Máy tính để bàn gọn gàng và ngăn kéo bàn ngăn nắp chỉ làm trầy xước bề mặt của ý nghĩa của tổ chức tốt. Thay vào đó, làm cho nhân viên của bạn được tổ chức thường có nghĩa là đi đằng sau hậu trường và giải quyết tổ chức văn phòng từ trong ra ngoài. Nó cũng có thể có nghĩa là kết hợp một chút suy nghĩ sáng tạo, cũng như các biện pháp truyền thống và rõ ràng, trong cách tiếp cận của bạn để sắp xếp nhân viên.
Dừng đa nhiệm
Mặc dù có vẻ như đa nhiệm là một cách tốt để hoàn thành công việc nhiều hơn, làm việc trên nhiều nhiệm vụ cùng một lúc vừa làm giảm năng suất vừa cản trở nỗ lực của bạn để khiến nhân viên được tổ chức. Theo Hiệp hội quản lý Hoa Kỳ, việc giảm năng suất ròng có thể lên tới 75%. Thiết lập một quy tắc rõ ràng yêu cầu nhân viên của bạn ưu tiên các hoạt động và nhiệm vụ và trước tiên thực hiện nhiệm vụ hoặc hoạt động ưu tiên cao nhất. Điều này không chỉ cải thiện năng suất và giảm căng thẳng, mà còn dẫn đến quy trình làm việc được tổ chức tốt hơn.
Thiết lập một kho lưu trữ thông tin
Xác định và thiết lập một vị trí trung tâm, chẳng hạn như khung ứng dụng dựa trên Web hoặc ổ đĩa mạng chung, để lưu trữ các biểu mẫu, mẫu tài liệu, bản sao chính sách của công ty và bất kỳ thông tin nào khác mà nhân viên chia sẻ hoặc truy cập thường xuyên. Có một vị trí để lưu trữ thông tin thường truy cập giúp truy cập dễ dàng và giúp mọi người có tổ chức. Theo cùng một cách, cả một công ty trung tâm, chia sẻ lịch hoặc bộ phận đều thông báo cho tất cả mọi người về những gì xảy ra và hỗ trợ nhân viên tạo ra các kế hoạch hàng ngày và hàng tuần.
Các cuộc họp và truyền thông
Đặt kỳ vọng rõ ràng, nhiệm vụ đại biểu và thông báo trước về những thay đổi khi có thể. Để nhân viên biết những gì bạn mong đợi và những gì bạn muốn họ làm việc cho phép lập kế hoạch trước và tổ chức tốt hơn. Tổ chức các cuộc họp cá nhân và nhóm hàng tuần hoặc hàng tháng để đánh giá tiến trình đạt được các mục tiêu được giao.Địa chỉ tổ chức tốt trực tiếp thông qua các hội thảo, diễn giả nổi bật và làm việc với các nhân viên đấu tranh với việc cải thiện kỹ năng tổ chức của họ. Khuyến khích ghi chú trong các cuộc họp để giảm khả năng sự lãng quên sẽ ảnh hưởng đến tổ chức tốt.
Dành thời gian lập kế hoạch
Yêu cầu nhân viên dành 15 phút để lập kế hoạch vào cuối mỗi ngày. Bao gồm thêm 15 phút vào mỗi chiều thứ Sáu để xem lại lịch trình vào tuần tới và chuẩn bị cho tuần sắp tới. Giúp nhân viên của bạn cải thiện kỹ năng lập kế hoạch cũng giúp cải thiện tổ chức bằng cách cho phép họ chuẩn bị tài liệu hoặc thông tin trước. Lập kế hoạch trước cũng có thể giúp nhân viên thấy nơi họ có thể đang cố gắng phù hợp với quá nhiều trong một ngày làm việc, điều này cho thấy cần phải sắp xếp lại các mục tiêu hàng ngày hoặc yêu cầu trợ giúp.
