Tổ chức một văn phòng luật là một cách tuyệt vời cho người trợ lý, thư ký pháp lý và trợ lý pháp lý để hỗ trợ luật sư. Trong các văn phòng luật nhỏ, luật sư thậm chí có thể phải tự tổ chức. Hầu hết các văn phòng luật đều có một hệ thống nộp đơn tập trung, và hồ sơ vụ án chỉ được kiểm tra với luật sư khi cần thiết cho công việc vụ án. Bởi vì luật sư dành thời gian gặp gỡ khách hàng, tham gia tố tụng tại tòa án, thực hiện các vụ kiện và thực hiện các công việc khác, họ phụ thuộc vào tổ chức văn phòng để tìm giấy tờ khi cần.
Các trường hợp triển vọng
Mỗi luật sư trong văn phòng luật sư cần một hệ thống để theo dõi thông tin liên quan đến các vụ án tiềm năng.Jim Wirken, luật sư xét xử dân sự và chủ tịch hội đồng quản trị của Tập đoàn luật pháp Wirken tại thành phố Kansas, khuyến nghị sử dụng một hình thức gọi là Báo cáo vấn đề mới. Mẫu chuẩn này giúp luật sư theo dõi thông tin của khách hàng tiềm năng, ghi chú về các cuộc hội thoại liên quan đến vấn đề và ghi lại thời gian tư vấn về vấn đề này. Nếu một hồ sơ vụ án được mở sau đó, luật sư hoặc người hỗ trợ có thể sử dụng biểu mẫu này để tạo một tệp giấy và một tệp mới trong hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý trường hợp.
Tổ chức tập tin
Tổ chức tập tin là chìa khóa để tổ chức một văn phòng luật. Quá trình này rất quan trọng để tổ chức hồ sơ vụ án và tổ chức hồ sơ kế toán. Tổ chức tập tin cũng giúp một văn phòng luật sư hạn chế nhận thức của khách hàng về sơ suất và tạo điều kiện cho khách hàng giữ chân. Đối với các tệp giấy, văn phòng luật nên phát triển một hệ thống để tổ chức từng thư mục tệp. Ví dụ, trong mỗi phần của tệp, phải đặt cùng loại tài liệu mỗi lần. Trong mỗi phần, tài liệu có thể cần các tab màu (có số hoặc ngày) để chỉ ra nơi mỗi tài liệu bắt đầu và kết thúc. Giấy tờ phải được nộp theo thứ tự thời gian, với tài liệu gần đây nhất ở trên hoặc ở mặt sau của mỗi phần.
Một công ty luật có thể phát triển một hướng dẫn thư mục tập tin và cung cấp nó cho tất cả nhân viên. Thư ký nộp đơn mới có thể cần đào tạo để hiểu hướng dẫn tập tin. Luật sư và nhân viên hỗ trợ pháp lý nên dựa vào nhân viên nộp đơn chuyên nghiệp cho hầu hết các nhiệm vụ nộp đơn.
Lưu trữ dữ liệu điện tử
Một tổ chức cũng có thể sử dụng một hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý trường hợp để theo dõi thông tin trường hợp và kế toán. Một số hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu bao gồm khả năng đính kèm fax, tài liệu điện tử và tài liệu được quét vào các tệp hồ sơ trong cơ sở dữ liệu điện tử. Một số hệ thống cơ sở dữ liệu đặc biệt hữu ích cho các nhiệm vụ không thường xuyên, chẳng hạn như kiểm tra xem luật sư có mâu thuẫn lợi ích trong việc đại diện cho khách hàng hay không (có thể dẫn đến vi phạm đạo đức).
Nhân viên và luật sư nên được đào tạo về cách sử dụng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu này để lưu trữ thông tin điện tử. Văn phòng luật có thể muốn giới hạn hồ sơ của người dùng có thể chèn hoặc xóa hồ sơ để tránh mất thông tin quan trọng của khách hàng.
