Giống như xã hội cần luật pháp để tạo ra trật tự và hiểu biết chung, các tổ chức cần chính sách. Thông thường, khi các doanh nghiệp bắt đầu nhỏ, họ để mọi thứ lỏng lẻo và tạo ra các quy tắc khi họ đi. Tuy nhiên, có một điểm khi một tổ chức cần phối hợp giữa các thành viên và cung cấp cho mình sự bảo vệ hợp pháp. Đó là khi nó chuyển sang hoạch định chính sách.
Nhân viên
Mỗi người có cách tiếp cận và phong cách khác nhau. Ngay cả nhóm người giỏi nhất, hành động vì lợi ích của tổ chức của họ, sẽ thấy mình va chạm với nhau mà không cần phối hợp. Đó là lý do tại sao các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải phát triển các quy tắc. Để phát triển tính nhất quán, công bằng và các điểm tham chiếu, các nhà lãnh đạo chính thức hóa các quy tắc và hướng dẫn thành các chính sách bằng văn bản. Mặc dù họ không thể loại bỏ các xung đột hoặc vấn đề không thường xuyên phát sinh, các chính sách đưa ra nhiều vấn đề trong quá khứ và đưa ra hướng dẫn để giúp xử lý các vấn đề trong tương lai.
Khách hàng
Chắc chắn, khách hàng và khách hàng sẽ gặp vấn đề với cách thức kinh doanh của chính họ. Các vấn đề có thể bao gồm từ chối hoàn tiền, không cho phép khách hàng quen chia sẻ bữa ăn hoặc yêu cầu hành khách tuân thủ hướng dẫn. Tất nhiên, các công ty không thể luôn luôn uốn cong để làm cho khách hàng hài lòng. Đó là khi các chính sách có ích. Các chính sách bằng văn bản, được mã hóa cho khách hàng và khách hàng thấy rằng lập trường hoặc hành động của công ty không độc đoán và chúng được áp dụng trong mọi tình huống. Điều này có thể làm giảm sự thất vọng và hỗ trợ nhân viên đang đối phó với những khách hàng khó chịu.
Hợp pháp
Chính sách cung cấp cho các doanh nghiệp sự bảo vệ quan trọng chống lại hành động pháp lý. Ví dụ, chính sách nhân sự có thể thiết lập các quy tắc nhân viên phải tuân theo và hậu quả của việc bỏ qua chúng. Do đó, khi một tổ chức phải chấm dứt một nhân viên vì hành vi sai trái, nó có thể chỉ ra các chính sách để ủng hộ việc chấm dứt nếu họ phải tự bảo vệ mình trong một vụ kiện chấm dứt hoặc phân biệt đối xử sai. Ngoài ra, khi ai đó kiện một công ty từ chối cung cấp dịch vụ hoặc đáp ứng yêu cầu của khách hàng hoặc cộng đồng, doanh nghiệp có thể cho thấy rằng các quyết định của công ty không ngẫu hứng hoặc không có lý do, nhưng dựa trên các tiêu chuẩn hoạt động và hành vi của công ty. Tòa án có chính sách nghiêm túc trong việc đánh giá cách các tổ chức tự tiến hành.
Quản lý
Khi một cái gì đó mới và bất ngờ phát sinh, các chính sách có thể cung cấp hướng dẫn về cách xử lý nó. Ngay cả khi một chính sách không giải quyết vấn đề hoàn toàn, nó có thể cung cấp một điểm tham chiếu tốt. Ví dụ: nếu một công ty có chính sách cấm nhân viên sử dụng các chất bất hợp pháp vào thời gian của công ty, chính sách này có thể hữu ích trong việc xác định cách đối phó với một nhân viên lạm dụng thuốc theo toa. Một người quản lý có thể nói rằng vì công ty không dung thứ cho việc sử dụng chất bất hợp pháp nên việc sử dụng một chất bên ngoài việc sử dụng hợp pháp và theo quy định cũng có vấn đề.Điều này có thể dẫn đến sửa đổi chính sách hiện hành hoặc chính sách mới để giải quyết vấn đề lạm dụng thuốc theo toa.
