Mỗi doanh nghiệp nên có các chính sách và quy trình bằng văn bản ghi lại những gì được mong đợi của nhân viên và những gì họ có thể mong đợi từ doanh nghiệp. Đôi khi được gọi là hướng dẫn nhân viên, các tài liệu này cung cấp các hướng dẫn rõ ràng về luật hiện hành, bồi thường cho nhân viên và cách công ty tiến hành kinh doanh.
Chức năng
Một trong những mục đích của chính sách nhân sự và hướng dẫn thủ tục là giải quyết các yêu cầu pháp lý như cơ hội việc làm bình đẳng. Bằng cách giải quyết các yêu cầu pháp lý khác nhau, hướng dẫn cung cấp bảo vệ cho cả doanh nghiệp và nhân viên của mình. Như một hướng dẫn, các chính sách và thủ tục nhân sự này đặt nền tảng cho đào tạo nhân viên.
Sự thật
Một hướng dẫn thủ tục và chính sách nhân sự hiệu quả cần có các hướng dẫn bằng văn bản bao gồm các phần sau: trách nhiệm của từng vai trò trong doanh nghiệp, lợi ích của nhân viên, nghỉ ốm, nghỉ phép, giờ, thời gian trả lương, kỷ luật, quy trình thăng chức và cách xử lý các vấn đề về hiệu suất. Hướng dẫn cũng nên giải quyết luật lao động và cách doanh nghiệp xử lý quấy rối nơi làm việc, phân biệt đối xử và lạm dụng chất gây nghiện. Một chính sách khiếu nại cũng nên được thêm vào để nhân viên và người sử dụng lao động hiểu được cách giải quyết vấn đề.
Hiệu ứng
Bằng cách phác thảo các quy tắc và niềm tin của doanh nghiệp trong một hướng dẫn, mọi người đều biết những gì được mong đợi ở họ. Điều này cung cấp một cơ sở cho sự nhất quán tại nơi làm việc. Như Hiệp hội Nhà hàng Quốc gia chỉ ra trong hướng dẫn tạo nhân viên của mình, "Bạn càng để lại sự phán xét của nhân viên, họ càng ít có khả năng họ sẽ làm mọi thứ theo cách bạn muốn họ làm." Một chính sách bằng văn bản và hướng dẫn thủ tục, khi được tuân theo, sẽ cải thiện sự tự tin của nhân viên đối với công ty và tinh thần chung ở nơi làm việc.
Lợi ích
Lợi ích của các chính sách và thủ tục nhân sự phác thảo vượt xa ảnh hưởng trực tiếp đến nhân viên. Khi sự hài lòng của nhân viên tăng lên, sự hài lòng của khách hàng cũng vậy. Khi tất cả nhân viên hoạt động theo cùng một cách hiểu, sự nhất quán trong dịch vụ khách hàng sẽ đạt được. Khi khách hàng có thể mong đợi một mức độ hiệu suất hoặc chất lượng sản phẩm nhất định từ bất kỳ nhân viên nào tại doanh nghiệp, điều đó sẽ tạo ra tác động tích cực đến thương hiệu, uy tín và lợi nhuận tài chính của công ty.
Cân nhắc
Để có hiệu quả, cần tuân thủ tất cả các chính sách và quy trình được nêu trong hướng dẫn sử dụng. Thiếu tuân thủ sẽ có tác động tiêu cực đến sự hài lòng của nhân viên và có thể dẫn đến hậu quả pháp lý. Tương tự như vậy, thủ tục khiếu nại nên được thực hiện từng bước để bảo vệ lợi ích của tất cả nhân viên liên quan. Nếu các chính sách và thủ tục cần được cập nhật trong khi làm việc, hãy đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều được cung cấp một bản sao và họ ký vào mẫu xác nhận. Cuối cùng, hãy chắc chắn rằng bất kỳ thay đổi nào bạn muốn thực hiện đối với các chính sách và quy trình nhân sự đều được luật sư xem xét. Trong một số trường hợp, chính sách và thủ tục có thể được coi là hợp đồng ngụ ý và có thể ảnh hưởng đến khả năng chấm dứt nhân viên của công ty.
