Là người quản lý dự án, một khi dự án của bạn kết thúc, bạn cần đảm bảo rằng kết quả dự án đáp ứng mong đợi. Sau đó, bạn sẽ cần hoàn thành một số tài liệu cuối cùng và đóng dự án. Các thủ tục điển hình bao gồm có được sự chấp thuận, chuyển quyền sở hữu và phát hành sản phẩm vào sản xuất. Thông thường, bạn đăng xuất khỏi một dự án khi hoàn thành bằng cách tiến hành thử nghiệm để đảm bảo nhóm đã hoàn thành công việc và cập nhật các báo cáo trạng thái để chỉ ra sự hoàn thành.
Tiến hành kiểm tra nghiệm thu. Phương pháp chấp nhận không chính thức bao gồm hoàn thành cài đặt hoặc một sự kiện. Các phương pháp chấp nhận chính thức bao gồm kiểm tra người dùng đối với các tiêu chí được thiết lập sớm trong giai đoạn lập kế hoạch dự án. Ví dụ, các dự án phát triển ứng dụng phần mềm thường bao gồm kiểm tra chức năng, hệ thống và người dùng để chứng minh rằng sản phẩm hoạt động như dự định. Nếu người dùng phát hiện ra rằng sản phẩm không đáp ứng nhu cầu của họ, họ sẽ từ chối việc cung cấp và phải sửa đổi trước khi hoàn thành dự án.
Tạo một tài liệu đăng xuất. Thỏa thuận chấp nhận này liệt kê các tiêu chí thành công của dự án. Ví dụ: tạo một danh sách kiểm tra để kiểm tra một hệ thống báo cáo được thiết kế để cho phép ghi lại thời gian dành cho công việc tình nguyện của nhân viên. Người dùng phải xác nhận rằng họ có thể sử dụng biểu mẫu dựa trên mạng nội bộ để gửi và chỉ xem lại giờ của họ đối với các hoạt động đã chọn. Người quản lý chỉ có thể xem xét đệ trình của nhân viên dưới sự giám sát của họ. Ứng dụng nên gửi email cho cả người quản lý và nhân viên để thông báo cho họ về việc nộp. Nhân viên có thể yêu cầu các hoạt động bổ sung được thêm vào biểu mẫu gửi.
Có được phê duyệt hoàn thành dự án cuối cùng từ khách hàng, nhà tài trợ và các bên liên quan. Những người này có thể ký các bản sao giấy của thỏa thuận chấp nhận hoặc sử dụng các mẫu hoặc biểu mẫu trực tuyến, chẳng hạn như các mẫu được cung cấp bởi trang web Microsoft Office. Ví dụ: sử dụng biểu mẫu InfoPath để hiển thị trực quan trạng thái dự án bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện hiển thị và ẩn hình ảnh dựa trên trạng thái dự án.
Lời khuyên
-
Thay vì thủ tục đăng xuất trên giấy, hãy gửi email. Ví dụ: bằng cách sử dụng Microsoft Outlook, hãy nhấn các phím CTRL / N thôi để tạo một tin nhắn mới. Từ menu Tùy chọn Tùy chọn, hãy nhấp vào nút Chuyển đổi Sử dụng Nút Chuyển đổi biểu tượng. Chọn tùy chọn Phê duyệt; Từ chối tùy chọn. Trong trường Tiêu đề: Danh mục, hãy nhập một mô tả ngắn về dự án mà bạn muốn người nhận email đăng nhập. Bạn có thể chèn thêm văn bản, đồ họa hoặc tài liệu. Nhấp vào nút Gửi Send. Người nhận của bạn nhận được một tin nhắn thư với chỉ thị để Bầu chọn bằng cách nhấp vào Bình chọn trong nhóm Trả lời ở trên. Nhấp vào nút Theo dõi trên đường trên tin nhắn ban đầu của bạn để xem ai đã phê duyệt và ai đã từ chối.
