Cho dù chúng được gửi bởi dịch vụ bưu chính hoặc qua email, thư kinh doanh luôn tuân theo một định dạng và phong cách cụ thể. Theo định dạng nhanh chóng đến điểm và cho người đọc của bạn biết về các tài liệu liên quan bổ sung mà bạn đã đưa vào như sơ yếu lý lịch, hợp đồng đã ký hoặc bản sao hóa đơn thanh toán. Chi tiết các tệp đính kèm trong nội dung thư của bạn và ghi chú chúng ở cuối thư là một cách chuyên nghiệp giúp người nhận hiểu lý do tại sao bạn viết và những tài liệu bổ sung nào bạn đã gửi.
Nói với người đọc tại sao bạn viết
Một lá thư kinh doanh được viết tốt bắt đầu bằng một câu duy nhất giải thích lý do tại sao bạn viết. Nói cho người nhận biết những gì và bao nhiêu tài liệu bạn đang đính kèm và tại sao bạn bao gồm chúng. Bạn nên bắt đầu bằng các cụm từ như tôi đang kèm theo sơ yếu lý lịch của mình cho vị trí trợ lý giám đốc, hay hoặc đính kèm là một bản sao của thư tôi nhận được xác nhận khoản thanh toán gần đây của tôi.
Tránh quá trang trọng
Viết thư kinh doanh của bạn không nên bao gồm cụm từ trang trọng hơn nhiều. Xin vui lòng tìm thấy kèm theo, trong khi nó không đúng về mặt ngữ pháp, loại ngôn ngữ viết chính thức đó được sử dụng chủ yếu trong các tạp chí học thuật, tài liệu chính thức và những nơi đòi hỏi mức độ nghiêm trọng cao hơn. Theo nguyên tắc chung, tránh ngôn ngữ quá trang trọng trong thư từ và email kinh doanh hàng ngày của bạn.
Liệt kê các tệp đính kèm hoặc kèm theo bên dưới Chữ ký của bạn
Ở dưới cùng của chữ cái sau dòng chữ ký là nơi thích hợp để liệt kê các tệp đính kèm. Nếu bạn đang gửi email, hãy nhân đôi khoảng trống sau chữ ký và sau đó trích dẫn các tệp đính kèm bằng một ký hiệu ngắn gọn như Tập tin đính kèm: Tiếp tục cho Jane K. Doe. Nếu bạn đang gửi thư qua dịch vụ bưu chính, bạn sẽ thêm một ký hiệu mô tả ngắn gọn các bao vây hai dòng dưới chữ ký. Bạn có thể viết ra từ bao vây kèm theo (Ví dụ: Bao vây: Tóm tắt thị trường hàng tháng) hoặc sử dụng từ viết tắt kinh doanh phổ biến là Enc. ((Enc Enc: Resume for John K. Doe)
Lời khuyên bổ sung cho Email doanh nghiệp
Cách đặt tên tệp đính kèm: Định dạng là rất quan trọng khi gửi email doanh nghiệp. Tên tệp của tệp đính kèm phải liên quan đến email của bạn. Bao gồm tên của bạn, một mô tả ngắn về chủ đề và ngày của email. Nếu có nhiều hơn một trang cho tệp đính kèm của bạn, hãy chỉ ra điều đó.
Đính kèm hình ảnh hiệu quả: Nếu bạn đang gửi ảnh, hãy đảm bảo bạn cắt ảnh của mình để chỉ hiển thị những gì có liên quan và ở kích thước nhỏ hoặc trung bình sẽ tải xuống nhanh chóng trên máy tính hoặc thiết bị của người nhận.
Đảm bảo bao gồm mọi thứ: Trước khi bạn niêm phong phong bì hoặc nhấn nút gửi, hãy chắc chắn rằng thùng hàng của bạn nằm trong phong bì hoặc bạn đã đính kèm tài liệu của mình vào email. Nhiều nhà tuyển dụng và các doanh nghiệp khác có thể loại bỏ các chữ cái không bao gồm các tệp đính kèm được yêu cầu. Nó cũng mang lại ấn tượng cho người gửi là bất cẩn.
