Dịch vụ Bưu chính Hoa Kỳ (USPS) có các phương thức giao hàng cho phép người gửi xác nhận việc nhận thư. Một lá thư được chứng nhận thường bị nhầm lẫn với một lá thư đã đăng ký. Trong khi cả hai đều rất giống nhau, mỗi người có một mục đích khác nhau. Chuẩn bị và gửi thư xác nhận trực tiếp tại chi nhánh USPS địa phương.
Hướng dẫn thư được chứng nhận
Trước khi hoàn thành các mẫu thư được chứng nhận, hãy chuẩn bị thư và phong bì như bất kỳ thư nào khác. Bạn có thể bao gồm các bưu chính thích hợp cho kích thước và trọng lượng của bức thư hoặc có thêm bưu chính tại bưu điện.
Chọn thư được chứng nhận khi bạn muốn nhận, số theo dõi và bằng chứng giao hàng. Lấy Mẫu 3800 tại chi nhánh USPS địa phương. Biểu mẫu này dễ dàng được nhận ra bởi các đường viền màu xanh lá cây với các khối bên trong màu trắng để nhập thông tin. Địa chỉ được liệt kê trong mẫu là tên và địa chỉ của người nhận. Hoàn thành thông tin này.
Bạn không phải tự đính kèm Mẫu 3800 vào thư, đại diện bưu chính sẽ thực hiện. Nếu bạn muốn làm điều đó thay vào đó, hãy đặt khối màu xanh lá cây của Mẫu 3800 để các từ bên trái "Thư được chứng nhận" căn chỉnh ở đầu thư. Phía trên khối "Thư được chứng nhận" là một dãy số khớp với các số bên dưới khối. Những con số này tạo thành số theo dõi. Gấp dòng trên cùng vào mặt sau của chữ cái để số theo dõi ở mặt sau. Không gian biểu mẫu ít nhất 3,5 inch từ góc trên bên phải, để lại khu vực đó cho bưu chính và ngày đăng. Dán biểu mẫu vào khu vực này bằng cách sử dụng lớp chống dính trên biểu mẫu.
Lấy lá thư với mẫu được dán cho đại diện USPS. Trả lệ phí thư được chứng nhận $ 3,45; nếu bạn không tự thêm bưu chính vào phong bì, bạn có thể trả tiền cho bưu chính được yêu cầu tại thời điểm này. Người đại diện sẽ xác nhận địa chỉ và xé Mẫu 3800 tại lỗ thủng giữa hai số theo dõi bên dưới mã vạch. Anh ấy hoặc cô ấy sẽ chạy mẫu thông qua một máy in và đóng dấu nó bằng dấu bưu điện. Giữ biểu mẫu này được ghim vào biên nhận để lưu giữ hồ sơ và theo dõi. Người đại diện sẽ đặt bức thư trong thư.
Mail đã đăng ký
Thư đã đăng ký thực hiện các dịch vụ theo dõi và bằng chứng tương tự và cho phép bạn thêm $ 50.000 bảo hiểm cho thư nội địa. Lệ phí cho thư đăng ký bắt đầu từ $ 11,90.
Cả thư được chứng nhận và đã đăng ký đều cho phép sử dụng biên lai trả lại hoặc Mẫu USPS 3811. Người nhận ký một thẻ sau đó được trả lại cho người gửi có chữ ký và ngày giao hàng.
Mẫu 3811 có hai mặt. Mặt trước của biểu mẫu có tên và địa chỉ của người nhận. Nó cũng có một dòng cho chữ ký của người nhận hoặc một đại lý, chẳng hạn như một thành viên gia đình hoặc thư ký. Mặt sau có một khối cho thông tin của người gửi. Khi giao hàng, thẻ này sẽ được xóa khỏi thư và trả lại cho người gửi với chữ ký và ngày giao hàng.
Mang theo Mẫu 3811 đến bưu điện cùng với thư và các mẫu được chứng nhận hoặc đã đăng ký. Đại diện USPS sẽ đính kèm biểu mẫu vào phong bì và bạn có thể trả phí áp dụng, tối đa 2,50 đô la cho hóa đơn được gửi qua đường bưu điện.
Theo dõi thư
Cả Mẫu 3800 và biên nhận USPS của bạn sẽ ghi chú số theo dõi. Bạn có thể truy cập trang web USPS để theo dõi bức thư trong khi quá cảnh hoặc để xác nhận nếu nó đã được nhận. Trang web cũng sẽ có một bản sao được quét của Mẫu 3811 đã ký nếu bạn không nhận được bản sao của mình trong thư.
Lời khuyên
-
Có thể lấy và chuẩn bị các mẫu đơn thông qua các dịch vụ in trực tuyến hoặc thông qua một hãng vận tải nông thôn. Tuy nhiên, bưu kiện phải được gửi bởi một nhân viên USPS.
