Có các quy tắc cụ thể để các tổ chức duy trì tuân thủ khi thực hiện giao dịch ngân hàng của họ. Một phần của yêu cầu này bắt nguồn từ việc tuân thủ kinh doanh tự nhiên với một tổ chức phi lợi nhuận là một doanh nghiệp. Phần khác bắt nguồn từ bản chất nhất thời của sự lãnh đạo của các tổ chức phi lợi nhuận. Với sự liên tục của các nhà lãnh đạo trong một tổ chức, một ngân hàng cần đảm bảo rằng những người chính xác sẽ có quyền truy cập vào tài khoản và ký séc chống lại nó.
Các tổ chức phi lợi nhuận
Các tổ chức phi lợi nhuận là các thực thể kinh doanh có tình trạng được miễn thuế thông qua Mã thuế IRS 501 (c) (3). Mặc dù họ vẫn được yêu cầu nộp thuế và phải chứng minh các mục tiêu từ thiện của mình, nhưng họ không phải chịu thuế thu nhập liên bang hoặc tiểu bang đối với tiền huy động được. Các tổ chức phi lợi nhuận thường quyên góp tiền và có chi phí liên quan đến việc điều hành các tổ chức và do đó, cần phải có một tài khoản ngân hàng khả thi cho các tổ chức.
Mã số thuế
Điều đầu tiên mà một tổ chức phi lợi nhuận sẽ cần mở tài khoản ngân hàng là được thành lập như một tổ chức phi lợi nhuận ở tiểu bang mà nó kinh doanh và để có được mã số thuế. Đây là số mà ngân hàng sử dụng cho tài khoản ngân hàng khi mở và gửi bất kỳ thông báo tích lũy lãi suất nào cho IRS dựa trên số này. Một tổ chức phi lợi nhuận không thể mở tài khoản dưới dạng tài khoản "kinh doanh dưới dạng" dưới số an sinh xã hội của ai đó.
Chân vịt
Ngân hàng sẽ yêu cầu một bản sao của các quy định được duy trì trong hồ sơ cho tài khoản của bất kỳ tổ chức phi lợi nhuận nào. Quy định xác định mục đích của tổ chức, cơ quan đầu tư và ngân hàng của nó là gì và thông tin liên hệ của những người tạo ra tổ chức và người điều hành nó. Thông thường, ngân hàng yêu cầu chủ tịch, phó chủ tịch, thủ quỹ và thư ký phải là người ký tên trên tài khoản.
Biên bản tổ chức
Nhiều tổ chức phi lợi nhuận có một ban giám đốc thay đổi thường xuyên. Thông thường, có một vòng quay hàng năm với các thành viên mới đảm nhận vai trò lãnh đạo theo yêu cầu của quy định. Điều này đúng cho các tổ chức trường học, thể thao cộng đồng hoặc câu lạc bộ. Khi các nhà lãnh đạo của tổ chức thay đổi, ngân hàng cần phải có người ký mới cho tài khoản. Để hoàn thành việc này, những người ký tên cũ phải gặp các thành viên hội đồng quản trị mới tại ngân hàng với một bản sao biên bản bỏ phiếu cho các thành viên mới vào văn phòng. Ngân hàng sẽ giữ một bản sao biên bản và yêu cầu chữ ký và thông tin liên lạc của các nhà lãnh đạo mới.
Người ký số An sinh xã hội
Mặc dù tổ chức phi lợi nhuận duy trì mã số thuế riêng và tồn tại dưới dạng thực thể riêng của mình, ngân hàng sẽ yêu cầu người ký trên tài khoản cung cấp số an sinh xã hội cá nhân của riêng họ để được lưu trong hồ sơ. Lý do là những người điều hành các tổ chức phi lợi nhuận không được phép chuyển tiền bằng tài khoản của tổ chức. Ngoài ra, các thành viên hội đồng quản trị có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với các khoản nợ và lệ phí trong các trường hợp trong đó việc quản lý quỹ được chứng minh. Ngân hàng sẽ lưu giữ những hồ sơ này trong hồ sơ trong trường hợp kiểm toán từng xảy ra.
