Những lá thư kinh doanh giận dữ được viết bởi những người tiêu dùng hoặc nhân viên bất mãn đang tìm kiếm một số loại thay đổi hoặc thù lao tài chính. Phần lớn của một bức thư tức giận, thường được gọi là thư khiếu nại, liên quan đến việc xem xét các sự kiện và sự kiện dẫn đến sự bất mãn. Nếu người viết thư muốn thực sự lôi kéo công ty vào một cuộc trò chuyện mang tính xây dựng, bức thư phải duy trì sự chuyên nghiệp xuyên suốt.
Sử dụng Báo cáo thực tế
Đặt sự thật trong thư, không giả định hoặc ý kiến. Nói những gì tạo ra sự thất vọng, tức giận hoặc đau khổ. Sử dụng các sự kiện phác thảo chi tiết về những gì xảy ra theo thứ tự thời gian. Trong khi nêu rõ sự thật, đừng truyền đạt ý kiến hoặc cảm xúc. Bức thư chuyên nghiệp hơn, và do đó hiệu quả hơn, với những cảm xúc bị bỏ lại càng nhiều càng tốt.
Ví dụ: "Có một khoản phí trên hóa đơn hàng không của tôi cho ba túi được kiểm tra. Vé của tôi chỉ ghi một túi." Những tuyên bố này là thực tế bởi vì chúng có thể chứng minh được với các tài liệu của hóa đơn và vé.
Một khi sự thật được nêu ra, giải thích tại sao điều này gợi lên sự tức giận và thất vọng. Tránh gọi tên, thô tục và tuyên bố buộc tội. Ví dụ: "Bạn đang đánh cắp tiền của tôi với các khoản phí bất hợp pháp này", chỉ làm tăng thêm vấn đề. Chứng minh hành vi trộm cắp khó hơn nhiều so với yêu cầu một công ty chấp nhận trách nhiệm cho một sai lầm và tự động đặt công ty vào thế phòng thủ.
Rõ ràng và súc tích
Chủ doanh nghiệp, người quản lý và bộ phận dịch vụ khách hàng không có thời gian để đọc tiểu thuyết. Mặc dù điều quan trọng là phải đảm bảo các sự kiện có liên quan được truyền đạt, giữ cho mọi thứ rõ ràng và súc tích giữ cho người đọc tham gia. Hãy nghĩ về bức thư khiếu nại như một bản tóm tắt của một thí nghiệm khoa học; có rất nhiều thông tin đi vào thí nghiệm được tóm tắt ngắn gọn với một kết luận rút ra ở cuối. Một lá thư khiếu nại cũng làm như vậy để tóm tắt các sự kiện và nêu sự đau khổ cảm xúc kết luận.
Một ví dụ về cách nói lên sự tức giận của bạn là "Tôi chắc chắn bạn có thể đánh giá cao sự thất vọng của gia đình tôi khi chúng tôi nhận ra những gì đang xảy ra." Cách tiếp cận này cố gắng cho một phản ứng đồng cảm hơn là phòng thủ.
Yêu cầu hành động
Rất ít người viết một lá thư chỉ để trút giận; hành động và giải quyết thường là mục tiêu cuối cùng. Ví dụ, một nhân viên gặp vấn đề với những bình luận xúc phạm từ đồng nghiệp rất có thể muốn thấy những thay đổi đối với chính sách của công ty và giao thức kỷ luật. Một ví dụ về thư người tiêu dùng có thể là khi một khách của khách sạn bị tính phí nhầm cho các tiện nghi khác nhau; hoàn lại tiền nhanh chóng là kết quả dự định.
Những mong muốn này và yêu cầu hành động được nêu rõ ở phần cuối của cơ thể chính ngay trước khi kết thúc. Một số chữ cái cũng nêu độ phân giải mong muốn ở đầu thư và sau đó lặp lại chúng ở cuối. Giữ hành động yêu cầu lịch sự và cô đọng như phần còn lại của bức thư. Làm cho độ phân giải mong muốn rõ ràng để người đọc hiểu được những kỳ vọng - điều này không đảm bảo bất cứ điều gì, nhưng nó bắt đầu cuộc trò chuyện.
Ví dụ: "Dựa trên các sự kiện được ghi chú ở trên, vui lòng cung cấp khoản hoàn trả đầy đủ cho tất cả các khoản phí không chính xác trong vòng hai ngày làm việc tiếp theo." Người đọc biết bạn muốn gì
Lịch sự Đóng và Thông tin liên hệ
Đóng thư bằng cách cảm ơn người đọc đã dành thời gian để xem xét mọi thứ và hiểu những cảm xúc liên quan. Sử dụng cách đóng tiêu chuẩn, chẳng hạn như "Cảm ơn" hoặc "Trân trọng", theo sau là tên in và thông tin liên lạc của bạn. Đọc lại chữ cái cho lỗi chính tả và ngữ pháp, và hãy nhìn nhận một cách trung thực về âm điệu để đảm bảo nó vẫn chuyên nghiệp.
Lưu ý bất kỳ bao vây nào với chữ cái bằng cách nhập "Bao vây", bên dưới thông tin liên hệ ngăn cách hai khối bằng một khoảng trắng. Bao vây phổ biến bao gồm biên lai, thư từ, hình ảnh hoặc bất kỳ bằng chứng in nào khác để hỗ trợ cho trường hợp của bạn.
