Khi bạn được yêu cầu viết một báo cáo chuyên nghiệp, bạn có thể nhầm lẫn về thông tin cần bao gồm. Viết kinh doanh, đặc biệt cho các báo cáo, thường có định dạng và phong cách nên được tuân theo. Khi bạn đã quen với việc viết theo định dạng và phong cách cần thiết cho các báo cáo chuyên nghiệp, bạn sẽ có thể viết một báo cáo nhanh chóng và dễ dàng.
Xem lại phong cách viết báo cáo. Không giống như viết tường thuật hay viết luận, viết báo cáo có hiệu quả cao. Bất kỳ từ thừa nào cũng cần được loại bỏ, và ngôn ngữ đơn giản và trực tiếp. Sử dụng giọng nói tích cực và tránh thông tin dư thừa.
Thêm các mục đạn bất cứ khi nào bạn có thể. Thay vì giải thích một cái gì đó ở dạng câu, một báo cáo sẽ giải thích nó với một danh sách gạch đầu dòng. Ví dụ, các tính năng của một dự án kinh doanh sẽ không được viết dưới dạng đoạn văn, mà được liệt kê ra bằng các viên đạn.
Chia đoạn văn sao cho mỗi đoạn chỉ dài vài dòng. Viết báo cáo không bao gồm các đoạn văn dài.
Tránh bao gồm thông tin mà khán giả của bạn đã biết. Với một bài luận, bạn thường cho rằng người đọc không biết gì về chủ đề này. Khi viết báo cáo, hãy xóa tất cả thông tin mà khán giả của bạn đã biết. Ví dụ: nếu bạn viết một báo cáo về chính sách công ty mới cho nhân viên quản lý, không bao gồm thông tin chung về công ty của bạn mà các nhà quản lý sẽ biết. Tuy nhiên, thông tin đó có thể được bao gồm nếu báo cáo dành cho một nhóm nhân viên mới.
Bao gồm các tài liệu bổ sung với báo cáo kinh doanh. Những thứ như biểu đồ, đồ thị, hình ảnh, bảng biểu, sơ đồ và hình ảnh khác có thể được sử dụng để nâng cao báo cáo và làm cho ý nghĩa rõ ràng hơn.
Đặt các tiêu đề trong toàn bộ báo cáo để làm cho người đọc tham khảo các phần khác nhau dễ dàng hơn.
