Tác giả và chuyên mục Harvey MacKay đã từng nói, Nếu bạn không lập kế hoạch, thì bạn có kế hoạch thất bại. Hiện tại điều này đúng hơn là trong quản lý dự án. Một nhà lãnh đạo dự án thành công phải có khả năng tung hứng nhiều quả bóng trong khi giao dịch với một nhóm người đa dạng, và lập kế hoạch, đánh giá và đo lường chiến lược là trung tâm của tất cả. Nếu bạn đưa ra một kế hoạch tỉ mỉ, giao tiếp rõ ràng với nhóm của bạn và đo lường tiến trình trên đường đi, con đường dẫn đến một dự án thành công là gần như chắc chắn.
Xác định mục tiêu của bạn. Trước khi bạn có thể bắt đầu lãnh đạo bất kỳ dự án nào, bạn phải phối hợp chặt chẽ với khách hàng của mình để chắc chắn rằng bạn đang ở trên cùng một trang khi nói đến những gì được mong đợi ngoài khả năng giao hàng cuối cùng và mong đợi của khách hàng là hợp lý. Tạo một tài liệu định nghĩa dự án đưa ra một cái nhìn tổng quan, nêu các mục tiêu đã thỏa thuận và bao gồm phạm vi dự án, mọi giả định và rủi ro, cách bạn dự định tiếp cận dự án, phần nào trong tổ chức của bạn sẽ hoạt động trên dự án và chi phí ước tính và ước tính thời lượng. Không bắt đầu một dự án mà không có tài liệu này được ký bởi các nhà tài trợ hoặc khách hàng và bất kỳ bên liên quan quan trọng nào.
Kế hoạch, kế hoạch và kế hoạch một số chi tiết. Jack Gido và James Clements, tác giả của Ban quản lý dự án thành công, nói rằng, việc dành thời gian để phát triển một kế hoạch chu đáo trước khi bắt đầu dự án là rất quan trọng để hoàn thành thành công bất kỳ dự án nào. bằng cách chia dự án thành một loạt các thùng nhỏ hơn, xác định các nhiệm vụ trong mỗi nhóm. Bao gồm các cột mốc rõ ràng trong kế hoạch, điều này sẽ giúp bạn đánh giá xem bạn có đang đi đúng hướng hay không khi dự án tiến triển. Bao gồm các chi phí mà bạn sẽ phải chịu mỗi bước trên đường và ước tính số giờ làm việc cho mỗi nhiệm vụ.
Tập hợp một nhóm để làm việc trong dự án dựa trên số giờ và kỹ năng cần thiết mà bạn đã xác định trong quá trình lập kế hoạch. Truyền đạt rõ ràng các mục tiêu, mục tiêu, phạm vi và ngân sách tổng thể, cũng như vai trò cá nhân của họ trong dự án. Đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm có ngân sách và nguồn lực để hoàn thành công việc. Sử dụng biểu đồ RACI khi cần thiết để rõ ràng ai chịu trách nhiệm hoặc chịu trách nhiệm cho từng cột mốc, cũng như ai là người đóng góp và ai cần được thông báo về tiến trình.
Tạo một lịch trình để liên lạc thường xuyên với nhóm. Đối với các dự án dài hạn, một cuộc họp nhóm chính thức mỗi tháng có thể là đủ, chuyển sang một lần mỗi tuần khi dự án tiến triển. Trong những tuần cuối cùng của một dự án, bạn có thể thấy rằng các cuộc họp hàng ngày là cần thiết. Có thể truy cập mọi lúc để mỗi thành viên trong nhóm trả lời các câu hỏi.
Đo lường tiến độ dự án thường xuyên. Công việc của bạn là hoàn thành dự án đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và theo mong muốn của các bên liên quan. Nhiều dự án, tuy nhiên, bị phình to ngân sách và phạm vi leo. Jason Westland, tác giả và Giám đốc điều hành của công ty quản lý dự án Phương pháp123, nói rằng ngân sách dự án nên là một phần sống của dự án mà bạn xem xét trên cơ sở liên tục với nhóm và các bên liên quan chính trong suốt vòng đời của dự án. Nếu bạn đánh giá tiến bộ thường xuyên và liên lạc với nhóm của bạn một cách hiệu quả, bạn sẽ có thể xác định sớm các vấn đề với ngân sách và phạm vi và thực hiện các sửa chữa cần thiết.
