Bất cứ ai làm việc trong hoặc quản lý một văn phòng đều hiểu tầm quan trọng của việc duy trì hàng tồn kho vật tư văn phòng. Không có gì mang lại tiến độ công việc nhanh chóng hơn là hết những thứ cơ bản như bút, hộp mực, giấy và phong bì. Khi bạn có sẵn nguồn cung cấp, điều quan trọng là phải theo dõi chi tiêu và sử dụng bằng cách tuân theo một số quy tắc đơn giản về quản lý hàng tồn kho cơ bản.
Người gác cổng
Một trong những quy tắc đầu tiên của quản lý hàng tồn kho tốt là đảm bảo nó có người quản lý. Chỉ định một người gác cổng. Bảo trì thành công hàng tồn kho có nghĩa là biết những gì trong tay và thời gian tồn tại ở đó, ghi lại giá trị của hàng tồn kho và theo dõi nơi nó đi khi rời khỏi khu vực cung cấp. Đồ dùng văn phòng bao gồm nhiều vật dụng nhỏ có thể dễ dàng biến mất. Hàng tồn kho nên được giữ trong một khu vực an toàn với quyền truy cập giới hạn ở một vài nhân viên chủ chốt. Giữ một bản ghi của các mặt hàng được phân phối và các mặt hàng thay thế.
VÒI
FIFO là từ viết tắt của từ đầu tiên đến trước. Đây là một thuật ngữ kế toán để báo cáo giá trị hàng tồn kho và đảm bảo rằng các mặt hàng được mua trước được sử dụng trước để giá trị vẫn chính xác. Đây cũng là một cách thông minh để ngăn chặn hàng tồn kho trở nên cũ kỹ, cũ kỹ hoặc lỗi thời. Các mặt hàng mua đầu tiên nên được sử dụng đầu tiên. Khi hàng tồn kho thay thế được mua, hãy đặt nó phía sau hàng tồn kho cũ hơn và hướng dẫn nhân viên lấy vật tư từ phía trước. Các mặt hàng với mực có thể khô, giấy có thể vàng và các bộ phận thiết bị có thể trở nên lỗi thời. Sử dụng phương pháp FIFO để giảm chất thải và giữ cho hàng tồn kho của bạn luôn mới.
Tận dụng mua
Việc duy trì hàng tồn kho vật tư văn phòng giúp doanh nghiệp có cơ hội mua số lượng lớn hơn, điều này chuyển thành tiết kiệm chiết khấu. Những khoản tiết kiệm này tích lũy nhanh chóng khi mua các mặt hàng phổ biến nhất với số lượng lớn. Nếu việc mua tất cả các nhu cầu cung cấp văn phòng của bạn được trao cho một nhà cung cấp duy nhất, hãy sử dụng sức mua đó để thương lượng tiết kiệm cho các giao dịch mua nhỏ hơn. Tận dụng tối đa các chương trình phần thưởng được cung cấp bởi các nhà cung cấp. Các doanh nghiệp cung cấp văn phòng có khả năng cạnh tranh, vì vậy hãy sử dụng quy trình đấu thầu để xác định công ty nào có chương trình tốt nhất cho nhu cầu của bạn.
Cơ quan
Chìa khóa để quản lý hàng tồn kho thành công là trong việc tổ chức các nguồn cung cấp. Để một hệ thống hoạt động hiệu quả, nhân viên cần có khả năng truy cập những gì họ cần, khi họ cần. Vật tư nên được gác lại với các vật dụng được sử dụng nhiều nhất trong tầm mắt và dễ dàng tiếp cận. Các mặt hàng ít sử dụng trên các kệ cao hơn nhưng hãy chắc chắn rằng chúng không bị lãng quên. Đăng một danh sách hàng tồn kho của những gì được lưu trữ và nơi nó có thể được tìm thấy. Giữ cho khu vực sạch sẽ và trật tự. Thay thế các mặt hàng với thời gian dẫn đủ để tránh bị cạn kiệt, đặc biệt là các mặt hàng quan trọng. Thanh lọc các mặt hàng lỗi thời một cách thường xuyên.
