Robert Kent, cựu hiệu trưởng trường kinh doanh Harvard, đã nói điều đó tốt nhất: "Trong kinh doanh, giao tiếp là tất cả". Thường được gọi là một kỹ năng mềm, giao tiếp cung cấp một liên kết thiết yếu giữa tất cả các chức năng cốt lõi trong một tổ chức. Khi nhân viên và chính quyền tham gia hiệu quả vào tất cả các hình thức giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói, tổ chức sẽ cải thiện lợi nhuận và uy tín của mình trong cộng đồng doanh nghiệp.
Chuẩn hóa các phương thức truyền thông. Mỗi cá nhân trong một tổ chức có một phong cách giao tiếp ưa thích: email, thư thoại, ghi nhớ, mạng nội bộ của công ty hoặc các cuộc trò chuyện trực tiếp. Vấn đề phát sinh khi nhân viên phụ thuộc nhiều vào một phương pháp cụ thể, chẳng hạn như ghi nhớ và tránh giao dịch trực tiếp với đồng nghiệp. Nếu bạn là người quản lý hoặc người giám sát, hãy chỉ rõ phương thức giao tiếp ưa thích cho các tình huống cụ thể cho tất cả nhân viên.
Thúc đẩy giao tiếp mặt đối mặt nhiều hơn. Nhân viên có thể khéo léo truyền đạt thông tin thực tế bằng điện tử bằng email, mạng nội bộ, fax và thư thoại. Nhưng họ phải sử dụng cách tiếp cận trực tiếp hơn khi xử lý cảm xúc của con người; ví dụ: khuyến mãi, giáng chức, khiển trách, khác biệt về quan điểm và thông điệp chúc mừng.
Luyện nghe tích cực. Không chỉ lắng nghe nội dung bài phát biểu của một cá nhân. Lắng nghe toàn bộ người bằng cách quan sát cẩn thận nét mặt, cử chỉ và thay đổi tư thế. Nghe mà không phán xét và kiềm chế không bị gián đoạn. Vào những khoảng thời gian thích hợp, hãy trình bày lại những gì bạn nghĩ rằng bạn đã nghe và yêu cầu nhân viên làm rõ thêm.
Tôn trọng sự đa dạng. Nơi làm việc không còn là một nơi đồng nhất; nhân viên phản ánh sự khác biệt về tuổi tác, chủng tộc, dân tộc, khả năng thể chất và khuynh hướng tình dục. Là người quản lý hoặc người giám sát, bạn phải nhận thức được các phong cách làm việc và giao tiếp khác nhau. Ví dụ, một số nhân viên châu Á có thể không thoải mái khi tiếp xúc bằng mắt trực tiếp. Trong những trường hợp này, giao tiếp mặt đối mặt có thể khó xử và căng thẳng.
Tăng sự tham gia của nhân viên trong các cuộc họp. Chỉ định một người điều phối khác nhau tại mỗi cuộc họp; điều này sẽ cho mỗi nhân viên một cơ hội để cải thiện kỹ năng lãnh đạo và giao tiếp của mình. Bắt đầu mỗi cuộc họp với một tàu phá băng khác nhau và tích cực thu hút ý kiến của các nhân viên yên tĩnh hơn.
