Chính sách nhân sự rõ ràng, ngắn gọn và hiệu quả có thể tạo ra tất cả sự khác biệt trong việc quản lý lực lượng lao động của bạn. Nhân viên phát triển mạnh trong một môi trường nơi họ hiểu được kỳ vọng của công ty và được dự đoán được quản lý theo các chính sách bằng văn bản. Việc không ghi chép lại các chính sách quan trọng có thể dẫn đến sự nhầm lẫn và thất vọng tại nơi làm việc do đó làm giảm năng suất. Do đó, điều quan trọng là làm bài tập về nhà của bạn trước và tạo ra các chính sách bảo vệ lợi ích của công ty trong khi cho phép nhân viên hiểu đầy đủ các kỳ vọng.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Bản sao tham khảo của luật Liên bang, Tiểu bang và Địa phương liên quan đến chính sách
-
Mẫu chính sách
-
Phần mềm xử lý văn bán
Thu thập tất cả thông tin thích hợp để xem xét trước khi viết bất kỳ chính sách nào cho tổ chức của bạn; điều quan trọng là phải hiểu luật liên bang và tiểu bang hoặc địa phương có thể ảnh hưởng đến khả năng quản lý dân số nhân viên của bạn. Ngoài ra, bạn nên hiểu văn hóa công ty, phong cách quản lý và lịch sử trước đây của dân số.
Sử dụng mẫu tạo chính sách để đảm bảo các chính sách nhất quán trong toàn tổ chức của bạn. Một mô hình phổ biến bao gồm các phần để ghi lại mục đích, phạm vi và thủ tục cần tuân thủ. Ba loại này thực sự là mức tối thiểu để phác thảo một cách hiệu quả một chính sách toàn diện. Các loại khác như định nghĩa và đủ điều kiện cũng thường xuyên được sử dụng. Một công ty có thể chọn thêm vào các danh mục khác để đề cập đến các chính sách của họ tùy thuộc vào mục đích của chính sách, chẳng hạn như thêm phần Khiếu nại trong chính sách quấy rối tình dục để bạn có thể xác định cách nhân viên có thể báo cáo sự cố quan tâm đến người phù hợp.
Sử dụng các danh mục phù hợp với chính sách cụ thể của bạn theo cách sau:
Mục đích
Bắt đầu bằng cách chỉ ra mục đích của chính sách. Một ví dụ có thể là: Chính sách này thiết lập và xác định các quy trình sẽ được theo dõi bởi các nhân viên làm việc từ một địa điểm từ xa.
Phạm vi
Xác định phạm vi của chính sách bằng cách xác định chính xác ai hoặc những gì được bảo hiểm. Ví dụ: Chính sách này bao gồm các nhân viên tại tất cả các trang web của công ty hoặc Chính sách này áp dụng cho tất cả các nhân viên được miễn lương.
Định nghĩa
Xác định trong danh mục này bất cứ điều gì có thể mơ hồ. Một ví dụ có thể là Nhân viên được miễn lương: Nhân viên được trả lương theo thời gian không được trả lương ngoài giờ hoặc thiết bị máy tính thuộc sở hữu của Công ty: Tất cả các thiết bị có tính chất điện tử được cung cấp cho nhân viên cho mục đích hoàn thành công việc thay mặt công ty.
Đủ điều kiện
Danh mục này thường được sử dụng để xác định khi nào một chính sách sẽ có hiệu lực đối với một nhân viên nhất định. Ví dụ: nếu chính sách được viết trên một lợi ích cụ thể mà nhân viên không đủ điều kiện cho đến khi đáp ứng một thời gian làm việc nhất định, khu vực đủ điều kiện có thể được sử dụng theo cách này: Nhân viên toàn thời gian đủ điều kiện sau 90 ngày làm việc.
Thủ tục
Vùng thủ tục được sử dụng để xác định cách chính sách sẽ được quản lý. Đây là nơi phần lớn của chính sách được tạo ra. Viết thủ tục một cách rõ ràng, súc tích và dễ hiểu. Giữ nó đơn giản và thẳng về phía trước càng tốt. Khu vực này thường sẽ dài hơn phần còn lại và sẽ bao gồm một danh sách các mục phác thảo chính sách.
Yêu cầu nhân viên tuân thủ pháp luật của công ty xem xét tất cả các chính sách trước khi thực hiện để đảm bảo rằng họ đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp và tuân thủ luật pháp liên bang, tiểu bang và địa phương.
Lời khuyên
-
Các hiệp hội nhân sự địa phương là một nguồn tài nguyên tuyệt vời cho những người mới viết chính sách. Hiệp hội quản lý nguồn nhân lực cung cấp các nguồn lực cho các thành viên bao gồm các chính sách mẫu.
Cảnh báo
Viết chính sách của bạn theo cách cho phép quản lý một số chỗ để giải thích độc lập thay vì viết chúng một cách cứng nhắc. Điều này cho phép ban quản lý đánh giá mức độ nghiêm trọng của vi phạm và đưa ra phán quyết độc lập về cách xử lý.
