên, nhà cung cấp chính và chủ sở hữu công ty. Xác định một bộ mục tiêu chung cho công ty của bạn có thể mang lại lợi ích cho mọi bên liên quan. Thu hẹp danh sách thành bốn hoặc năm mục tiêu theo thứ tự quan trọng.

Vạch ra "chuỗi giá trị" cho từng mục tiêu. Lấy từng mục tiêu của công ty và vẽ một bản đồ trực quan cho thấy trạng thái hiện tại của quy trình bắt đầu từ khách hàng và kết thúc bằng việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ. Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là cho thuê DVD trong cửa hàng DVD của bạn dễ tiếp cận hơn với khách hàng của bạn, bạn sẽ vạch ra cách khách hàng hiện tại đi thuê DVD. Công nghệ thông tin thường đơn giản hóa các hệ thống lặp đi lặp lại. Nếu khách hàng của bạn thường thực hiện các hành động tương tự để thuê DVD, thì bạn có thể tự động hóa quy trình với công nghệ.

Tính lợi ích của một hệ thống tự động. Điều này không phải lúc nào cũng dễ thực hiện vì lợi ích tài chính có thể mang tính chủ quan và dự đoán dựa trên các giả định sai lầm. Lấy từng mục tiêu của công ty bạn và đặt một giá trị tiền tệ để đạt được từng mục tiêu. Nói cách khác, hãy tự hỏi bạn sẽ kiếm được bao nhiêu tiền hoặc tiết kiệm nếu bạn hoàn thành từng mục tiêu của công ty. Nếu mục tiêu của công ty bạn là tiền tệ, thì bạn có thể so sánh nó với chi phí thực hiện công nghệ thông tin. Nếu chi phí cho việc triển khai công nghệ thông tin có thể giúp bạn đạt được các mục tiêu tài chính của công ty thì công nghệ đó đang tạo ra giá trị. Một ví dụ đơn giản là có thể chấp nhận thẻ tín dụng. Nếu chi phí mua và thiết lập bộ xử lý thẻ tín dụng giúp bạn tăng doanh số bán hàng, thì công nghệ đang tăng thêm giá trị cho doanh nghiệp của bạn.

Tạo thời gian dùng thử cho hệ thống. Triển khai công nghệ thông tin trong một khu vực nhỏ của doanh nghiệp của bạn và theo dõi kết quả so với hệ thống hiện tại. Trong một số trường hợp, điều này có thể không khả thi về mặt tài chính vì việc triển khai công nghệ trong thời gian dùng thử có thể quá tốn kém. Trong trường hợp này, bạn nên tạo khảo sát và các nhóm tập trung để xác định xem khách hàng hoặc nhân viên sẽ nắm lấy công nghệ mới.

Tự động hóa các quá trình lặp đi lặp lại. Cách dễ nhất để tạo ra giá trị kinh doanh thông qua công nghệ thông tin là tự động hóa hoặc thay thế các hệ thống cũ bằng công nghệ. Ví dụ: một doanh nghiệp nhỏ in biểu mẫu để nhận chữ ký phê duyệt từ một số bộ phận, có thể đơn giản hóa quy trình bằng cách cho mỗi bộ phận truy cập tài liệu qua tài liệu Google và chỉ in khi tất cả các ủy quyền đã được cấp. Công ty của bạn có thể chia sẻ cơ sở dữ liệu điện tử giữa nhiều bộ phận nơi trước đây chỉ có một hoặc hai người có quyền truy cập vào các tệp. Những cải tiến nhỏ như thế này là những cách dễ dàng để tạo ra giá trị thông qua công nghệ thông tin.