Đơn đặt hàng là gì?
Một đơn đặt hàng là một cách để các doanh nghiệp và các công ty đặt hàng hóa và dịch vụ. Đôi khi một đơn đặt hàng được gọi là yêu cầu mua hàng, hoặc đơn giản là một P.O. Đơn đặt hàng là một tài liệu bằng văn bản giữa người mua và người bán chi tiết các mặt hàng, dịch vụ và thông tin cần thiết khác liên quan đến hàng hóa và dịch vụ mà người mua dự định mua từ người bán.
Ai phát hành đơn đặt hàng?
Đơn đặt hàng được bắt đầu bởi người mua và thường là trên các mẫu đơn được đánh số trước, được in sẵn. Tùy thuộc vào quy mô của công ty, một người có thể chịu trách nhiệm bắt đầu các đơn đặt hàng, chẳng hạn như Đại lý mua hàng. Hoặc một số người trong bộ phận mua hàng có thể chia sẻ nhiệm vụ đặt hàng hóa và dịch vụ.
Thông tin nào trên Đơn đặt hàng?
Thông tin được cung cấp trên đơn đặt hàng có thể khác nhau giữa các công ty, tùy thuộc vào loại hàng hóa hoặc dịch vụ được yêu cầu. Tuy nhiên, hầu hết các đơn đặt hàng mua đều có chi tiết về hàng hóa và / hoặc dịch vụ được đặt hàng. Thông tin này có thể được chi tiết như mong muốn của người mua. Mục quan trọng nhất liên quan đến một đơn đặt hàng, là số lượng duy nhất của đơn đặt hàng. Số này sẽ được sử dụng để theo dõi mua hàng, đơn đặt hàng chưa thanh toán, lô hàng nhận được và các khoản phải trả. Một số chi tiết khác có trong đơn đặt hàng là: mô tả các bộ phận hoặc nhân công, số bộ phận, số lượng đã mua, chi phí đơn vị, tổng chi phí, điều khoản thanh toán, phương thức giao hàng, ngày giao hàng, điều khoản vận chuyển, giao hàng đến địa chỉ, giảm giá được cung cấp và có thể bao gồm thông tin liên lạc nếu một câu hỏi phát sinh về đơn đặt hàng.
Điều gì xảy ra khi một đơn đặt hàng được nhận?
Công nghệ ngày nay cho phép các đơn đặt hàng mua được gửi qua dịch vụ bưu chính, email, fax và điện thoại. Khi nhà phân phối hàng hóa hoặc dịch vụ nhận được đơn đặt hàng, các bước cần thiết được thực hiện để điền vào đơn đặt hàng. Khi đơn đặt hàng được vận chuyển, một hình thức đóng gói thường được bao gồm trong lô hàng, tham khảo đơn đặt hàng để khi nhận được hàng, đơn đặt hàng có thể được đánh dấu hoàn thành. Sau khi đơn hàng đã được điền và vận chuyển (hoặc được thực hiện, nếu có lao động), một hóa đơn yêu cầu thanh toán sẽ được gửi từ người bán đến người mua. Hóa đơn cũng sẽ tham chiếu số thứ tự mua hàng. Khi nhận được hóa đơn, các tài khoản phải trả có thể xác minh và tham chiếu chéo hóa đơn cho đơn đặt hàng. Bước cuối cùng là thanh toán hóa đơn của người mua đối với hàng hóa và dịch vụ nhận được.
