Nhiều doanh nghiệp, cả lớn và nhỏ, sử dụng thẻ tín dụng do công ty phát hành như một cách để nhân viên hoàn thành các giao dịch mua nhỏ hoặc thanh toán cho các chi phí liên quan đến kinh doanh khác. Để giảm khả năng sử dụng sai, các chính sách được xác định rõ ràng về việc sử dụng thẻ nên được truyền đạt tới nhân viên và người giám sát của họ. Các chính sách này nên giải quyết các vấn đề như sử dụng phù hợp, bảo mật, hạn chế và quy trình xem xét.
Trách nhiệm của chủ thẻ
Nhân viên được chọn để nhận thẻ tín dụng kinh doanh phải chịu trách nhiệm về tính bảo mật của thẻ, cũng như sự riêng tư của thông tin liên quan đến công ty. Trách nhiệm này phải bao gồm giữ thẻ ở vị trí an toàn, bảo vệ số nhận dạng cá nhân của thẻ và xem xét các tuyên bố về hoạt động gian lận. Thẻ tín dụng của công ty không bao giờ được sử dụng bởi bất kỳ ai khác ngoài chủ thẻ. Thẻ bị mất hoặc bị đánh cắp nên được báo cáo cho tổ chức phát hành thẻ và công ty càng sớm càng tốt.
Giới hạn chi tiêu
Thẻ tín dụng của công ty nên bao gồm các giới hạn chi tiêu phù hợp với nhu cầu dự kiến của nhân viên. Những giới hạn này nên được thông báo cho nhân viên, tại thời điểm ban hành và tuân thủ nghiêm ngặt. Nhân viên cần đảm bảo rằng việc sử dụng không vượt quá giới hạn này hoặc phải chịu các hình phạt hoặc phí quá giới hạn. Thẻ tín dụng của công ty không bao giờ nên được sử dụng để ứng tiền mặt.
Báo cáo sử dụng
Nhân viên phải chịu trách nhiệm về các báo cáo sử dụng thường xuyên cho người giám sát được chỉ định.Các báo cáo này nên bao gồm một lời giải thích chi tiết về các khoản phí riêng lẻ, biên lai gốc và mã kế toán công ty phù hợp. Thông tin này phải được đính kèm với bảng sao kê hàng tháng áp dụng và gửi với đủ thời gian để tránh phí thanh toán trễ.
Sử dụng cá nhân
Trừ khi là một phần của gói bồi thường nhân viên, không được phép sử dụng cá nhân thẻ tín dụng của công ty. Sử dụng cá nhân nên được định nghĩa là bất kỳ khoản phí nào không liên quan trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp hoặc các chi phí liên quan. Sử dụng cá nhân trong tình huống khẩn cấp nên yêu cầu giải thích thêm và trả nợ ngay lập tức cho công ty.
Đánh giá sử dụng
Việc xem xét sử dụng thẻ tín dụng nhân viên nên được tiến hành thường xuyên. Việc xem xét này phải được thực hiện bởi cả người giám sát trực tiếp của nhân viên và thành viên của bộ phận kế toán doanh nghiệp. Người giám sát của nhân viên phải chịu trách nhiệm xác định việc sử dụng là phù hợp và phù hợp với trách nhiệm công việc của nhân viên. Bộ phận kế toán cần đảm bảo rằng các khoản thanh toán và tín dụng được xử lý đúng cách và giới hạn sử dụng không bị vượt quá.
