Điều quan trọng là viết một báo cáo dữ liệu sẽ truyền đạt hiệu quả vấn đề đến các giám đốc điều hành bận rộn, những người chỉ có vài phút để xem qua báo cáo của bạn. Một trong những điều quan trọng cần bao gồm là một biểu diễn trực quan của dữ liệu quan trọng nhất, chẳng hạn như biểu đồ và đồ thị. Bạn cũng nên giữ cho ngôn ngữ súc tích và không có biệt ngữ.
Tổng quan về viết báo cáo phân tích tốt
Bước đầu tiên là phác thảo báo cáo theo bất kỳ hướng dẫn nào bạn cần tuân theo. Mỗi công ty thường có định dạng riêng để viết báo cáo và bạn có thể tuân theo định dạng của bạn. Phác thảo này về cơ bản sẽ cung cấp cho bạn một lộ trình để thực hiện khi bạn viết báo cáo và hy vọng sẽ giúp bạn đối phó với bất kỳ khối nhà văn nào có thể phát sinh sau này. Bạn nên tạo báo cáo của mình để giải thích và phân tích tất cả dữ liệu và kết luận đạt được ở định dạng dễ đọc. Nếu báo cáo của bạn dài, bạn cũng có thể cần bao gồm một mục lục.
Xem xét khía cạnh thị giác
Dữ liệu, của chính nó, có thể trừu tượng và khó đưa vào bối cảnh. Vì vậy, bạn nên hào phóng trong việc sử dụng biểu đồ, đồ thị và bảng biểu để minh họa kết quả phân tích của bạn. Khi cần thiết, bạn có thể bao gồm các tài liệu tham khảo trong văn bản để giải thích đồ họa quan trọng. Người đọc của bạn sẽ có thể biết những gì quan trọng nhất về mỗi đồ họa, và vì vậy bạn nên làm nổi bật nó, thay vì chỉ mô tả những gì có thể nhìn thấy. Ngoài ra, hãy đảm bảo các tham chiếu văn bản của bạn gần với đồ họa mà chúng tham chiếu, để người đọc của bạn có thể tạo kết nối giữa hai.
Tạo một bản nháp thô
Sau khi bạn thực hiện với một phác thảo, hãy tạo một bản phác thảo bao gồm thông tin quan trọng nhất, được cấu trúc theo phác thảo. Các chi tiết kỹ thuật aren lồng quan trọng bây giờ; chúng có thể được thêm vào sau Ý tưởng là bao gồm thông tin quan trọng nhất trước tiên để người đọc có thể tìm thấy nó dễ dàng khi họ nhận được báo cáo của bạn. Hãy nhớ rằng nhiều độc giả của bạn đang bận rộn. Ngoài ra, hãy nhớ cẩn thận với việc sử dụng biệt ngữ của bạn, tránh nó bất cứ nơi nào có thể.
Tóm tắt và tóm tắt
Mặc dù chúng xuất hiện ở đầu báo cáo của bạn, tóm tắt và tóm tắt điều hành là những khía cạnh cuối cùng bạn sẽ viết. Cả hai phần đại diện cho một bản tóm tắt của báo cáo, cho thấy các kết luận quan trọng của báo cáo. Đó là lý do tại sao bạn viết chúng lần cuối.
Tóm tắt điều hành giữ ý nghĩa riêng của nó trong một báo cáo phân tích dữ liệu. Lý do mà nó gọi là một bản tóm tắt điều hành là vì nó là một bản tóm tắt cho các giám đốc điều hành của công ty. Đây có lẽ là những người bận rộn, những người không có thời gian để đọc toàn bộ báo cáo, xem qua tất cả các chi tiết tốt hơn. Do đó, bạn nên cố gắng càng nhiều càng tốt để nắm bắt các điểm nổi bật của báo cáo trong bản tóm tắt điều hành, chẳng hạn như mục tiêu, các điểm dữ liệu chính và kết luận. Hãy ngắn gọn nhất có thể và chỉ bao gồm những điểm quan trọng nhất. Nếu các giám đốc điều hành có thể ngay lập tức nắm bắt được những gì báo cáo nói về, chỉ bằng cách đọc tóm tắt điều hành, thì bạn đã hoàn thành công việc của mình.
Sửa đổi
Sửa đổi phân tích dữ liệu của bạn nhiều lần bạn cần, đảm bảo sắp xếp thông tin theo cách thức mạch lạc. Tránh các đoạn văn cồng kềnh, nhàm chán và sử dụng khoảng trắng để làm cho báo cáo hấp dẫn về mặt thẩm mỹ. Trình bày thông tin được lập bảng dưới dạng biểu đồ. Và, cuối cùng, tránh sử dụng giọng nói thụ động trong suốt.
