Kể từ năm 2010, các doanh nghiệp ngày càng dựa vào công nghệ để sản xuất hàng hóa và dịch vụ và hoàn thành các nhiệm vụ kinh doanh. Để phù hợp với những thay đổi này, đôi khi các doanh nghiệp sử dụng chữ ký điện tử, còn được gọi là chữ ký điện tử hoặc chữ ký số. Những chữ ký này thay thế cho chữ ký mực trên giấy truyền thống. Có những ưu và nhược điểm liên quan đến việc sử dụng chữ ký điện tử, tất cả những điều mà một doanh nhân nên biết trước khi thực hiện một hệ thống hoặc chính sách chữ ký điện tử.
Chi phí thiết bị
Chữ ký điện tử được tạo và đọc bởi các công nghệ tinh vi sử dụng mạng để xác minh dữ liệu cá nhân như địa điểm kinh doanh hoặc số an sinh xã hội hoặc đủ tiên tiến để so sánh các điểm trong chữ viết tay hoặc dấu vân tay với các điểm trong hình ảnh trong cơ sở dữ liệu. Thiết bị này không phải lúc nào cũng rẻ, như được chỉ ra bởi Hướng dẫn cho người mới bắt đầu. Ngay cả khi chi phí ban đầu được đáp ứng, những tiến bộ trong công nghệ chữ ký điện tử sẽ có nghĩa là một doanh nghiệp phải liên tục cập nhật các hệ thống chữ ký điện tử của mình và cung cấp hỗ trợ kỹ thuật.
Khách hàng răn đe
Hệ thống chữ ký điện tử cho rằng mọi người sẽ cảm thấy thoải mái hoặc quen thuộc với các phương pháp và thiết bị chữ ký điện tử. Tuy nhiên, các thế hệ cá nhân trước đây có thể không được tiếp xúc với công nghệ mới hơn và do đó có thể gặp khó khăn khi sử dụng nó. Ngay cả những cá nhân am hiểu công nghệ vẫn sẽ phải theo kịp các thay đổi công nghệ nếu họ muốn tiến hành kinh doanh điện tử trong tương lai. Việc thiếu tiếp xúc với các phương pháp và thiết bị, cùng với nhu cầu tiếp tục giáo dục công nghệ, có thể ngăn cản một số khách hàng sử dụng chữ ký điện tử.
Sự công nhận
Công trình do Fritz Grupe dẫn đầu được xuất bản trong Tạp chí CPA năm 2003 cho thấy rằng có sự không nhất quán trong việc công nhận chữ ký điện tử vào năm 2010. Mọi người không nhất thiết phải công nhận chữ ký điện tử là hợp lệ, tùy thuộc vào thẩm quyền của họ.
Xác thực và xác minh
Về mặt xác thực và xác minh danh tính, chữ ký điện tử có thể tốt hơn chữ ký trên giấy, tùy thuộc vào hệ thống được sử dụng. Ví dụ: nếu ai đó mất thẻ tín dụng chưa ký, người khác có thể ký và chữ ký ở mặt sau của thẻ sẽ khớp với chữ ký biên nhận, mặc dù người ký không phải là chủ sở hữu thẻ. Ngược lại, một hệ thống chữ ký điện tử dựa trên dấu vân tay sẽ an toàn hơn nhiều vì người ta không thể sao chép hoặc giả mạo ma trận dấu vân tay.
Kinh doanh đường dài
Với chữ ký điện tử, một cá nhân không phải ở cùng một vị trí địa lý để hoàn thành giao dịch hoặc xác nhận hợp đồng. Người do đó có thể sử dụng chữ ký điện tử để tiến hành kinh doanh từ hàng ngàn dặm, nếu cần thiết, tăng cơ hội kinh doanh toàn cầu và lợi nhuận tiềm năng.
Giảm thiểu vật liệu và lưu trữ
Cả Cục Nhập cư và Thực thi Hải quan Hoa Kỳ và Grupe đều cho rằng chữ ký điện tử làm giảm lượng vật liệu được sử dụng một cách thường xuyên và tốn ít không gian hơn để lưu trữ. Hơn nữa, chữ ký điện tử tạo điều kiện cho các nhiệm vụ như nộp đơn điện tử và tìm kiếm tệp và cơ sở dữ liệu điện tử. Điều này giúp giảm thời gian cần thiết để tìm và xác minh dữ liệu. Nhìn chung, những yếu tố này có thể làm giảm chi phí kinh doanh.
