Một người quản lý trợ lý là một vai trò quản lý trung gian thấp hơn và báo cáo trực tiếp cho tổng giám đốc. Cô hỗ trợ đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, phải có hiểu biết chung về quy trình làm việc của môi trường và phải trình bày các kỹ năng lãnh đạo cơ bản với tư cách là "người quản lý đang làm nhiệm vụ" trong thời gian vắng mặt của tổng giám đốc. Vai trò trợ lý giám đốc có thể là một vị trí giới thiệu tuyệt vời cho việc học thực hành về quản lý hiệu suất và vai trò chuyển tiếp quan trọng để chuẩn bị nhân viên cho các vị trí lãnh đạo có độ phức tạp cao hơn.
Khi cần có Trình quản lý trợ lý
Đôi khi, có một số người quản lý trợ lý chịu trách nhiệm cho các lĩnh vực cụ thể trong môi trường (làm việc dưới một tổng giám đốc) và những lần khác không có vai trò trợ lý quản lý, tùy thuộc vào sự phức tạp của nơi làm việc. Trợ lý quản lý có rất nhiều doanh nghiệp chìa khóa trao tay và bán lẻ khi người quản lý không thể có mặt mọi lúc. Bằng tốt nghiệp trung học là một yêu cầu giáo dục tối thiểu, mặc dù trong hầu hết các trường hợp, một số giáo dục sau trung học về nhân lực, tiếp thị hoặc kinh doanh là cần thiết, đặc biệt nếu thiếu kinh nghiệm cần thiết.
Kinh nghiệm giám sát và chuyển đổi
Để trở thành một trợ lý quản lý thường đòi hỏi một số kinh nghiệm giám sát với nhân viên giám sát và quy trình làm việc trước tiên. Thông thường các trợ lý quản lý được xác định từ bên trong nhóm nhân tài hiện có trong các vai trò giám sát cấp thấp hơn như nhân viên thu ngân chính hoặc người nhận lãnh đạo. Loại quảng cáo nội bộ này là phổ biến, nhưng nó có thể là thách thức đối với người chưa chuẩn bị. Một người quản lý trợ lý mới được thăng chức nên lưu tâm rằng việc chuyển từ vị trí ngang hàng sang quản lý đòi hỏi phải thay đổi phong cách giao tiếp và mối quan hệ với nhân viên.
Việc chuyển đổi trách nhiệm cũng rất quan trọng. Trong vai trò cũ của mình, trợ lý giám đốc có thể đã được đánh giá và khen thưởng dựa trên đóng góp cá nhân của chính cô ấy. Bây giờ với tư cách là trợ lý giám đốc, cô sẽ được đánh giá ít hơn về những gì cá nhân cô đóng góp (mặc dù đó có thể vẫn là một yếu tố) và nhiều hơn về hiệu suất của đội xung quanh cô. Điều này một mình nên ưu tiên công việc của mình đối với truyền thông hiệu quả, đào tạo nhân viên, phát triển và tăng trưởng.
Trách nhiệm hoạt động
Thông thường người quản lý trợ lý sẽ có một phần của nơi làm việc và nhân viên là trách nhiệm trực tiếp của mình. Đó có thể là bàn thu tiền, bảng lương, sửa chữa và bảo trì hoặc một bộ phận cụ thể của cửa hàng nếu trong môi trường bán lẻ. Sau khi anh ta xây dựng một khoảng thời gian và chuyên môn giám sát một lĩnh vực, anh ta có thể sẽ xoay sang các lĩnh vực khác của hoạt động kinh doanh để có được kinh nghiệm và kiến thức. Làm như vậy sẽ chuẩn bị cho anh ta cho cấp độ tiếp theo: tổng giám đốc.
Quản lý trực
Trong sự vắng mặt của tổng giám đốc, người quản lý trợ lý dự kiến sẽ bước vào vai trò GM trên cơ sở tạm thời, cung cấp khả năng lãnh đạo và trách nhiệm cho toàn bộ môi trường. Tuy nhiên, thông thường, ngay cả khi tổng giám đốc có mặt, việc giám sát các nhu cầu kinh doanh hàng ngày của nơi làm việc thường được chia sẻ giữa nhóm quản lý với vai trò "người quản lý đang làm nhiệm vụ" (MOD). Trở thành MOD có nghĩa là có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng và nhân viên và duy trì quy trình làm việc và tiêu chuẩn hoạt động trong suốt cả ngày.
Hiệu suất thẩm định
Kinh nghiệm trong việc viết và thực hiện đánh giá hiệu suất với nhân viên là có giá trị, nhưng trong hầu hết các môi trường, trách nhiệm sẽ thuộc về tổng giám đốc. Người quản lý trợ lý thường được dự kiến sẽ đóng góp ý kiến và quan sát cho việc thẩm định của nhân viên mà không tiến hành thẩm định trực tiếp.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng một trợ lý giám đốc cũng được kỳ vọng sẽ học hỏi và phát triển các kỹ năng đánh giá hiệu suất. Vai trò này đủ rộng để cho phép cả người quản lý trợ lý mới bắt đầu tìm hiểu quy trình thẩm định và người quản lý trợ lý dày dạn hơn để đánh giá và viết đánh giá nhân viên và thậm chí đưa họ vào báo cáo trực tiếp của mình.
