Một tài liệu chính sách và thủ tục của công ty là một yếu tố quan trọng trong việc duy trì hiệu quả, tính nhất quán và giao tiếp rõ ràng. Một số công ty lựa chọn tạo các tài liệu riêng lẻ cho các quy trình khác nhau, trong khi các công ty khác thu thập tất cả các chính sách và quy trình vào một hướng dẫn mà họ trình bày cho mỗi nhân viên. Các chính sách và thủ tục được ghi chép tốt cung cấp lợi ích cho nhân viên, khách hàng và công ty.
Đặt kỳ vọng
Chính sách của công ty thường đặt kỳ vọng cho hành vi của nhân viên về các chủ đề như tham dự, kịp thời, quy định trang phục, quy định an toàn và nhiều hơn nữa. Các tài liệu về chính sách và thủ tục thường đặt ra trách nhiệm của công ty đối với nhân viên của mình, bao gồm tuyển dụng cơ hội, nghỉ phép và nghỉ ốm, nghỉ phép gia đình, v.v. nhân viên đồng ý tuân theo các quy tắc được quy định trong hướng dẫn. Một số công ty yêu cầu nhân viên mới ký vào một biểu mẫu cho biết rằng họ đã nhận được hướng dẫn.
Khuyến khích hiệu quả
Cách hiệu quả nhất để thực hiện mục tiêu là cơ sở cuối cùng của các quy trình của công ty. Đây có thể không phải là cách dễ nhất hoặc nhanh nhất, nhưng nó là cách ít tốn công sức nhất để đáp ứng mục tiêu mà không làm giảm chất lượng, phát sinh rủi ro hoặc bỏ qua bất kỳ yêu cầu quy định nào. Về mặt lý thuyết, nếu mỗi nhân viên tuân theo quy trình đã đặt ra cho mọi nhiệm vụ, mọi lúc, công ty sẽ đáp ứng tất cả các mục tiêu theo cách hiệu quả nhất có thể. Trong thực tế, quy trình ưa thích có thể không thể thực hiện được mỗi lần, vì vậy nhiều quy trình thực sự bao gồm một chính sách cụ thể về cách xử lý tình huống như vậy. Điều này có thể bao gồm sự chấp thuận từ cấp cao hơn hoặc đơn giản là tài liệu bổ sung.
Khuyến khích tính nhất quán
Tính nhất quán nói chung giống hiệu quả. Khi mọi người làm mọi thứ theo cùng một cách mọi lúc, cuối cùng họ sẽ có thể hoàn thành quy trình trong một khoảng thời gian ngắn hơn, điều đó có nghĩa là họ có thể làm nhiều công việc hơn trong cùng một khoảng thời gian. Sự nhất quán cũng tạo ra sự tự tin. Các phương pháp nhất quán đảm bảo với khách hàng rằng công ty sẽ xử lý các tài khoản của họ với sự cẩn thận và chính xác như nhau trong mỗi lần tương tác. Tính nhất quán giúp nhân viên và khách hàng biết những gì mong đợi khi gặp phải một tình huống nhất định.
Duy trì pháp lý
Luật pháp, cơ quan quản lý hoặc công ty bảo hiểm yêu cầu các công ty lập tài liệu và phân phối một số quy trình và thủ tục. Ví dụ, hầu hết các tiểu bang yêu cầu các công ty phải có một quy trình được thiết lập để xử lý các yêu cầu bồi thường của công nhân và đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều biết quy trình này hoạt động như thế nào. Các công ty bảo hiểm và các cơ quan quản lý như OSHA yêu cầu các công ty chi tiết các chính sách an toàn, đặc biệt là trong môi trường sản xuất. Bao gồm thông tin này trong một tài liệu quy trình và thủ tục cho phép công ty đáp ứng các yêu cầu phân phối.
Giao tiếp hiệu quả
Một công ty có thể có nhiều nhân viên, nhiều địa điểm và / hoặc nhân viên làm việc theo ca khác nhau. Nhân viên sẽ rời khỏi công ty và nhân viên mới sẽ gia nhập công ty. Cách dễ nhất để truyền đạt kỳ vọng và quy trình cho tất cả nhân viên mà không bỏ sót ai, bỏ thông tin hoặc không nhất quán là viết và phân phát một tài liệu chính sách và thủ tục chính thức. Đảm bảo rằng tất cả mọi người đều có quyền truy cập vào cùng một thông tin cũng giúp bảo vệ công ty trước các vụ kiện chấm dứt sai trái vô căn cứ.
