Một báo cáo liên lạc ghi lại tất cả các chủ đề được thảo luận trong các cuộc họp, cuộc gọi hội nghị và cuộc gọi điện thoại. Một ví dụ như vậy của một báo cáo liên lạc được sử dụng trong quá trình gây quỹ; nó tóm tắt các chủ đề mà một chuyên gia phát triển quỹ thảo luận với một nhà tài trợ tiềm năng. Báo cáo giúp bạn làm rõ mọi hiểu lầm hoặc câu hỏi về các bên đã chia sẻ thông tin gì. Viết một báo cáo liên lạc có vẻ khó khăn và vô ích, nhưng về lâu dài nó có thể tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sự thất vọng.
Hỏi tất cả tên của mọi người trong cuộc họp, cuộc gọi hội nghị hoặc cuộc gọi điện thoại. Viết chúng xuống đầu tờ giấy của bạn, cùng với ngày và thời gian cuộc họp bắt đầu và kết thúc.
Ghi chú về tất cả các khía cạnh quan trọng của cuộc họp, cuộc gọi điện thoại hoặc cuộc gọi hội nghị.
Nhập báo cáo liên lạc của bạn đề cập đến ghi chú cuộc họp của bạn. Bao gồm tên của công ty và người đại diện cho công ty, cũng như tên của công ty khác hoặc đại diện của công ty.
Đăng nhập ngày và phương tiện liên lạc. Trong các trường hợp kinh doanh, ghi lại tên của tất cả nhân viên hoặc những người có liên quan đến cuộc họp; những gì đã xảy ra quan trọng trong cuộc họp; ai nói gì; thông tin nào đã được thảo luận và những gì đã được hoàn thành; mục tiếp theo để nói về hoặc liệu mọi thứ đã được giải quyết chưa; và trong trường hợp trước, ngày của cuộc họp tiếp theo.
Nhìn qua báo cáo liên lạc và chắc chắn rằng không có gì là thiếu. Thêm bất kỳ chi tiết thiếu.
Gửi báo cáo liên lạc, bằng email, fax hoặc thư bưu chính.
